Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

MIS, viết tắt của Hệ thống Thông tin Quản lý, là một phần không thể thiếu của các tổ chức trên toàn thế giới. MIS là phương pháp cho quản lý và cấp quản trị cao nhất trên tất cả các chi nhánh để tập hợp và đánh giá dữ liệu liên quan đến nhiệm vụ hàng ngày và dữ liệu sản xuất. Việc trình bày thông tin một cách súc tích là chìa khóa ở đây. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận các khía cạnh quan trọng của MIS và cách bạn có thể chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel một cách đơn giản và chi tiết.

Tải sổ làm việc thực hành bên dưới.

Tổng quan về báo cáo MIS

MIS đề cập đến Hệ thống Thông tin Quản lý. Báo cáo MIS được sử dụng bởi các nhà quản lý điều hành và quản lý cấp cao trong tất cả các bộ phận. Chúng dùng để cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả thông tin trong một hệ thống. Chúng được tạo bằng cách thu thập, so sánh và phân tích dữ liệu về các nhiệm vụ hàng ngày và quy trình kinh doanh. Nó giúp đánh giá, quản lý và theo dõi các yếu tố quan trọng khác nhau của một tổ chức. Nó cũng giúp xác định liền mạch các vấn đề, nút thắt, điểm áp lực, v.v.

Phân loại báo cáo MIS

Mặc dù có hàng tá loại báo cáo MIS, nhưng chỉ một vài loại được công nhận và sử dụng trên toàn cầu.

  1. Báo cáo tóm tắt
  2. Báo cáo ngoại lệ
  3. Báo cáo xu hướng
  4. Báo cáo theo yêu cầu

Các loại báo cáo MIS trong Excel

Dưới các phân loại trên, có nhiều loại báo cáo MIS thuộc về.

Một vài loại được đưa ra dưới đây.

  1. Báo cáo doanh số
  2. Báo cáo MIS Kế toán
  3. Báo cáo MIS Sản xuất
  4. Báo cáo Báo cáo Thu nhập
  5. Báo cáo Tổn thất bất thường
  6. Báo cáo Chi phí
  7. Báo cáo Kho hàng
  8. Báo cáo Dòng tiền
  9. Báo cáo Sử dụng máy móc
  10. Báo cáo về Thời gian rảnh.
  11. Báo cáo Đơn hàng đang giữ.

Các thành phần của Hệ thống MIS

Một Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS) hữu ích bao gồm năm thành phần quan trọng.

  1. Con người: Con người là những người sử dụng thông tin trên hệ thống hàng ngày để ghi lại các chi tiết thiết yếu. Những người như nhân sự hành chính, kế toán viên, v.v. thuộc loại này.
  2. Dữ liệu: Điều này bao gồm dữ liệu về các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Dữ liệu được thu thập qua nộp tiền, rút tiền và các giao dịch khác cho ngân hàng.
  3. Quy trình: Điều này có nghĩa là thủ tục kinh doanh. Đây là các phương pháp hay nhất mà mọi người đồng ý và làm cho quy trình suôn sẻ.
  4. Phần mềm: Phần mềm là cầu nối con người với Phần cứng/Dữ liệu. Phần mềm tốt có thể làm cho sự giao tiếp này liền mạch và tăng năng suất.
  5. Phần cứng: Phần cứng bao gồm máy in, máy tính, mô-đun mạng, v.v. Phần cứng cung cấp cho máy tính sức mạnh tính toán cần thiết để xử lý dữ liệu. Nó cũng cho phép bạn in và kết nối mạng. Phần cứng làm cho việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.

2 ví dụ phù hợp để chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel

Không có quy tắc cứng nhắc nào để chuẩn bị báo cáo MIS. Nhưng có một luồng công việc điển hình mà mọi người trên thế giới tuân theo.

  • Thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau như marketing, tài chính, hậu cần, v.v.
  • Sau đó hợp nhất dữ liệu này và làm sạch chúng bằng phần mềm quản lý dữ liệu như Excel, SPSS, R, v.v.
  • Sau đó áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu hoặc công thức theo nhu cầu của bạn. Hãy có bản sao lưu dữ liệu gốc ở nơi khác.
  • Đảm bảo xác thực kết quả của bạn, xem nó có tuân theo hoặc hoạt động đúng hay không.

và chúng ta sẽ dùng tập dữ liệu dưới đây cho mục đích minh họa.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

Việc tuân thủ các quy trình làm việc này sẽ giúp bạn chuẩn bị báo cáo MIS khá nhanh chóng.

