Việc các cơ sở giáo dục phải báo cáo tiến độ cho học sinh là một nhu cầu rất thường xuyên. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có thể tạo một thẻ báo cáo trong Excel, vì Excel có rất nhiều công thức và tính năng. Bạn có thể dễ dàng lập phiếu điểm đánh giá tiêu chuẩn và sao chép nó cho mọi học sinh. Nó cũng sẽ tiết kiệm thời gian của bạn. Sau đây, trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo một thẻ báo cáo trong Excel.
Tải xuống Mẫu thẻ báo cáo
Tại đây chúng tôi có đính kèm mẫu Phiếu điểm. Bạn có thể tải xuống miễn phí.
Bảng đánh giá và Phiếu báo cáo là gì?
Một trang đánh dấu là một tài liệu liệt kê tất cả các điểm của học sinh trong mỗi môn học. Nói cách khác, các trường sử dụng bảng điểm để nhập và ghi lại các đánh giá học tập như điểm, nhận xét, v.v. Bạn cũng có thể đưa thông tin nhân khẩu học về học sinh vào phiếu điểm, chẳng hạn như tuổi, địa chỉ, v.v. để các em có thể sử dụng phiếu điểm làm tài liệu tham khảo.
Và, thành công học tập của mỗi học sinh được tóm tắt trong học bạ . Nói cách khác, báo cáo đánh giá của mỗi học sinh cho biết tổng thành tích của em trong bất kỳ bài kiểm tra đánh giá nào.
Các phần cơ bản của Phiếu báo cáo
Phiếu điểm của trường có thông tin về học sinh, điểm cụ thể của môn học, điểm cụ thể của môn học và điểm cụ thể của lớp học. Nó hiển thị phần trăm tổng thể, điểm và thứ hạng của học sinh.
1. Thông tin sinh viên
Phần này bao gồm thông tin về sinh viên như id sinh viên, tên, lớp, phần, thông tin tổ chức, thông tin học kỳ, hệ thống chấm điểm, v.v.
2. Đánh dấu trang tính
Trong phần này, có một bảng chấm điểm khôn ngoan cho mọi môn học và mọi học sinh. Ở đây, về cơ bản, id và tên của học sinh và điểm đạt được trong mỗi môn học đều có mặt.
3. Thẻ báo cáo khôn ngoan có kỳ hạn
Trong phần này, chúng tôi có một học bạ cuối kỳ của một học sinh cá biệt. Bản báo cáo tất cả các điều khoản của mỗi học sinh được trình bày ngắn gọn ở đây.
4. Thẻ báo cáo tích lũy
Phần này bao gồm bảng điểm tích lũy của một cá nhân học sinh. Đây là bản tóm tắt về bảng điểm mỗi học kỳ của học sinh.
Cách tạo thẻ báo cáo trong Excel
Trong sách bài tập thực hành của mình, chúng tôi đã làm một phiếu điểm trên Excel cho 10 học sinh khóa IX. Chúng tôi đã chuẩn bị 4 trang tính trong tập dữ liệu của mình cho bốn phần thiết yếu của một phiếu báo cáo. Chúng tôi cũng đã sử dụng VLOOKUP chức năng tự động hóa tên và phần của học sinh theo id học sinh của họ thay vì viết tên và phần riêng lẻ mỗi lần. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng SUM hàm để tính tổng điểm thu được của một học sinh. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng IF chức năng lấy điểm của học sinh một cách dễ dàng theo hệ thống chấm điểm của tổ chức bạn.
Đọc thêm:Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Các bước tạo thẻ báo cáo trong Excel
Thực hiện theo các hướng dẫn từng bước dưới đây để tạo một thẻ báo cáo trong Excel. 👇
📌 Bước 1:Tạo bảng thông tin cơ bản
Đối với việc chuẩn bị học bạ trong Excel, sẽ rất hữu ích khi ghi lại thông tin học sinh, thông tin cơ sở, thông tin học kỳ, hệ thống xếp loại, v.v. Vì vậy, trước tiên, hãy chuẩn bị một sheet chứa ID, tên, lớp, học phần, tên cơ sở, vị trí của học sinh. , hiệu trưởng, tên giáo viên của lớp, hệ thống chấm điểm, v.v.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ hiểu)
📌 Bước 2:Tạo Bảng chấm điểm học sinh giỏi học kỳ
Bây giờ, hãy chuẩn bị một bảng điểm khôn ngoan cho mọi môn học và cho mọi học sinh. Ở đây, về cơ bản, ghi lại id và tên của học sinh và điểm đạt được trong mỗi môn học ở mỗi học kỳ.
