Ánh xạ dữ liệu (Data Mapping) là bước đầu tiên và thiết yếu trong quản trị dữ liệu. Trong Microsoft Excel, bạn có thể dễ dàng thực hiện ánh xạ dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Bài viết này demo cách thực hiện ánh xạ dữ liệu trong Excel theo 5 cách thuận tiện.
Bạn có thể tải workbook thực hành từ liên kết bên dưới.
Ánh xạ dữ liệu là gì?
Ánh xạ dữ liệu là quá trình liên kết dữ liệu của một cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu khác. Đây là bước cần thiết trong quản trị dữ liệu. Khi thực hiện ánh xạ, sau khi thay đổi dữ liệu trong CSDL này, dữ liệu trong CSDL kia cũng sẽ thay đổi theo. Điều này giảm thiểu thời gian và rắc rối trong quản trị dữ liệu.
5 cách thực hiện ánh xạ dữ liệu trong Excel
Microsoft Excel cho phép ánh xạ dữ liệu theo nhiều cách. Phần dưới sẽ trình bày 5 cách. Bài viết sử dụng Microsoft Excel 365, bạn có thể dùng phiên bản khác tùy ý.
1. Sử dụng hàm VLOOKUP để ánh xạ dữ liệu
Phương pháp này dùng hàm VLOOKUP. Giả sử bạn có bộ dữ liệu Số lượng bán cho 3 mẫu laptop qua các tuần. Bạn muốn trích xuất dữ liệu cho MacBook Air M1 ở Tuần 3. Làm theo các bước:
Các bước:
- Chọn ô muốn hiển thị dữ liệu, ví dụ ô H6.
- Nhập công thức sau:
=VLOOKUP(G6,B4:E12,2,FALSE)Trong đó: ô G6 là số tuần cần tra cứu. Khu vực B4:E12 là bảng dữ liệu bán hàng theo tuần.
- Kết quả xuất hiện như ảnh chụp màn hình.
Lưu ý: Còn có 3 cách khác dùng VLOOKUP để ánh xạ dữ liệu trong Excel.
2. Sử dụng kết hợp hàm INDEX - MATCH
Dùng hàm INDEX và MATCH kết hợp. Cùng dữ liệu mẫu, trích xuất MacBook Air M1 ở Tuần 3.
Các bước:
- Chọn ô H6.
- Nhập công thức:
=INDEX(B4:E12,MATCH(G6,B4:B12),2)Ô G6 là số tuần tra cứu. Khu vực B4:E12 là dữ liệu bán hàng.
- Kết quả như ảnh dưới.
3. Liên kết ô (Linking Cells) để ánh xạ dữ liệu
Liên kết ô từ sheet khác. Giả sử bạn có dữ liệu Số lượng bán cho 3 mẫu laptop qua các tuần.
Bạn đang tạo sheet mới và muốn liên kết dữ liệu Macbook Air M1 với sheet kia. Làm theo các bước:
Các bước:
- Chọn ô đầu tiên cột Số lượng bán trong sheet mới (ô D6).
- Nhập công thức:
='Linking Cells 1'!C6‘Linking Cells 1’ là tên sheet nguồn ánh xạ dữ liệu.
- Kéo Fill Handle (củi lấp đầy) cho các ô còn lại trong cột.
- Kết quả ánh xạ dữ liệu từ sheet khác.
4. Áp dụng hàm HLOOKUP
Dùng hàm HLOOKUP. Cùng dữ liệu mẫu, trích xuất MacBook Air M1 ở Tuần 3.
Các bước:
- Chọn ô H6.
- Nhập công thức:
=HLOOKUP(C5,C5:E12,4,FALSE)Ô C5 là mẫu laptop cần tra cứu.
- Kết quả như ảnh sau.
5. Sử dụng Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter)
Khi muốn tìm dữ liệu cả một hàng từ bảng. Dùng tính năng Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) trong Excel. Làm theo các bước:
Các bước:
- Nhập Tuần và Tuần 3 vào ô G4 và G5.
- Vào tab Dữ liệu (Data).
- Chọn Nâng cao (Advanced) từ Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter).
- Cửa sổ Bộ lọc nâng cao hiện ra.
- Chọn Sao chép đến vị trí khác (Copy to another location).
- Ô Khu vực danh sách (List Range): nhập $B$4:$E$11.
- Ô Khu vực tiêu chí (Criteria range): nhập $G$4:$G$5.
- Ô Sao chép đến (Copy to): nhập $G$7.
- Nhấn OK.
- Kết quả trích xuất toàn bộ hàng dữ liệu Tuần 3.
Phần thực hành
Để tự thực hành, chúng tôi cung cấp phần Thực hành (Practice) ở bên phải mỗi sheet.
Kết luận
Bài viết đã trình bày 5 cách thuận tiện để ánh xạ dữ liệu trong Excel. Hy vọng bạn tìm thấy thông tin cần thiết. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận. Để đọc thêm bài viết tương tự, truy cập website ExcelDemy.