Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Nếu bạn đang tìm cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel , thì đây là nơi phù hợp với bạn. Đôi khi, chúng ta cần lấy tập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như sổ làm việc excel, văn bản / CSV, web, v.v. Chúng ta có thể lấy tập dữ liệu này và chuyển nó thành trang tính Excel bằng cách làm theo một số bước đơn giản. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy 4 các cách dễ dàng để lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel .

Lấy và chuyển đổi dữ liệu là gì?

Bạn có thể sử dụng Nhận & Chuyển đổi trong Excel để nhập hoặc kết nối với dữ liệu bên ngoài và sau đó sửa đổi nó theo những cách phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như xóa cột, thay đổi kiểu dữ liệu hoặc hợp nhất các bảng. Sau đó, bạn có thể sử dụng Excel để tạo biểu đồ và báo cáo dựa trên truy vấn của mình. Bạn có thể cập nhật dữ liệu bằng cách làm mới nó thường xuyên.

4 Ví dụ Thích hợp để Lấy và Chuyển đổi Dữ liệu trong Excel

Sử dụng Nhận và chuyển đổi chúng tôi có thể nhập và chỉnh sửa các loại tập dữ liệu bên ngoài khác nhau. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các cách để lấy dữ liệu bên ngoài từ Sổ làm việc Excel , Văn bản / CSV , Web, và Bảng / Phạm vi và sau đó biến đổi chúng thành một tập dữ liệu mới.

1. Nhận và chuyển đổi dữ liệu từ sổ làm việc Excel

Để lấy và chuyển đổi dữ liệu từ sổ làm việc Excel làm theo các bước cho sẵn bên dưới.

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chuyển đến Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ Sổ làm việc Excel .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, Nhập dữ liệu hộp sẽ mở ra.
  • Sau đó, chọn tệp mong muốn của bạn. Ở đây, chúng tôi đã chọn tệp Excel có tên là “19 tháng 6 năm 2022” .
  • Cuối cùng, nhấp vào Nhập .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hộp Điều hướng sẽ mở.
  • Sau đó, chúng tôi đã chọn Trang tính1 từ “19 tháng 6 năm 2022” tệp .
  • Sau đó, nhấp vào Chuyển đổi dữ liệu .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, PowerQuery Editor cửa sổ sẽ xuất hiện.
  • Sau đó, chúng tôi sẽ xóa hàng đầu tiên.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hãy nhấp vào Giảm hàng >> chuyển đến Xóa hàng >> nhấp vào Xóa hàng trên cùng .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, Xóa các hàng trên cùng hộp sẽ mở ra.
  • Bây giờ, trong Số hàng loại hộp 1 .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Đây là tập dữ liệu sau khi loại bỏ các hàng trên cùng.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, để đặt Hàng đầu tiên dưới dạng Tiêu đề nhấp vào Sử dụng Hàng đầu tiên làm Tiêu đề .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Đây là tập dữ liệu đã được chuyển đổi. Bạn có thể xem các bước trong CÁC BƯỚC ÁP DỤNG hộp.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, để lưu tập dữ liệu trong Excel nhấp vào Đóng &Tải .
  • Sau đó, nhấp vào Đóng &Tải .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu đã chuyển đổi từ Sổ làm việc Excel sang một trang tính mới.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

2. Nhận và chuyển đổi dữ liệu từ tệp văn bản / CSV

Trong phương pháp thứ hai, chúng tôi sẽ lấy và chuyển đổi dữ liệu từ Tệp Văn bản / CSV . Hãy làm theo các bước dưới đây để tự mình thực hiện.

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chuyển đến Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ tệp >> chọn Từ Văn bản / CSV .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, Nhập dữ liệu hộp thoại sẽ bật lên.
  • Sau đó, chọn tệp mong muốn của bạn. Ở đây, chúng tôi đã chọn Tệp văn bản có tên là “19 tháng 6 năm 2022” .
  • Cuối cùng, nhấp vào Nhập .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, một hộp thoại sẽ bật lên.
  • Sau đó, nhấp vào Chuyển đổi dữ liệu .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, chúng tôi sẽ chỉnh sửa tên “andrew” và “emma” và sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Đầu tiên, từ Chuyển đổi tab>> chọn Cột văn bản >> Nhấp vào Định dạng >> chọn Viết hoa từng từ .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Giờ đây, bạn có thể tìm thấy dữ liệu được chuyển đổi thành “Andrew” và “Emma” và có thể xem các bước trong các bước trong CÁC BƯỚC ÁP DỤNG .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, chúng tôi sẽ chuyển đổi dữ liệu thành “Teni” .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hãy chuyển đến Trang chủ >> nhấp vào Thay thế giá trị .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, Giá trị thay thế sẽ mở.
  • Sau đó, trong Giá trị cần tìm loại hộp “Teni” và trong phần “Thay thế bằng” loại hộp “Tenis” .
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, bạn có thể thấy dữ liệu đã được chuyển đổi là “Tenis” .
  • Sau đó, chúng tôi sẽ Thay thế dữ liệu “Teniss” .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hãy chuyển đến Trang chủ >> nhấp vào Thay thế giá trị .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, Giá trị thay thế sẽ mở.
  • Sau đó, trong Giá trị cần tìm loại hộp “Teniss” và trong phần Thay thế bằng loại hộp “Tenis” .
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Tại đây, bạn có thể thấy đã chuyển đổi tập dữ liệu và các bước trong CÁC BƯỚC ÁP DỤNG hộp.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, để lưu tập dữ liệu trong Excel nhấp vào Đóng &Tải .
  • Sau đó, nhấp vào Đóng &Tải .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu đã chuyển đổi từ Tex t tệp .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

3. Sử dụng tính năng bảng / phạm vi để chuyển đổi dữ liệu

Chúng tôi cũng có thể nhận được dữ liệu từ Bảng / Dải ô và biến đổi dữ liệu trong Excel . Tại đây, chúng tôi có một loạt dữ liệu chứa Tên , Tuổi , Nhóm và Thể thao của một số học sinh. Chúng tôi sẽ nhập dữ liệu này trong Excel và biến đổi nó. Để tự mình thực hiện, hãy làm theo các bước dưới đây.