Bây giờ, từ các điểm, bạn cần phải ghi lại điểm của học sinh trong mỗi môn học. Điều này thật mệt mỏi khi xếp điểm từng cá nhân. Tại đây, bạn có thể tự động hóa việc phân loại thẻ báo cáo của mình bằng cách sử dụng lồng nhau NẾU . viết công thức sau vào ô lớp của bạn. 👇
=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
- =IF (
Dấu bằng (=) đại diện cho phần đầu của một công thức. Viết IF bật hàm IF và bây giờ chúng ta cần nhập 3 đối số .
- =IF (E8> =90, ”O”, IF (
Bây giờ, đối số đầu tiên là kiểm tra logic . Ở đây, bài kiểm tra logic là nếu điểm đạt được trong môn học này nằm trong ô E8 lớn hơn 90.
Đối số thứ hai là giá trị được trả về khi điều kiện là đúng . Từ hệ thống chấm điểm của tổ chức, chúng tôi biết nếu một học sinh đạt điểm lớn hơn 90, điểm sẽ là “O”. Vì vậy, giá trị trả về khi true được viết là “O”. Vì đây là giá trị văn bản nên giá trị phải nằm trong dấu ngoặc kép (““) .
Đối số thứ ba là giá trị được trả về khi điều kiện là false . Bây giờ, ở đây, nhiều điểm khác có thể được đưa vào nếu bạn đạt dưới 90. Vì vậy, bạn không thể đặt một giá trị duy nhất làm giá trị trả về của bạn khi kiểm tra logic là sai. Vì vậy, bạn phải sử dụng IF lồng nhau để kết luận các trường hợp khác theo hệ thống chấm điểm của bạn.
- =IF (E8> =90, ”O”, IF (E8> =80, ”A +”, IF (
Sau khi kiểm tra giá trị ô nếu lớn hơn 90 và nếu nó là sai, thì đối số thứ ba sẽ hoạt động. Và, đối số thứ ba ở đây hoạt động như một câu lệnh IF khác.
Từ việc chia nhỏ nó, chúng ta có thể thấy rằng nếu giá trị không lớn hơn 90 nhưng lớn hơn 80, thì nó sẽ trả về “A +” vì giá trị trả về thứ hai nếu giá trị trả về là “A +” khi kiểm tra logic là đúng. Và, nếu giá trị không lớn hơn 90 và cũng không lớn hơn 80, thì nó sẽ chuyển sang giá trị trả về tiếp theo khi kiểm tra logic là sai.
Ở đây, vì có rất nhiều điểm khác từ 80 đến 0, IF khác sẽ đến tương ứng. Sau đó, điều này sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn thành hệ thống chấm điểm.
Bây giờ, bạn có thể kéo chốt điền và sao chép công thức cho các đối tượng khác.
Như vậy, kết quả sẽ như thế này. 👇
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo bằng macro trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách Tạo Báo cáo Chi phí trong Excel (Với các Bước Dễ dàng)
- Tạo Báo cáo Thu nhập và Chi phí trong Excel (3 Ví dụ)
- Cách tạo báo cáo ở định dạng PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Tạo Báo cáo Sản xuất trong Excel (2 Biến thể Phổ biến)
- Cách Lập Báo cáo Sản xuất Hàng ngày trong Excel (Tải xuống Mẫu Miễn phí)
📌 Bước 3:Tạo thẻ báo cáo khôn ngoan về thời hạn
Bây giờ, bước chính để tạo một học bạ trong Excel là tạo một học bạ cho từng học sinh từ bước thứ hai. Hãy làm theo các bước dưới đây một cách cẩn thận để lập phiếu báo cáo có kỳ hạn này. 👇
Các bước:
- Ghi lại các phần thông tin cơ bản như id của học sinh, tên, học phần, điểm học, số học kỳ, v.v. ở đầu học bạ. Tại đây, bạn có thể tự động hóa tên và phần của học sinh từ trang Thông tin Cơ bản. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải viết tên hoặc phần lặp đi lặp lại cho mỗi học sinh. Nhưng bạn có thể sử dụng VLOOKUP chức năng và chỉ viết id sinh viên . Excel sẽ tự động tìm tên và phần của sinh viên theo id sinh viên từ Thông tin cơ bản trang tính.
- Để tự động hóa tên của sinh viên theo id sinh viên, hãy nhấp vào ô E7 nơi bạn phải viết tên của học sinh. Bây giờ hãy viết công thức sau:
=VLOOKUP(C7,'Basic Information'!B5:D14,2)
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
- =VLOOKUP (
Dấu bằng (=) đại diện cho phần đầu của một công thức. Viết hàm VLOOKUP bật VLOOKUP hàm và bây giờ là 4 đối số là cần thiết.
