Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

MIS, là viết tắt của Hệ thống nhận dạng quản lý , là một phần không thể thiếu của các tổ chức trên toàn thế giới. MIS một phương pháp để các nhà quản lý và quản trị cấp cao nhất trên tất cả các chi nhánh tập hợp và đánh giá dữ liệu liên quan đến các công việc hàng ngày và dữ liệu sản xuất. Trình bày ngắn gọn thông tin là chìa khóa ở đây. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các khía cạnh quan trọng của MIS và cách bạn có thể chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel của riêng bạn một cách đơn giản và công phu.

Tải xuống sách bài tập thực hành này bên dưới.

Tổng quan về Báo cáo MIS

MIS đề cập đến Hệ thống thông tin quản lý. Báo cáo MIS được sử dụng bởi các giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao nhất trong tất cả các phòng ban. Họ phải cung cấp một bản tin xem tất cả các thông tin trong một hệ thống. Chúng được thực hiện bằng cách thu thập, so sánh và phân tích dữ liệu về các công việc hàng ngày và quy trình kinh doanh. Nó giúp đánh giá, quản lý và theo dõi các yếu tố quan trọng khác nhau của một tổ chức. Nó cũng giúp xác định liền mạch các vấn đề, tắc nghẽn, điểm áp suất, v.v.

Danh mục của Báo cáo MIS

Mặc dù có rất nhiều danh mục MIS có sẵn, nhưng chỉ một số trong số đó được công nhận và sử dụng trên toàn cầu.

  1. Báo cáo Tóm tắt
  2. Báo cáo Ngoại lệ
  3. Báo cáo đã đọc
  4. Báo cáo theo yêu cầu

Các loại báo cáo MIS trong Excel

Trong danh mục được đề cập ở trên, có nhiều loại trong đó MIS báo cáo giảm.

Dưới đây là một vài trong số chúng.

  1. Báo cáo bán hàng
  2. Tài khoản MIS Báo cáo
  3. Sản xuất MIS Báo cáo
  4. Báo cáo Báo cáo Thu nhập
  5. Báo cáo tổn thất bất thường
  6. Báo cáo chi phí
  7. Báo cáo Khoảng không quảng cáo
  8. Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ
  9. Báo cáo Sử dụng Máy
  10. Báo cáo về Thời gian Lý tưởng.
  11. Đơn hàng trong báo cáo tay.

Các thành phần của Hệ thống MIS

Hệ thống thông tin quản lý hữu ích (MIS) bao gồm năm thành phần quan trọng.

  1. Mọi người :con người là những người sử dụng thông tin trên hệ thống hàng ngày để ghi lại những chi tiết cần thiết. Những người như quan chức nhân sự, kế toán, v.v., thuộc loại này.
  2. Dữ liệu :Điều này bao gồm dữ liệu về các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Dữ liệu được thu thập thông qua gửi tiền, rút ​​tiền và các giao dịch khác cho ngân hàng.
  3. Quy trình :Điều này có nghĩa là thủ tục kinh doanh. Đây là những phương pháp hay nhất mà mọi người đều đồng ý và giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.
  4. Phần mềm :Phần mềm kết nối mọi người với Phần cứng / dữ liệu. Phần mềm tốt có thể giúp giao tiếp này trở nên liền mạch và tăng năng suất.
  5. Phần cứng :Phần cứng bao gồm máy in, máy tính, mô-đun mạng, v.v. Phần cứng cung cấp cho máy tính sức mạnh tính toán cần thiết để xử lý dữ liệu. Nó cũng cho phép bạn in và kết nối với mạng. Phần cứng giúp chuyển đổi dữ liệu thành thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.

2 Ví dụ Thích hợp để Chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel

Không có quy tắc nào khó và nhanh cho việc chuẩn bị báo cáo MIS. Nhưng có một luồng công việc điển hình mà mọi người trên khắp thế giới tuân theo.

  • Thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau như tiếp thị, tài chính, hậu cần, v.v.
  • Sau đó, hợp nhất các dữ liệu này và làm sạch chúng bằng phần mềm quản lý dữ liệu như Excel , SPSS , R, vv
  • Sau đó, áp dụng các công cụ hoặc công thức phân tích dữ liệu khác nhau theo yêu cầu của bạn. Có một bản sao lưu của những dữ liệu gốc đó ở một nơi khác.
  • Đảm bảo xác thực kết quả của bạn, cho dù nó có tuân theo hoặc hoạt động chính xác hay không.

và chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu dưới đây cho mục đích trình diễn.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

Việc tuân theo các quy trình công việc này sẽ giúp bạn chuẩn bị MIS báo cáo khá nhanh chóng.