Các bước:

  • Đầu tiên, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng. Tại đây, chúng tôi đã nhấp vào Ô C6 .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, chuyển đến Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ các nguồn khác >> chọn Từ Bảng / Phạm vi .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, chúng tôi sẽ Xóa Bản sao trong tập dữ liệu .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Trước tiên, hãy truy cập Trang chủ tab>> nhấp vào Giảm hàng >> Nhấp vào Xóa hàng >> chọn Xóa từ trùng lặp .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Tại đây, bạn có thể thấy rằng Hàng trùng lặp đã bị xóa.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, để lưu tập dữ liệu trong Excel nhấp vào Đóng &Tải .
  • Sau đó, nhấp vào Đóng &Tải .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu đã chuyển đổi bằng cách sử dụng Tính năng bảng / phạm vi .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

4. Lấy dữ liệu từ Web để chuyển đổi nó bằng cách sử dụng Power Query

Đối với phương pháp cuối cùng, chúng tôi sẽ lấy dữ liệu từ Web và sau đó biến đổi nó trong Excel using Truy vấn nguồn . Hãy làm theo các bước dưới đây để tự mình thực hiện.

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chuyển đến Dữ liệu >> nhấp vào Nhận dữ liệu >> nhấp vào Từ các nguồn khác >> chọn Từ web .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, Từ Web hộp thoại sẽ mở ra.
  • Đây, trong URL chèn URL của trang web bạn muốn sử dụng.
  • Sau đó, nhấn OK .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, một Bộ điều hướng hộp thoại sẽ mở ra.
  • Ở đây, chúng tôi đã chọn Bảng 0 từ trang web chúng tôi đã sử dụng. Bạn có thể chọn bất kỳ bảng nào tùy theo sở thích của mình.
  • Sau đó, nhấp vào Chuyển đổi dữ liệu .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, chúng tôi sẽ xóa Cột 1 .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hãy chuyển đến Trang chủ >> nhấp vào Quản lý cột >> Nhấp vào Xóa cột >> chọn Xóa cột .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Tại đây, bạn có thể thấy Cột1 đã bị xóa.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, hãy thực hiện các bước tương tự để loại bỏ Cột2 .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Sau đó, chúng tôi sẽ đặt Hàng đầu tiên dưới dạng Tiêu đề .
  • Bây giờ, hãy chuyển đến Trang chủ tab>> nhấp vào Sử dụng Hàng đầu tiên làm Tiêu đề .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Tại đây, bạn có thể thấy đã chuyển đổi tập dữ liệu và các bước trong CÁC BƯỚC ÁP DỤNG hộp.

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

  • Bây giờ, để lưu tập dữ liệu trong Excel nhấp vào Đóng &Tải .
  • Sau đó, nhấp vào Đóng &Tải .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu đã chuyển đổi từ Web .

Cách lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel (4 Ví dụ phù hợp)

Tại sao bạn nên sử dụng Get and Transform?

Chúng ta nên sử dụng Get and Transform Tính năng trong Excel vì nhiều lý do. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện nhiều công việc như:

  • Sử dụng Nhận và chuyển đổi chúng tôi có thể nhập khẩu toàn bộ thư mục tệp văn bản s vào một bảng dữ liệu duy nhất .
  • Nó có thể chuyển đổi các tệp đã xuất thành một bố cục dễ đọc .
  • Sử dụng Nhận và chuyển đổi chúng tôi có thể tải hàng triệu hàng s vào Power Pivot một cách thuận tiện.

Giới hạn của việc lấy và chuyển đổi dữ liệu

Khi bạn cố gắng xuất hơn một triệu hàng từ Excel, nó có xu hướng đạt đến giới hạn của nó.

  • Trong các trường hợp khi chúng tôi đã sử dụng Get &Transform để chuyển đổi hàng triệu hàng, tùy chọn duy nhất để gửi các hàng không được nhóm là sử dụng các biện pháp thay thế hoặc thủ thuật tốn thời gian.
  • Chúng tôi cũng đã phát hiện ra rằng việc triển khai Get &Transform các truy vấn đối với nhiều người dùng có thể không đáng tin cậy, đặc biệt nếu bạn sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và tham gia.

Cuối cùng, Excel không được thiết kế để tạo mô hình dữ liệu phức tạp. Bạn có thể thực hiện hồi quy tuyến tính nhanh chóng, nhưng bạn sẽ cần sử dụng một nền tảng nghiêm ngặt hơn sau đó.

Kết luận

Vì vậy, trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 4 cách để Lấy và chuyển đổi dữ liệu trong Excel. Sử dụng bất kỳ cách nào trong số những cách này để đạt được kết quả trong vấn đề này. Hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích và nhiều thông tin. Vui lòng bình luận nếu điều gì đó có vẻ khó hiểu. Hãy cho chúng tôi biết bất kỳ cách tiếp cận nào khác mà chúng tôi có thể đã bỏ qua ở đây. Và, hãy truy cập ExcelDemy cho nhiều bài báo như thế này. Xin cảm ơn!