Bài viết sẽ chỉ cho bạn một số ví dụ về cách làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel. Việc thể hiện tiến độ công việc của một tổ chức rất quan trọng cho sự cải tiến của công ty và cũng hữu ích để đánh giá nhân viên. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số loại báo cáo hoạt động hàng ngày khác nhau cho các mục đích khác nhau.
Chúng ta sẽ thấy các loại tập dữ liệu khác nhau trong mô tả sau và tôi đang trình bày ví dụ đầu tiên trong hình tiếp theo.
5 ví dụ để làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel
1. Làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel để theo dõi tiến độ công việc
Mẫu trong phần này cho báo cáo hoạt động hàng ngày dùng để theo dõi hoạt động của nhân viên và trạng thái của một dự án. Chúng ta có Số thứ tự cho các nhiệm vụ, Tên công việc và Trạng thái của nó và cũng có cái nhìn tổng quan về phần trăm công việc đã hoàn thành trong báo cáo này. Hãy để tôi chỉ cho bạn cách tạo mẫu.
Các bước:
- Trước tiên, nhập công thức sau vào ô B6.
=IF(C6="","",ROW()-5)
Chúng ta sử dụng công thức này để có thể đặt số thứ tự cho mỗi công việc tự động. Hàm IF sẽ để ô số thứ tự trống nếu không có mục nhập trong cột Tên công việc. Vì chúng ta muốn số thứ tự, chúng ta đặt [value_if_false] là ROW()-5, vì dữ liệu của chúng ta bắt đầu từ hàng 6 và hàm ROW cung cấp số thứ tự của chúng ta.
- Sử dụng Kéo tay cầm để Kéo tự động các ô dưới.
- Bây giờ, nhập một mục vào ô đầu tiên của cột Tên công việc. Bạn sẽ thấy 1 ở ô B6.
- Sau đó, nhập tất cả các công việc khác trong cột đó và bạn sẽ thấy tất cả Tên công việc được đánh dấu với số thứ tự.
- Để nhập Trạng thái công việc là hoàn thành hay đang thực hiện, chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống cho nó. Với lý do đó, chọn ô G6 và đi đến Dữ liệu >> Kiểm tra dữ liệu.
- Trong hộp thoại Kiểm tra dữ liệu, chọn Danh sách trong phần Cho phép: và nhập Hoàn thành, Đang thực hiện trong Nguồn:.
- Nhấp OK.
- Bạn sẽ thấy biểu tượng thả xuống ở ô G6. Sử dụng Kéo tay cầm để Kéo tự động các ô dưới. Điều này sẽ tạo danh sách thả xuống trong mỗi ô của cột G.
- Bạn có thể thấy các tùy chọn Hoàn thành và Đang thực hiện nếu nhấp vào biểu tượng thả xuống.
- Bây giờ nhập các mục theo ý muốn.
- Để xem phần trăm công việc hoàn thành, nhập công thức sau vào bất kỳ ô nào.
=COUNTIF(G6:G13,"Hoàn thành")/COUNTA(G6:G13)
Hàm COUNTIF sẽ đếm số lần "Hoàn thành" xuất hiện trong cột Trạng thái công việc. Hàm COUNTA sẽ đếm số ô qua phạm vi G6:G13. Sau khi chia, chúng ta sẽ nhận được giá trị phân số của tỷ lệ giữa công việc hoàn thành và tổng công việc. Để xem giá trị này dưới dạng phần trăm, đi đến dải Số và chọn Phần trăm.
- Nhấn ENTER và bạn sẽ thấy phần trăm công việc hoàn thành trong ô đó.
- Chọn Chèn >> Biểu đồ cột 2D.
- Một Biểu đồ sẽ xuất hiện.
- Chuột phải vào cột xanh và nhấp vào Chọn dữ liệu…
- Nhấp vào Thêm trong Mục chú thích (Series).
- Trong hộp thoại Chỉnh sửa Series, đặt Giá trị Series là 1 và nhấp OK.
- Di chuyển Series2 lên trên bằng cách nhấp vào biểu tượng được đánh dấu trong hình sau.
- Sau đó nhấp OK.
- Bỏ chọn tất cả Yếu tố biểu đồ.
- Lại chuột phải vào cột và chọn Định dạng Series dữ liệu…
- Đặt Chồng lấp Series và Độ rộng khoảng trống thành 100% và 0%.
- Sau đó, thay đổi kích thước cột và kéo nó đến vị trí phù hợp.
- Sau đó chuột phải vào phần xanh của cột và chọn Điền >> Xanh lá. Bạn có thể chọn màu khác theo ý muốn.
- Tương tự, đặt màu theo ý muốn cho phần bên trái của cột. Phần xanh lá của cột đại diện cho phân số của công việc hoàn thành.
- Bây giờ, đi đến Chèn >> Văn bản >> Hộp văn bản.
- Đặt Hộp văn bản ở vị trí phù hợp và chọn nó. Sau đó nhập công thức sau vào thanh công thức.
=G1
Công thức này sẽ đơn giản cung cấp giá trị của phần trăm công việc hoàn thành trong Hộp văn bản. Chúng ta đã lưu công thức phần trăm trong ô G1 trước đó, nên chúng ta đặt giá trị của nó vào Hộp văn bản.
- Nhấn ENTER và bạn sẽ thấy phần trăm trong Hộp văn bản.
- Sau đó chuột phải vào Hộp văn bản và chọn Điền >> Không điền.
- Định dạng và thiết lập hướng của cột theo sự thuận tiện của bạn.
- Nếu bạn thay đổi bất kỳ trạng thái công việc nào, bạn sẽ thấy phần trăm thay đổi trong cột.
