Việc tạo báo cáo tiến độ cho học sinh là nhu cầu thường xuyên của các cơ sở giáo dục. Việc này sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có thể tạo thẻ báo cáo trong Excel, vì Excel có nhiều công thức và tính năng. Bạn có thể dễ dàng tạo thẻ đánh giá tiêu chuẩn và sao chép cho từng học sinh. Nó cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Ở đây, trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo thẻ báo cáo trong Excel.
Tải mẫu thẻ báo cáo
Ở đây chúng tôi đã đính kèm mẫu Thẻ báo cáo. Bạn có thể tải miễn phí.
Bảng điểm và Thẻ báo cáo là gì?
Bảng điểm là tài liệu liệt kê điểm số của học sinh trong từng môn học. Nói cách khác, trường học sử dụng bảng điểm để ghi nhập và ghi nhận các đánh giá học thuật như điểm số, nhận xét, v.v. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin nhân khẩu học về học sinh trong bảng điểm, như tuổi, địa chỉ, v.v. để họ có thể sử dụng thẻ báo cáo làm tài liệu tham chiếu.
Và, thành tích học tập của từng học sinh được tóm tắt trong thẻ báo cáo. Nói cách khác, đó là báo cáo đánh giá của từng học sinh cho thấy thành tích tổng thể của họ trong bất kỳ kỳ thi đánh giá nào.
Các phần thiết yếu của thẻ báo cáo
Thẻ báo cáo trường học chứa thông tin học sinh, điểm theo môn, xếp loại theo môn, xếp loại theo lớp. Nó hiển thị phần trăm tổng thể, xếp loại và thứ hạng của học sinh.
1. Thông tin học sinh
Phần này bao gồm thông tin học sinh như ID, tên, lớp, khối, thông tin trường học, thông tin kỳ học, hệ thống xếp loại, v.v.
2. Bảng điểm
Trong phần này, có bảng điểm theo kỳ cho từng môn và từng học sinh. Ở đây, về cơ bản, có ID và tên học sinh và điểm đạt được trong từng môn.
3. Thẻ báo cáo theo kỳ
Trong phần này, chúng ta có thẻ báo cáo theo kỳ của một học sinh riêng lẻ. Thẻ báo cáo từng kỳ của mọi học sinh được trình bày ngắn gọn ở đây.
4. Thẻ báo cáo tích lũy
Phần này bao gồm thẻ báo cáo tích lũy của một học sinh riêng lẻ. Đây là tóm tắt bảng điểm mọi kỳ của học sinh.
Cách tạo thẻ báo cáo trong Excel
Trong sổ làm việc thực hành của chúng tôi, chúng tôi đã tạo thẻ báo cáo trong Excel cho 10 học sinh lớp IX. Chúng tôi đã chuẩn bị 4 trang tính trong tập dữ liệu cho 4 phần thiết yếu của thẻ báo cáo. Chúng tôi cũng đã sử dụng hàm VLOOKUP để tự động hóa tên và khối của học sinh theo ID thay vì viết tên và khối riêng lẻ mỗi lần. Ngoài ra, bạn có thể dùng hàm SUM để tính tổng điểm đạt được của học sinh. Hơn nữa, bạn có thể dùng hàm IF để lấy xếp loại của học sinh dễ dàng theo hệ thống xếp loại của cơ sở.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Các bước tạo thẻ báo cáo trong Excel
Làm theo hướng dẫn từng bước dưới đây để tạo thẻ báo cáo trong Excel. 👇
📌 Bước 1: Tạo trang thông tin cơ bản
Để chuẩn bị thẻ báo cáo trong Excel, rất hữu ích khi ghi lại thông tin học sinh, thông tin trường học, thông tin kỳ học, hệ thống xếp loại, v.v. Vì vậy, trước tiên, hãy chuẩn bị một trang chứa ID học sinh, tên, lớp, khối, tên trường, vị trí, hiệu trưởng, tên giáo viên chủ nhiệm, hệ thống xếp loại, v.v.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
📌 Bước 2: Tạo bảng điểm theo kỳ cho học sinh
Bây giờ, hãy chuẩn bị bảng điểm theo kỳ cho từng môn và từng học sinh. Ở đây, về cơ bản, ghi lại ID và tên học sinh và điểm đạt được trong từng môn ở mỗi kỳ.