- =VLOOKUP (C7,
Chúng tôi muốn tìm tên của sinh viên theo id của họ. Vì vậy, chúng ta phải tìm id sinh viên trước. Vì vậy, hãy chọn ô C7 làm giá trị tra cứu. Lúc này, hãy đặt dấu phẩy.
- =VLOOKUP (C7, 'Thông tin cơ bản'! B5:D14,
Sau đó, chọn mảng bảng hoặc phạm vi đã xác định. Chúng tôi sẽ tìm tên của học sinh từ Thông tin cơ bản tờ giấy. Vì vậy, hãy chọn toàn bộ phạm vi thông tin của sinh viên là B5:D14 từ trang Thông tin Cơ bản. Chỉ cần chọn các ô và phạm vi sẽ được cố định. Đặt dấu phẩy ngay bây giờ.
- =VLOOKUP (C7, 'Thông tin cơ bản'! B5:D14,2)
Tại thời điểm này, hãy viết số chỉ mục cột tại đó bạn muốn trả về giá trị cho giá trị tra cứu của mình. Vì tên của học sinh nằm trên cột thứ 2 của phạm vi chúng tôi đã chọn, chúng tôi đặt 2 ở đây. Và kết quả là nó sẽ cung cấp cho chúng ta giá trị của cột thứ 2 cho mọi giá trị tra cứu.
Và, kết quả sẽ như thế này. 👇
- Sau đó, sau khi tự động hóa tên của sinh viên, bạn cũng có thể tự động hóa lớp và phần của sinh viên đó số sử dụng cùng một công thức theo cùng một quy trình. Tuy nhiên, đây tại col_index_num đối số, đặt 3, vì lớp và phần nằm trong cột thứ ba trong phạm vi đã chọn của chúng tôi.
- Vì vậy, phần trên cùng của thẻ báo cáo của bạn đã được chuẩn bị. Bây giờ, từ Dấu hiệu khôn ngoan của thuật ngữ Trang tính , ghi lại điểm của học sinh cho học kỳ sau của mỗi môn học.
- Bây giờ, bạn phải đặt lại điểm của mỗi học sinh ở đây, điều này thật nhàm chán và mệt mỏi. Bạn có thể đánh dấu ở đây bằng cách chỉ tham khảo Bảng đánh dấu học kỳ-khôn ngoan của tất cả học sinh của bạn nơi đây. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào ô của Học bạ nơi bạn muốn ghi lại dấu ấn của học sinh. Sau đó, đặt dấu bằng (=) đại diện cho phần đầu của một công thức. Bây giờ, hãy nhấp vào ô từ Bảng điểm thông minh học kỳ nơi ghi điểm của sinh viên của môn học đó. Nhấn vào Enter nút.
Thực hiện theo quy trình này, bạn có thể điền vào tất cả các ô đánh dấu có được bằng cách tham chiếu chúng từ Bảng đánh dấu thuật ngữ-khôn ngoan một cách chính xác.
- Bây giờ, bạn cũng cần ghi lại điểm của học sinh trong mỗi môn học. Điều này thật mệt mỏi khi xếp điểm từng cá nhân. Tại đây, bạn có thể tự động hóa việc chấm điểm của mình bằng cách sử dụng IF lồng nhau như quy trình bước 2 được trình bày ở trên.
- Tại thời điểm này, bạn cần đưa ra các nhận xét theo các điểm. bạn có thể sử dụng VLOOKUP hoạt động lại cho các nhận xét của bạn thay vì viết chúng riêng lẻ trong từng trường hợp.
- Tại đây, giá trị tra cứu của bạn sẽ là điểm đạt được của học sinh. Trong Thông tin cơ bản trang, có một cột cho Nhận xét theo Cấp độ của họ . Vì vậy, hãy chọn phạm vi điểm và nhận xét bắt đầu lựa chọn từ cột điểm. Hơn nữa, hãy đặt số chỉ mục cột trong công thức theo lựa chọn của bạn. Và, viết FALSE có nghĩa là Đối sánh chính xác ở đối số cuối cùng. Vì giá trị cột không phải là số mà là giá trị văn bản, một khai báo khớp chính xác sẽ làm cho công thức chính xác và đáng tin cậy hơn.
Lưu ý:
Tại đây, hãy đặt ký hiệu đô la ($) để làm cho mảng trong bảng trở thành tham chiếu tuyệt đối . Tại đây, khi bạn kéo chốt điền bên dưới, công thức sẽ được áp dụng cho tất cả các ô bên dưới. Vì vậy, tham chiếu tuyệt đối là điều bắt buộc ở đây, nếu không mảng bảng của bạn cũng sẽ bị kéo xuống khi bạn kéo công thức xuống. Như vậy, bạn sẽ nhận được kết quả sai. Bạn có thể nhấn F4 để tạo tham chiếu ô tuyệt đối.