1. Báo cáo MIS đơn giản trong Excel

Bây giờ chúng ta sẽ trình bày một báo cáo MIS đơn giản khác.

Các bước

  • Trước hết, chọn bảng dữ liệu và nhấp vào Biểu đồ được khuyến nghị từ tab Insert.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó sẽ có một cửa sổ mới xuất hiện.
  • Từ cửa sổ đó, nhấp vào biểu đồ có Tên nhà sản xuất trên trục ngang và tên Đơn giá trên trục dọc.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Từ cửa sổ đó, nhấp vào biểu đồ có Tên nhà sản xuất trên trục ngang và tên Tổng giá trên trục dọc.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Tiếp theo, bạn sẽ thấy cả hai biểu đồ này hiện diện trong trang tính.
  • Sau đó, chọn cột Quốc gia sản xuất và Số lượng.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Tiếp theo, nhấp vào lệnh Chèn Biểu đồ tròn trong tab Insert.
  • Do đó, nhấp từ phần Biểu đồ 2D, nhấp vào Biểu đồ tròn của tròn.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau này, bạn sẽ thấy biểu đồ tròn về tỷ lệ phần trăm thị phần của quốc gia sản xuất tương ứng đang hiển thị.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Cuối cùng, bạn có thể thêm Tổng giá theo Quốc gia sản xuất bằng quy trình tương tự.
  • Bây giờ tất cả cùng nhau trông giống như dưới đây.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

Đó là cách bạn có thể chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel bằng biểu đồ tròn và biểu đồ cột đơn giản.

Lưu ý:

Khi tạo các biểu đồ cột này, chúng sẽ xuất hiện trong một trang tính mới. Bạn phải sao chép biểu đồ đó sang trang tính chính (trang dữ liệu chính) thủ công.

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo bằng Macro trong Excel (với các bước dễ dàng)

2. Báo cáo MIS sử dụng Bảng Pivot

Chúng ta sẽ phân tích tập dữ liệu bằng Bảng Pivot và Slicer. Bảng Pivot cho phép người dùng phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí cột khác nhau, và Slicer làm cho việc lọc dữ liệu trở nên liền mạch.

