Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ trình bày cách áp dụng nhiều xác thực dữ liệu (data validation) cho một ô trong Excel. Nếu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Excel, việc áp dụng xác thực dữ liệu cho một ô nghe có vẻ phổ biến. Nhưng nếu cần áp dụng nhiều quy tắc xác thực cùng lúc cho một ô thì sao? Bài viết này sẽ trả lời câu hỏi đó qua 3 ví dụ khác nhau.
Bạn có thể tải tệp thực hành tại đây.
3 ví dụ áp dụng nhiều xác thực dữ liệu cho một ô trong Excel
Không có giới hạn về loại kết hợp nhiều xác thực dữ liệu vì chúng ta có thể kết hợp bất kỳ hai điều kiện trở lên. Để minh họa, chúng ta sẽ demo 3 ví dụ điển hình.
1. Áp dụng nhiều xác thực dữ liệu với tiêu chí cụ thể
Trong phương pháp này, chúng ta thiết lập hai tiêu chí cụ thể cho một ô. Dữ liệu mẫu có hai tiêu chí. Chúng ta sẽ cấu hình xác thực dữ liệu cho ô E8 với hai điều kiện: giá trị nhập vào phải lớn hơn 50 HOẶC phải nằm trong phạm vi (B8:B10). Bất kỳ giá trị nào không thỏa mãn sẽ báo lỗi.
Từ tập dữ liệu, ta thấy công thức tại ô C5 và C9 để đáp ứng các tiêu chí sẽ dùng cho xác thực.
CÁC BƯỚC:
- Thứ nhất, kết hợp các công thức tiêu chí thành một công thức lồng nhau tại ô C13 với hàm AND. Sao chép công thức từ thanh công thức nhưng không dán ở đâu.
- Thứ hai, chọn ô E8.
- Thứ ba, vào Dữ liệu (Data) > Công cụ dữ liệu (Data Tools) > Xác thực dữ liệu (Data Validation) > Xác thực dữ liệu.
- Hộp thoại Xác thực dữ liệu mở ra.
- Chọn tùy chọn Tùy chỉnh (Custom) từ menu thả xuống Cho phép (Allow).
- Dán công thức xác thực vào ô Công thức (Formula):
=AND(E8>$B$5,COUNTIF($B$8:$B$10,E8)=1)- Nhấn OK.
Ở đây, hàm COUNTIF kiểm tra giá trị nhập có khớp với phạm vi B8:B10 không. Hàm AND kết hợp hai tiêu chí.
- Nhập giá trị 40 vào ô E8.
- Excel cảnh báo vì 40 không thỏa Tiêu chí 1 (phải > 50).
- Nhập văn bản 'Apple' vào ô E8. Excel chấp nhận vì thỏa Tiêu chí 2 (nằm trong B8:B10).
Đọc thêm: Áp dụng Xác thực dữ liệu tùy chỉnh cho nhiều tiêu chí trong Excel (4 ví dụ)
2. Cho phép một văn bản và một ngày trong khoảng bằng nhiều xác thực dữ liệu
Ví dụ này thiết lập hai tiêu chí: chỉ cho phép một văn bản cụ thể HOẶC một ngày nằm giữa hai ngày. Dữ liệu có từ Excel tại Tiêu chí 1 và hai ngày 1-03-22 & 31-03-22 tại Tiêu chí 2. Ta thấy công thức đáp ứng các tiêu chí. Áp dụng xác thực cho ô E8.
CÁC BƯỚC:
- Thứ nhất, gộp các công thức tiêu chí thành công thức lồng nhau với hàm AND tại ô C12.
- Sao chép công thức từ thanh công thức, không dán.
- Mở cửa sổ xác thực dữ liệu.
- Chọn Tùy chỉnh (Custom) từ Cho phép. Dán công thức xác thực vào ô Công thức:
=OR(E8=$B$5,AND(E8>=DATE(2022,03,1),E8<=DATE(2022,03,31)))- Nhấn OK.
Hàm AND kiểm tra ngày nhập có nằm giữa 1-03-22 và 31-03-22. Hàm OR kết hợp hai tiêu chí, trả về TRUE nếu một trong hai đúng.
- Nhập văn bản Excel vào ô E8. Không có cảnh báo vì khớp Tiêu chí 1.
- Nhập văn bản Word vào ô E8. Cảnh báo hiện ra vì không khớp tiêu chí nào.
- Nhập một ngày trong khoảng 1-03-22 đến 31-03-22 vào ô E8. Excel chấp nhận vì khớp Tiêu chí 2.
- Nhập ngày ngoài khoảng đó. Excel cảnh báo giá trị không khớp tiêu chí.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống Excel cho Xác thực dữ liệu (8 cách)
Bài đọc tương tự:
- [Đã sửa] Xác thực dữ liệu không hoạt động khi Copy Paste trong Excel (có giải pháp)
- Cách dùng công thức VLOOKUP tùy chỉnh trong Xác thực dữ liệu Excel
- Dùng Phạm vi đặt tên cho Danh sách xác thực với VBA trong Excel
- Excel VBA tạo Danh sách xác thực từ Mảng
- Xác thực dữ liệu Excel chỉ chấp nhận Chữ và Số (Dùng công thức tùy chỉnh)
3. Dùng nhiều xác thực dữ liệu trong một ô để cố định ký tự bắt đầu và độ dài chuỗi
Ví dụ thứ ba dùng nhiều xác thực để kiểm tra ký tự bắt đầu và độ dài chuỗi nhập vào. Dữ liệu có hai tiêu chí. Áp dụng xác thực cho ô C9. Xác thực chỉ cho phép nhập dữ liệu bắt đầu bằng 'ISBN' (độ dài 8 ký tự) HOẶC bắt đầu bằng 'CODE' (độ dài 10 ký tự). Nếu không, sẽ báo lỗi.
CÁC BƯỚC:
- Ban đầu, tạo công thức xác thực dữ liệu tại ô D5 bao phủ tất cả tiêu chí.
- Mở hộp thoại Xác thực dữ liệu như Ví dụ 1. Chọn Tùy chỉnh từ Cho phép.
- Nhập công thức xác thực vào ô Công thức:
=OR(AND(LEFT(C9,4)="ISBN",LEN(C9)=8),AND(LEFT(C9,4)="CODE",LEN(C9)=10))- Nhấn OK.
Hàm LEFT trích xuất 4 ký tự đầu. Hàm LEN tính độ dài chuỗi. Hàm OR kết hợp hai tiêu chí.
- Nhập giá trị 'ISBN-358'. Bắt đầu bằng 'ISBN' và dài 8 ký tự. Excel chấp nhận.
- Thêm 2 ký tự nữa (tổng 10 ký tự). Excel cảnh báo vì dù bắt đầu bằng 'ISBN' nhưng độ dài không khớp (yêu cầu 8).
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu với chọn nhiều trong Excel
Kết luận
Tóm lại, hướng dẫn này giúp bạn nắm vững cách áp dụng nhiều xác thực dữ liệu cho một ô. Hãy thực hành với tệp mẫu đi kèm. Để lại bình luận nếu có thắc mąc. Đón xem thêm các giải pháp Microsoft Excel sáng tạo khác!
Các bài viết liên quan
- Danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu Excel với Bộ lọc (2 ví dụ)
- Cách tạo Danh sách xác thực từ Bảng trong Excel (3 phương pháp)
- Danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu với VBA trong Excel (7 ứng dụng)
- Giá trị mặc định trong Danh sách xác thực với Excel VBA (Macro và UserForm)
- Cách xóa khoảng trống khỏi Danh sách xác thực trong Excel (5 phương pháp)