Bây giờ, từ các điểm, bạn cần ghi xếp loại của học sinh trong từng môn. Việc này mệt nhiế nếu nhập xếp loại riêng lẻ. Ở đây, bạn có thể tự động hóa xếp loại của thẻ báo cáo bằng cách sử dụng IF lồng nhau. Viết công thức sau vào ô xếp loại. 👇
=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))
🔎 Giải thích công thức:
- =IF(
Dấu bằng (=) đại diện cho bắt đầu công thức. Viết IF kích hoạt hàm IF và bây giờ chúng ta cần nhập 3 đối số.
- =IF(E8>=90,"O",IF(
Đối số đầu tiên là kiểm tra logic. Ở đây, kiểm tra logic là xem điểm đạt được trong môn này ở ô E8 có lớn hơn 90 không.
Đối số thứ hai là giá trị trả về khi điều kiện đúng. Theo hệ thống xếp loại, nếu học sinh đạt trên 90, xếp loại sẽ là "O". Vì vậy, giá trị trả về khi đúng được viết là "O". Vì đây là giá trị văn bản, nên phải đặt trong dấu ngoặc kép (" ").
Đối số thứ ba là giá trị trả về khi điều kiện sai. Bây giờ, ở đây, nhiều xếp loại khác có thể xuất hiện nếu dưới 90. Vì vậy, bạn không thể đặt một giá trị đơn lẻ làm giá trị trả về khi sai. Bạn phải dùng IF lồng nhau để xử lý các trường hợp còn lại theo hệ thống xếp loại.
- =IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(
Sau khi kiểm tra giá trị ô xem có lớn hơn 90 không, nếu sai, đối số thứ ba kích hoạt. Và đối số thứ ba đang đóng vai trò là một câu lệnh IF khác.
Phân tích, nếu giá trị không lớn hơn 90 nhưng lớn hơn 80, nó sẽ trả về "A+" vì giá trị trả về của IF thứ hai khi đúng là "A+". Và nếu giá trị không lớn hơn 90 và cũng không lớn hơn 80, nó sẽ chuyển đến giá trị trả về tiếp theo khi sai.
Ở đây, vì còn nhiều xếp loại khác từ 80 đến 0, một IF khác sẽ xuất hiện tương ứng. Tiếp tục như vậy cho đến khi hệ thống xếp loại được hoàn thành.
Bây giờ, bạn có thể kéo tay cầm điền để sao chép công thức cho các môn khác.
Kết quả sẽ trông như sau. 👇
Xem thêm: Cách tạo báo cáo bằng Macro trong Excel (với các bước dễ dàng)
Đọc tương tự
- Cách tạo báo cáo chi phí trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
- Cách tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Cách tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
📌 Bước 3: Tạo thẻ báo cáo theo kỳ
Bây giờ, bước chính để tạo thẻ báo cáo trong Excel là tạo thẻ báo cáo theo kỳ cho từng học sinh từ bước 2. Làm theo các bước dưới đây cẩn thận để tạo thẻ báo cáo theo kỳ. 👇
Các bước:
- Ghi lại các thông tin cơ bản như ID học sinh, tên, khối, chuyên cần, số kỳ, v.v. ở đầu thẻ báo cáo. Ở đây, bạn có thể tự động hóa tên và khối học sinh từ trang Thông tin cơ bản. Nghĩa là bạn không cần viết tên hoặc khối lặp lại cho từng học sinh. Nhưng bạn có thể dùng hàm VLOOKUP và chỉ viết ID học sinh. Excel sẽ tự động tìm tên và khối của học sinh theo ID từ trang Thông tin cơ bản.