- Hơn nữa, bạn có thể tìm thấy tổng số điểm thu được bằng cách sử dụng SUM hàm số. Để sử dụng hàm này, hãy viết =SUM (). Đây, dấu bằng (=) đại diện cho một công thức đang được viết. SUM function là hàm tính tổng các giá trị được tham chiếu. Vì vậy, nó yêu cầu đối số của tham chiếu ô yêu cầu được tính tổng. Vì vậy, ở đây, hãy đặt tham chiếu ô của tất cả các điểm đạt được trong mỗi môn học. Bạn có thể tham chiếu các ô bằng cách chọn tất cả các ô.
- Tại thời điểm này, bạn cần tính toán phần trăm tổng thể trong số các điểm đạt được của học sinh. Bạn có thể sử dụng Bộ phận chức năng của Excel về vấn đề này. Đầu tiên, hãy nhấp vào ô mà bạn muốn đặt tỷ lệ phần trăm tổng thể của mình. Sau đó, đặt dấu bằng (=) và chia cho tổng số điểm thu được bằng tổng số điểm của các môn học. Nó sẽ cung cấp cho bạn tỷ lệ điểm tổng thể của học sinh trên thang điểm từ 0 đến 1. Bây giờ, nhân nó với 100 để có kết quả là 100 thang đo. Do đó, bạn sẽ nhận được phần trăm tổng thể của học sinh.
- Sau đó, theo tỷ lệ phần trăm tổng thể này , bạn có thể nhận được điểm tổng thể của học sinh theo hệ thống chấm điểm. Bạn có thể sử dụng IF lồng nhau về vấn đề này các điều kiện giống như được sử dụng trong bước 2. Vì vậy, hãy làm theo quy trình đó trên điểm phần trăm tổng thể và nhận được điểm tổng thể.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
📌 Bước 4:Tạo thẻ báo cáo tích lũy
Bây giờ, hãy tạo phiếu điểm tích lũy cho từng học sinh. Trong phiếu điểm này, tất cả các phiếu điểm sẽ được gộp lại thành một phiếu điểm duy nhất. Tại đây, bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP chức năng ghi tên, lớp, học phần của từng học sinh lên đầu học bạ. Và, sử dụng SUM hàm tính tổng các dấu thu được và sử dụng IF lồng nhau để tính điểm nữa.
Đọc thêm:Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng macro (3 cách dễ dàng)
Những điều cần nhớ
- Khi sử dụng VLOOKUP , hãy nhớ rằng đây là tra cứu theo chiều dọc quá trình. Vì vậy, bạn chỉ có thể tra cứu các giá trị của mình thông qua các cột. Bạn không thể tra cứu giá trị của mình qua các hàng ngang.
- Một điều khác, bạn nên nhớ là khi chọn mảng bảng, hãy giữ cột giá trị tra cứu là cột đầu tiên trong lựa chọn của bạn. Và, số chỉ mục của cột giá trị trả về sẽ được đặt theo chuỗi này.
- Nếu bạn tra cứu các giá trị được đánh số, thì range_lookup đối số không quá quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn tra cứu giá trị văn bản, bạn nên đặt range_lookup đối số là FALSE , nếu bạn luôn muốn có một kết quả khớp chính xác.
Kết luận
Vì vậy, ở đây tôi đã mô tả hướng dẫn từng bước để tạo thẻ báo cáo trong Excel. Bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau để hoàn thành mục tiêu của mình về vấn đề này. Tôi hy vọng bạn tìm thấy bài viết này một sự giúp đỡ lớn. Nếu bạn có thêm bất kỳ thắc mắc hoặc khuyến nghị nào, vui lòng liên hệ với tôi. Và, hãy truy cập ExcelDemy cho nhiều bài viết như thế này.
Các bài viết liên quan
- Cách Lập Báo cáo Bán hàng Hàng ngày trong Excel (với các Bước Nhanh)
- Tạo Báo cáo Hàng tháng trong Excel (với các Bước Nhanh)
- Tạo Báo cáo Hiển thị Doanh số Hàng quý trong Excel (với các Bước Dễ dàng)
- Cách Tạo Báo cáo MIS trong Excel để Bán hàng (với các Bước Dễ dàng)
- Tạo Báo cáo Lão hóa Hàng tồn kho trong Excel (Hướng dẫn Từng bước)
- Cách Tạo Báo cáo PDF từ Dữ liệu Excel (4 Phương pháp Dễ dàng)
- Chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)