1. Báo cáo MIS đơn giản trong Excel

Bây giờ chúng tôi sẽ trình bày một MIS đơn giản khác báo cáo.

Các bước

  • Đầu tiên, hãy chọn bảng dữ liệu và nhấp vào Biểu đồ được Đề xuất từ Chèn tab.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, sẽ có một cửa sổ mới xuất hiện.
  • Từ cửa sổ đó, nhấp vào biểu đồ có Tên nhà sản xuất trên trục hoành và Đơn giá tên trên trục tung.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Từ cửa sổ đó, nhấp vào biểu đồ có Tên nhà sản xuất trên trục hoành và Tổng giá tên trên trục tung.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Tiếp theo, bạn sẽ thấy cả hai biểu đồ này đều có trong trang tính.
  • Sau đó, chọn Quốc gia sản xuất và Số lượng cột.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Tiếp theo, nhấp vào Chèn hình tròn trong lệnh Chèn tab.
  • Do đó, nhấp từ biểu đồ 2D , nhấp vào Hình tròn của bánh .

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, bạn sẽ thấy biểu đồ hình tròn về tỷ lệ phần trăm thị phần tương ứng của quốc gia sản xuất đang hiển thị.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Cuối cùng, bạn có thể thêm Tổng giá bởi Quốc gia sản xuất bằng một quy trình tương tự.
  • Bây giờ tất cả cùng nhau, chúng trông giống như thế này bên dưới.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

Đó là cách bạn có thể chuẩn bị MIS báo cáo trong Excel bằng biểu đồ tròn và biểu đồ thanh đơn giản.

Lưu ý:

Trong khi tạo các biểu đồ thanh này, chúng sẽ xuất hiện trong một trang tính mới. Bạn phải sao chép biểu đồ đó vào trang tính chính (trang tập dữ liệu chính) theo cách thủ công.

Đọc thêm:Cách tạo báo cáo bằng macro trong Excel (với các bước dễ dàng)

2. Báo cáo MIS sử dụng Pivot Table

Chúng tôi sẽ phân tích tập dữ liệu bằng bảng tổng hợp và máy cắt. Bảng tổng hợp cho phép người dùng phân tích dữ liệu theo các tiêu chí cột khác nhau và bộ cắt giúp việc lọc các dữ liệu đó liền mạch

Các bước

  • Đầu tiên, hãy chọn tập dữ liệu và từ tab Chèn, hãy nhấp vào PivotTable lệnh trong nhóm bảng.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, một cửa sổ mới sẽ mở ra và từ cửa sổ đó, hãy chọn phạm vi của bảng dữ liệu của bạn.
  • Sau đó, nhấp vào Trang tính mới để đặt bảng dữ liệu mới của bạn trên một trang tính mới.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, một trang tính mới sẽ mở ra và trong trang tính đó, bạn sẽ thấy một Xoay vòng mới cửa sổ cạnh bảng.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Trong cửa sổ này, hãy kéo Thành phần trên Hàng lĩnh vực này.
  • Và kéo Số lượng trong Giá trị lĩnh vực này.
  • Cuối cùng, kéo Nhà sản xuất vào Cột lĩnh vực này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng có một bảng mới nơi Thành phần nằm trong hàng ngang và Nhà sản xuất nằm trong các cột.
  • Và giá trị của Số lượng chúng được sắp xếp trong bảng tương ứng.
  • Có các nút bộ lọc trên cột biểu đồ, nơi bạn có thể chọn thành phần mình muốn xem.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Bây giờ chúng tôi muốn thêm một số biểu đồ vào Xoay vòng bảng.
  • Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy nhấp vào Công cụ trên Phân tích PivotTable tab.
  • Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào PivotChart .