- Để tự động hóa tên học sinh theo ID, nhấp vào ô E7 nơi bạn phải viết tên học sinh. Bây giờ viết công thức sau:
=VLOOKUP(C7,'Thông tin cơ bản'!B5:D14,2)
🔎 Giải thích công thức:
- =VLOOKUP(
Dấu bằng (=) đại diện cho bắt đầu công thức. Viết VLOOKUP kích hoạt hàm VLOOKUP và bây giờ cần 4 đối số.
- =VLOOKUP(C7,
Chúng ta muốn tìm tên học sinh theo ID. Vì vậy, chúng ta phải tra cứu ID học sinh trước. Vì vậy, chọn ô C7 làm giá trị tra cứu. Lúc này, thêm dấu phẩy.
- =VLOOKUP(C7,'Thông tin cơ bản'!B5:D14,
Tiếp theo, chọn mảng bảng hoặc phạm vi xác định. Chúng ta sẽ tìm tên học sinh từ trang Thông tin cơ bản. Vì vậy, chọn toàn bộ phạm vi thông tin học sinh là B5:D14 từ trang Thông tin cơ bản. Chỉ cần chọn các ô và phạm vi sẽ được cố định. Thêm dấu phẩy.
- =VLOOKUP(C7,'Thông tin cơ bản'!B5:D14,2)
Lúc này, viết số chỉ số cột mà bạn muốn trả về giá trị cho giá trị tra cứu. Vì tên học sinh ở cột 2 của phạm vi đã chọn, chúng ta đặt 2 ở đây. Và kết quả, nó sẽ cho chúng ta giá trị cột 2 cho mọi giá trị tra cứu.
Kết quả sẽ trông như sau. 👇
- Tiếp theo, sau khi tự động hóa tên học sinh, bạn cũng có thể tự động hóa lớp và khối của học sinh bằng cùng công thức theo quy trình tương tự. Nhưng ở đối số col_index_num, đặt 3, vì lớp và khối ở cột thứ ba của phạm vi đã chọn.
- Vậy phần trên cùng của thẻ báo cáo đã xong. Bây giờ, từ Bảng điểm theo kỳ, ghi điểm của học sinh cho kỳ tiếp theo trong từng môn.
- Bây giờ, bạn phải nhập lại điểm của từng học sinh ở đây rất nhàm chán. Bạn có thể điền điểm ở đây bằng cách tham chiếu toàn bộ Bảng điểm theo kỳ của tất cả học sinh. Để làm điều này, nhấp vào ô của Thẻ báo cáo nơi bạn muốn ghi điểm. Sau đó, đặt dấu bằng (=) đại diện cho bắt đầu công thức. Bây giờ, nhấp vào ô từ Bảng điểm theo kỳ nơi điểm của học sinh môn đó được ghi. Nhấn nút Enter.
Theo quy trình này, bạn có thể điền đầy đủ các ô điểm đạt được bằng cách tham chiếu chúng từ Bảng điểm theo kỳ đúng cách.
- Bây giờ, bạn cần ghi xếp loại của học sinh trong từng môn. Việc này mệt nhiế nếu nhập riêng lẻ. Ở đây, bạn có thể tự động hóa xếp loại bằng IF lồng nhau như quy trình bước 2 ở trên.
- Lúc này, bạn cần ghi nhận xét theo xếp loại. Bạn có thể dùng hàm VLOOKUP lại cho nhận xét thay vì viết riêng từng trường hợp.
- Ở đây, giá trị tra cứu sẽ là xếp loại đạt được của học sinh. Trong trang Thông tin cơ bản, có cột Nhận xét theo Xếp loại. Vì vậy, chọn phạm vi xếp loại và nhận xét bắt đầu chọn từ cột xếp loại. Hơn nữa, đặt số chỉ số cột trong công thức theo lựa chọn của bạn. Và viết FALSE nghĩa là Khớp chính xác ở đối số cuối. Vì giá trị cột là văn bản chứ không phải số, khai báo khớp chính xác sẽ làm công thức đáng tin cậy và chính xác hơn.
