Dấu chấm (Bullets) và đánh số trong Excel chủ yếu dùng để tổ chức dữ liệu trong trang tính. Nếu có danh sách lớn, danh sách có số giúp theo dõi dễ dàng. Có thể tạo danh sách có số bằng Phím tắt, tùy chọn AutoFill, lệnh Flash Fill, hàm OFFSET, ROW, CHAR, và VBA Macros. Hôm nay, bài viết sẽ chỉ cách tạo danh sách có số trong Excel hiệu quả với minh họa phù hợp.
8 cách phù hợp tạo danh sách có số trong Excel
Giả sử có tập dữ liệu chứa thông tin 10 sinh viên khác nhau. Tên sinh viên và Số định danh ở cột B và C. Sẽ tạo danh sách có số bằng Phím tắt, AutoFill, Flash Fill, OFFSET, ROW, CHAR, và VBA Macros. Dưới đây là tổng quan tập dữ liệu:
1. Áp dụng phím tắt tạo danh sách có số trong Excel
Dùng phím tắt là cách dễ nhất. Làm theo các bước:
Các bước:
- Chọn ô để tạo danh sách có số. Từ dữ liệu, chọn ô D5.
- Nhấn đồng thời Alt + 0149 trên bàn phím cho dấu chấm đặc (solid bullet) hoặc Alt + 9 cho dấu chấm rỗng (hollow bullet).
- Khi thả phím Alt, dấu chấm đặc xuất hiện ở ô D5, sau đó gõ 5001.
- AutoFill phím tắt cho toàn cột để có kết quả mong muốn ở cột D như ảnh:
Đọc thêm: Cách tạo danh sách việc cần làm trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
2. Sử dụng công cụ AutoFill tạo danh sách có số trong Excel
Cách dễ và tiết kiệm thời gian nhất là AutoFill. Làm theo hướng dẫn:
Các bước:
- Gõ 5001 và 5002 làm ID sinh viên Bob và John tại ô C5 và C6.
- Chọn ô C5 và C6, đặt con trỏ góc dưới bên phải ô đã chọn. Dấu AutoFill hiện ra. Kéo dấu AutoFill xuống dưới.
- Bạn sẽ AutoFill ID sinh viên cho cột C như ảnh:
Đọc thêm: Cách tạo danh sách trong một ô trong Excel (3 phương pháp nhanh)
3. Áp dụng Định dạng tùy chỉnh (Custom Format) tạo danh sách có số trong Excel
Có thể dùng định dạng tùy chỉnh. Làm theo hướng dẫn:
Bước 1:
- Để tạo danh sách có số, chọn ô từ C5 đến C14.
- Chuột phải, cửa sổ hiện ra. Chọn Format Cells (Định dạng ô).
- Hộp thoại Format Cells hiện ra. Vào:
Number → Custom (Số → Tùy chỉnh)
- Gõ “• @” vào ô Type (Loại) và nhấn OK.
Bước 2:
- Cuối cùng, bạn tạo được danh sách có số như ảnh:
Đọc thêm: Cách tạo danh sách dựa trên tiêu chí trong Excel (4 phương pháp)
4. Sử dụng tùy chọn Flash Fill tạo danh sách có số trong Excel
Cách dễ nhất là dùng Flash Fill Command. Làm theo hướng dẫn:
Các bước:
- Chọn ô D5 và gõ thủ công số định danh của Michael là 5001.
- Từ Home Tab, vào:
Home → Editing → Fill → Flash Fill
- Cuối cùng, tạo được danh sách có số bằng cách nhấn Flash Fill.
Bài đọc tương tự
- Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel (3 cách)
- Tạo Mailing List trong Excel (2 phương pháp)
5. Chèn hàm OFFSET tạo danh sách có số trong Excel
Giờ dùng hàm OFFSET tạo danh sách có số. Đây là cách dễ và tiết kiệm thời gian. Làm theo các bước:
Bước 1:
- Chọn ô D5.
- Gõ hàm OFFSET vào Thanh công thức. Hàm OFFSET là:
=OFFSET(D5,-1,1)+1- D5 là tham chiếu ô bắt đầu di chuyển.
- -1 là số hàng di chuyển xuống.
- 1 là số cột di chuyển sang phải.
- +1 là dãy số bắt đầu từ 1.
- Nhấn Enter, bạn nhận được kết quả hàm OFFSET là 1.
Bước 2:
- Kéo tay AutoFill cho hàm OFFSET, cuối cùng nhận kết quả mong muốn như ảnh:
6. Sử dụng hàm ROW tạo danh sách có số trong Excel
Có thể dùng hàm ROW tạo danh sách có số. Làm theo các bước:
Các bước:
- Chọn ô trống để gõ hàm ROW, từ dữ liệu chọn ô D5.
- Gõ công thức sau vào Thanh công thức:
=ROW()- Hàm ROW trả về số hàng.
- Nhấn Enter, nhận kết quả hàm ROW là 5.
- Đặt con trỏ góc Dưới-Phải của ô D5, dấu AutoFill hiện ra. Kéo dấu AutoFill xuống.
- Hoàn thành, bạn tạo được danh sách có số như ảnh:
7. Áp dụng hàm CHAR tạo danh sách có số trong Excel
Trong Excel, hàm CHAR là hàm tích hợp. CHAR nghĩa là KÝ TỰ. Hàm CHAR chỉ trả về ký tự văn bản. Làm theo hướng dẫn áp dụng CHAR tạo danh sách có số.
Các bước:
- Để tạo danh sách có số bằng hàm CHAR, chọn ô D5.
- Gõ hàm CHAR vào Thanh công thức. Hàm CHAR là:
=CHAR(49)
- Nhấn Enter, nhận 1 là kết quả hàm CHAR.
- Gõ thủ công đối số hàm CHAR từ 50 đến 57, nhận kết quả 2 đến 9 tại ô D6 đến D13 như ảnh:
8. Chạy mã VBA tạo danh sách có số trong Excel
Phương pháp này áp dụng mã VBA Macros tạo danh sách có số. Làm theo các bước:
Bước 1:
- Từ Developer Tab, vào:
Developer → Visual Basic
- Sau khi nhấn Visual Basic, cửa sổ Microsoft Visual Basic Applications hiện ra.
- Từ cửa sổ Microsoft Visual Basic Applications, vào:
Insert → Module
- Module mới hiện ra. Gõ mã VBA dưới đây vào cửa sổ. Cung cấp mã ở đây, bạn chỉ cần copy-paste vào trang tính.
Sub Make_Numbered_List()
For i = 1 To 10
Range("B" & i) = i
Next
End Sub
Bước 2:
- Sau khi chèn mã, cần chạy mã để lấy giá trị nguyên dương. Vào:
Run → Run Sub/UserForm
- Quay lại trang tính, bạn tạo được danh sách có số.
Những điều cần nhớ
👉 Khi làm việc với Flash Fill, hãy gõ thủ công giá trị một ô rồi mới áp dụng Flash Fill.
Kết luận
Hy vọng các phương pháp phù hợp tạo danh sách có số ở trên sẽ khích lệ bạn áp dụng vào bảng tính Excel với năng suất cao hơn. Rất hoan nghênh bạn bình luận nếu có thắc mắc.
Bài viết liên quan
- Cách tạo bảng giá trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Tạo danh sách duy nhất trong Excel dựa trên tiêu chí (9 phương pháp)
- Cách tạo danh sách phân cách bằng dấu phẩy trong Excel (5 phương pháp)