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, sẽ có một cửa sổ mới xuất hiện. Từ cửa sổ đó, nhấp vào Cột.
  • Sau đó, nhấp vào biểu tượng biểu đồ thứ hai ở trên.
  • Nó sẽ hiển thị bản xem trước về giao diện của bảng.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, bạn sẽ thấy biểu đồ mới với các cột.
  • Trên trục hoành, có Thành phần Tên. Chúng được mã hóa bằng màu trong chú giải.
  • Và trên trục tung, có Tổng số lượng.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Tiếp theo, chúng tôi sẽ thêm nhiều tiêu chí hơn vào trường cột.
  • Đối với điều này, hãy kéo Đơn giá trong Giá trị lĩnh vực này.
  • Bạn sẽ nhận thấy rằng biểu đồ hiện đã thay đổi và bao gồm dữ liệu về Đơn giá.
  • Sau đó, tạo tab chèn và nhấp vào Biểu đồ được đề xuất lệnh.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Từ cửa sổ mới, nhấp vào Biểu đồ cột tùy chọn.
  • Và sau đó nhấp vào tùy chọn thứ hai ở trên.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng có một biểu đồ mới hiển thị số lượng của từng thành phần và đóng góp của các nhà sản xuất tương ứng vào số lượng đó trong thanh dọc.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Tiếp theo, nhấp lại vào biểu đồ chèn và nhấp vào Biểu đồ được đề xuất .
  • Sau đó, nhấp vào Bề mặt tùy chọn.
  • Sau đó, chọn 3D-Surface tùy chọn.
  • Nhấp vào OK sau cái này.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Bây giờ bạn sẽ thấy Bề mặt 3D biểu đồ với ba tiêu chí khác nhau.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng Slicer .
  • A Slicer có thể hoạt động như một nút bộ lọc để lọc ra những thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.
  • Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chèn và nhấp vào Bộ lọc lệnh.
  • Sau đó, nhấp vào Trình cắt lệnh.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sau đó, bạn sẽ thấy Slicer cửa sổ yêu cầu tên tiêu chí.
  • Nhấp vào Thành phần và sau đó nhấp vào OK.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Sẽ có một Slicer của tiêu chí thành phần, trong đó việc nhấp vào bất kỳ tiêu chí nào sẽ hiển thị giá trị mục nhập trong bảng và ẩn phần còn lại của chúng, giống như Bộ lọc .

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Lặp lại quy trình tương tự cho các tiêu chí khác như Sản xuất , Nước xuất xứ,
  • Sau đó, chúng ta sẽ có ba Bộ phận cắt riêng biệt cho biểu đồ.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

  • Giờ đây, bạn có thể lọc ra dữ liệu giống như mình và tạo thông tin chi tiết có giá trị một cách liền mạch.
  • Đây là một loại MIS báo cáo được trình bày với Slicer và Bảng tổng hợp , hoàn toàn.

Cách chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)

Bằng cách này, bạn có thể chuẩn bị một báo cáo MIS trong Excel khá dễ dàng. Hãy thử điều này trên tập dữ liệu của bạn.

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)

Những điều cần nhớ

  • Bạn nên sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là trong phần biểu đồ.
  • Nó phụ thuộc vào một công cụ thu thập dữ liệu hiệu quả có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như cơ sở dữ liệu, bảng tính, v.v.
  • Trước khi thực hiện MIS báo cáo dự án, hãy đảm bảo có cơ sở dữ liệu dự phòng để liên kết sau này.
  • Thực hiện báo cáo tùy theo mức độ xứng đáng của khán giả.
  • Tập trung vào nguồn cơ sở dữ liệu mà dữ liệu của bạn đến từ đó.

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi “làm thế nào để chuẩn bị MIS báo cáo trong Excel ”được giải đáp ở đây một cách công phu với hai ví dụ. Một được thực hiện bằng Xoay vòng bảng và Bề mặt biểu đồ và một biểu đồ khác được thực hiện với Hình tròn biểu đồ và một Thanh đồ thị. Cả hai đều sử dụng dữ liệu đời thực.

Đối với vấn đề này, một sổ làm việc có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các ví dụ này.

Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi thông qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào để cải tiến Exceldemy cộng đồng sẽ được đánh giá cao

Các bài viết liên quan

  • Cách Tạo Báo cáo Chi phí trong Excel (Với các Bước Dễ dàng)
  • Tạo Báo cáo ở Định dạng PDF bằng Excel VBA (3 Thủ thuật Nhanh)
  • Cách Tạo Báo cáo Sản xuất trong Excel (2 Biến thể Phổ biến)
  • Tạo Báo cáo Hoạt động Hàng ngày trong Excel (5 Ví dụ Dễ dàng)
  • Cách Lập Báo cáo Sản xuất Hàng ngày trong Excel (Tải xuống Mẫu Miễn phí)