Vì chúng ta thay đổi trạng thái công việc từ đang thực hiện sang hoàn thành, bây giờ có 5 công việc hoàn thành trên tổng 8 công việc, nghĩa là 62.5% công việc đã hoàn thành. Xem hình sau. Vì chúng ta lấy phần trăm làm tròn, bạn sẽ thấy 63% trong cột làm kết quả.
Vậy bạn có thể làm báo cáo hoạt động hàng ngày để theo dõi tiến độ công việc.
Đọc thêm: Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)
2. Sử dụng Bảng Excel để làm báo cáo hoạt động hàng ngày
Ở đây, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng mẫu của Phần 1 như một bảng. Hãy cùng xem quy trình dưới đây.
Các bước:
- Chọn phạm vi B5:H13.
- Đi đến Chèn >> Bảng.
- Một hộp thoại sẽ hiện ra. Tích Bảng của tôi có tiêu đề và nhấp OK.
- Bạn sẽ thấy mẫu được chuyển đổi thành bảng.
- Lợi thế là, nếu bạn chèn mục mới, nó sẽ tự động tạo số thứ tự và danh sách thả xuống cho trạng thái công việc.
- Chọn Đang thực hiện trong danh sách thả xuống và xem phần trăm thay đổi trong cột.
Vậy bạn có thể làm mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày tiện lợi.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Làm báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Cách làm báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Làm báo cáo hàng tháng trong Excel (với các bước nhanh)
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel (với các bước dễ dàng)
3. Làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel cho quản lý bán hàng
Trong phần này, chúng ta tạo một bảng cho báo cáo hàng ngày về bán hàng và số lượng bán bởi một tổ chức. Hãy xem mô tả dưới đây.
Các bước:
- Công ty bán thiết bị điện tử. Vì vậy chúng ta nhập một số thiết bị điện tử và giá cũng như số lượng bán.
- Chúng ta cũng dùng công thức để tính doanh thu của từng sản phẩm.
=D5*E5
- Để tìm tổng doanh thu và tổng mặt hàng đã bán, thực hiện một vài sửa đổi và nhập công thức sau vào ô E2.
=SUM(F5:F12)
- Nhấn nút ENTER và bạn sẽ thấy doanh thu hàng ngày tổng cộng.
- Tương tự, nhập công thức sau vào ô F2 và nhấn ENTER. Bạn sẽ thấy tổng số lượng bán ở F2.
Vậy bạn có thể làm báo cáo hàng ngày về bán hàng.
Đọc thêm: Cách làm báo cáo bán hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
4. Làm báo cáo hoạt động hàng ngày cho nhập viện bệnh viện
Nếu bạn làm việc ở bệnh viện, mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày này sẽ giúp bạn. Hãy cùng xem thảo luận.
Các bước:
- Tạo một bảng như hình sau và thêm cột nếu bạn cần đưa thông tin khác.
- Nếu bạn muốn xem tổng bệnh nhân nhập viện, nhập công thức sau.
=SUM(D5:D11)
- Nhấn ENTER và bạn sẽ thấy số bệnh nhân tổng cộng.
- Nếu bạn đưa mục mới, bạn sẽ thấy số lượng tổng bệnh nhân tự động thay đổi.
Bạn có thể dùng mẫu này cho báo cáo hoạt động hàng ngày ở bệnh viện.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
5. Báo cáo hoạt động hàng ngày cho trường học
Nếu bạn là giáo viên trường học, bạn có thể cần mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày này để quan sát sự tiến bộ và hoạt động của học sinh. Hãy xem mô tả dưới đây.
Các bước:
- Tạo biểu đồ Excel như hình ảnh sau.
- Tạo danh sách thả xuống trong cả cột Đi học và Nhận xét và để xem cách tạo danh sách thả xuống từ Kiểm tra dữ liệu, vui lòng làm theo quy trình trong Phần 1.
Chúng ta chọn tùy chọn Có mặt và Vắng mặt cho cột Đi học.
Và sau đó chúng ta cũng chọn Tốt, Đạt và Kém cho cột Nhận xét.
- Sử dụng danh sách thả xuống để điền ô theo hoạt động của học sinh và để xem phần trăm học sinh có mặt, nhập công thức sau.
=COUNTIF(D5:D11, "Có mặt")/COUNTA(D5:D11)
- Nhấn nút ENTER và bạn sẽ thấy phần trăm có mặt.
Vậy bạn có thể làm báo cáo hoạt động hàng ngày cho mục đích học thuật.
Đọc thêm: Cách làm thẻ báo cáo trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
Phần thực hành
Ở đây, tôi đưa cho bạn một mẫu để bạn có thể tự làm một cái khác bằng cách sử dụng các ví dụ của bài viết này.
Kết luận
Tóm lại, sự tận tụy của tôi cho bài viết này được đặt ra để cung cấp cho bạn một số ví dụ về cách làm báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel. Tôi hy vọng các mẫu của bài viết này sẽ khớp với vấn đề thực tế của bạn để bạn có thể được hưởng lợi từ nó. Mặc dù có thể có nhiều mẫu khác cho báo cáo hoạt động hàng ngày, nhưng đây là những báo cáo cơ bản nhất mà chúng ta cần sử dụng trong cuộc sống làm việc hàng ngày. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, ý tưởng hoặc phản hồi nào về bài viết này, vui lòng chia sẻ chúng trong hộp bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm giàu các bài viết sắp tới.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo báo cáo chi tiêu trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
- Làm báo cáo tồn kho theo độ tuổi trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Tạo báo cáo PDF từ dữ liệu Excel (4 phương pháp dễ dàng)
- Chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel (2 ví dụ phù hợp)
- Làm báo cáo MIS trong Excel cho kế toán (với các bước nhanh)
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý theo khu vực