Lưu ý:
Ở đây, đặt dấu dollar ($) để làm tham chiếu tuyệt đối cho mảng bảng. Ở đây, khi bạn kéo tay cầm điền xuống, công thức sẽ áp dụng cho tất cả ô bên dưới. Vì vậy, tham chiếu tuyệt đối là bắt buộc, nếu không mảng bảng cũng sẽ bị kéo xuống khi bạn kéo công thức. Do đó, bạn sẽ có kết quả sai. Bạn có thể nhấn phím F4 để tạo tham chiếu ô tuyệt đối.
- Hơn nữa, bạn có thể tìm tổng điểm đạt được bằng hàm SUM. Để dùng hàm này, viết =SUM(). Dấu bằng (=) đại diện cho viết công thức. Hàm SUM là hàm cộng các giá trị được tham chiếu. Vì vậy, nó cần đối số tham chiếu ô cần được cộng. Vì vậy, ở đây, đặt tham chiếu ô của tất cả điểm đạt được trong từng môn. Bạn có thể tham chiếu ô bằng cách chỉ chọn tất cả các ô.
- Lúc này, bạn cần tính phần trăm tổng thể của điểm đạt được. Bạn có thể dùng chức năng Chia của Excel. Trước tiên, nhấp vào ô nơi bạn muốn đặt phần trăm tổng thể. Sau đó, đặt dấu bằng (=) và chia tổng điểm đạt được cho tổng điểm của các môn. Nó sẽ cho tỷ lệ điểm tổng thể của học sinh trên thang 0 đến 1. Bây giờ, nhân với 100 để có kết quả trên thang 100. Như vậy, bạn sẽ có phần trăm tổng thể của học sinh.
- Tiếp theo, theo phần trăm tổng thể này, bạn có thể lấy xếp loại tổng thể của học sinh theo hệ thống xếp loại. Bạn có thể dùng điều kiện IF lồng nhau như đã dùng ở bước 2. Vì vậy, làm theo quy trình đó trên điểm phần trăm tổng thể và lấy xếp loại tổng thể.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
📌 Bước 4: Tạo thẻ báo cáo tích lũy
Bây giờ, tạo thẻ báo cáo tích lũy cho từng học sinh. Trong thẻ báo cáo này, tất cả bảng điểm các kỳ sẽ được kết hợp thành một thẻ báo cáo duy nhất. Ở đây, bạn cũng có thể dùng hàm VLOOKUP để đặt tên, lớp, khối cho từng học sinh ở đầu thẻ báo cáo. Và dùng hàm SUM để cộng điểm đạt được và IF lồng nhau để tính xếp loại.
Xem thêm: Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)
Lưu ý quan trọng
- Khi dùng hàm VLOOKUP, nhớ rằng đây là quy trình tra cứu dọc. Vì vậy, bạn chỉ có thể tra cứu giá trị qua các cột. Bạn không thể tra cứu giá trị qua các hàng ngang.
- Điều khác, bạn nên nhớ là, khi chọn mảng bảng, hãy giữ cột giá trị tra cứu làm cột đầu tiên trong lựa chọn. Và số chỉ số cột trả về sẽ được đặt theo thứ tự này.
- Nếu tra cứu giá trị số, đối số range_lookup không quá quan trọng. Nhưng, nếu tra cứu giá trị văn bản, rất khuyến khích đặt đối số range_lookup là FALSE, nếu bạn luôn muốn khớp chính xác.
Kết luận
Vậy, tôi đã mô tả hướng dẫn từng bước để tạo thẻ báo cáo trong Excel. Bạn có thể làm theo các bước dễ dàng này để hoàn thành mục tiêu của mình. Hy vọng bạn thấy bài viết này rất hữu ích. Nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc đề xuất, vui lòng liên hệ với tôi. Và truy cập ExcelDemy để xem nhiều bài viết hơn như thế này.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo báo cáo bán hàng hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)
- Tạo báo cáo hàng tháng trong Excel (với các bước nhanh)
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo MIS trong Excel cho bán hàng (với các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo tồn kho theo thời gian trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Cách tạo báo cáo PDF từ dữ liệu Excel (4 phương pháp dễ dàng)
- Chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel (2 ví dụ phù hợp)