Các bước

  • Trước hết, chọn tập dữ liệu, và từ tab Insert, nhấp vào lệnh PivotTable trong nhóm table.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, một cửa sổ mới sẽ mở ra, và từ cửa sổ đó, chọn phạm vi bảng dữ liệu của bạn.
  • Sau đó, nhấp vào tùy chọn New Worksheet để đặt bảng dữ liệu mới trên một sheet mới.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, một trang tính mới mở ra, và trong sheet đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ bên mới Pivot table.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Trong cửa sổ này, kéo Thành phần vào trường Hàng.
  • Và kéo Số lượng vào trường Giá trị.
  • Cuối cùng, kéo Nhà sản xuất vào trường Cột.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, bạn sẽ nhận thấy có một bảng mới nơi Thành phần nằm ở hàng ngang và Nhà sản xuất nằm ở cột.
  • Và giá trị Số lượng của chúng được sắp xếp trong bảng tương ứng.
  • Có các nút lọc trên cột biểu đồ nơi bạn có thể chọn thành phần nào bạn muốn xem.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Bây giờ chúng ta muốn thêm một số biểu đồ vào Bảng Pivot.
  • Để làm điều này, trước hết, nhấp vào lệnh Công cụ trên tab Phân tích PivotTable.
  • Từ menu thả xuống, nhấp vào PivotChart.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, sẽ có một cửa sổ mới xuất hiện. Từ cửa sổ đó, nhấp vào Cột.
  • Sau đó nhấp vào biểu tượng biểu đồ thứ hai ở trên.
  • Nó sẽ hiển thị bản xem trước bảng sẽ trông như thế nào.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, bạn sẽ nhận thấy biểu đồ mới với các cột.
  • Trên trục ngang, có tên Thành phần. Chúng được mã hóa màu trong chú thích.
  • Và trên trục dọc, có Tổng số lượng.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Tiếp theo, chúng ta sẽ thêm nhiều tiêu chí hơn vào trường cột.
  • Để làm điều này, kéo Đơn giá vào trường Giá trị.
  • Bạn sẽ nhận thấy biểu đồ hiện đã thay đổi và bao gồm dữ liệu về Đơn giá.
  • Sau đó từ tab Insert và nhấp vào lệnh Biểu đồ được khuyến nghị.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Từ cửa sổ mới, nhấp vào tùy chọn Biểu đồ cột.
  • Và sau đó nhấp vào tùy chọn thứ hai ở trên.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, bạn sẽ nhận thấy có một biểu đồ mới hiển thị số lượng của từng thành phần và đóng góp tương ứng của nhà sản xuất của chúng vào số lượng đó trong thanh dọc.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Tiếp theo, nhấp vào chèn biểu đồ lại và nhấp vào Biểu đồ được khuyến nghị.
  • Sau đó nhấp vào tùy chọn Mặt phẳng.
  • Sau đó chọn tùy chọn Mặt phẳng 3D.
  • Nhấp OK sau này.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Bây giờ bạn sẽ thấy một đồ thị Mặt phẳng 3D với ba tiêu chí khác nhau.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Bây giờ chúng ta sẽ dùng Slicer.
  • Một Slicer có thể đóng vai trò như nút lọc để lọc nhanh thông tin quan trọng.
  • Để làm điều này, nhấp vào Chèn và nhấp vào lệnh Bộ lọc.
  • Sau đó nhấp vào lệnh Slicer.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sau đó, bạn sẽ thấy cửa sổ Slicer yêu cầu tên tiêu chí.
  • Nhấp vào Thành phần và sau đó nhấp vào OK.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Sẽ có một Slicer của tiêu chí thành phần, nơi nhấp vào bất kỳ tiêu chí nào sẽ hiển thị các giá trị mục trong bảng và ẩn phần còn lại, giống như Bộ lọc.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Lặp lại quy trình tương tự cho các tiêu chí khác như Sản xuất, Quốc gia xuất xứ,
  • Sau đó chúng ta sẽ có ba Slicers riêng biệt cho biểu đồ.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

  • Bây giờ bạn có thể lọc dữ liệu như ý và tạo ra những phân tích có giá trị một cách liền mạch.
  • Đây là một loại báo cáo MIS được trình bày với Slicer và Bảng Pivot, tất cả cùng nhau.

Tạo báo cáo MIS mạnh mẽ trong Excel – Hướng dẫn từng bước với 2 ví dụ thực tế

Theo cách này, bạn có thể chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel khá dễ dàng. Hãy thử trên tập dữ liệu của bạn.

Đọc thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)

Lưu ý quan trọng

  • Bạn nên có kỹ năng tốt về Excel, đặc biệt là phần biểu đồ.
  • Nó phụ thuộc vào công cụ thu thập dữ liệu hiệu quả có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như cơ sở dữ liệu, bảng tính, v.v.
  • Trước khi làm dự án báo cáo MIS, hãy chắc chắn có cơ sở dữ liệu sao lưu để liên kết sau này.
  • Tạo báo cáo theo giá trị của đối tượng khán giả.
  • Tập trung vào nguồn cơ sở dữ liệu nơi dữ liệu của bạn đến từ.

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi "làm thế nào để chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel" được trả lời chi tiết ở đây với hai ví dụ. Một được làm với Bảng Pivot và biểu đồ Mặt phẳng, cái kia được làm với Biểu đồ tròn và Biểu đồ cột. Cả hai đều dùng dữ liệu thực tế.

Đối với vấn đề này, một sổ làm việc có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các ví dụ này.

Thoải mái đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được trân trọng cao.

Các bài viết liên quan

  • Cách tạo báo cáo chi phí trong Excel (Với các bước dễ dàng)
  • Tạo báo cáo PDF dùng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
  • Cách tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
  • Tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
  • Cách tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)