Học cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel là một công cụ thay đổi cuộc chơi đối với nhiều người. Lập danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi nhiều việc hàng ngày. Ví dụ:một danh sách kiểm tra có thể giúp bạn nhớ những gì cần mang theo trong chuyến du lịch của bạn hoặc các nguyên liệu có sẵn khi nấu một công thức.
Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo các bảng tính và có thể thấy khó tạo danh sách kiểm tra trong Excel. Bài đăng này sẽ thảo luận về cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel, cùng với một số gợi ý về cách tích hợp danh sách này với các tính năng bảng tính khác.
Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel
Bước đầu tiên trong việc tạo danh sách kiểm tra là đưa ra danh sách các mục hoặc hoạt động cần được xác nhận. Dưới đây là những gì bạn nên làm trên bảng tính Excel:
- Để mở Excel, hãy nhấp vào nút tìm kiếm bên cạnh menu Bắt đầu. Nhập “Excel” và nhấp vào kết quả đầu tiên.
- Trên một bảng tính mới, hãy nhập tên của danh sách kiểm tra vào một trong các ô, tốt nhất là ở ô A1, để bạn dễ dàng biết được danh sách này nói về cái gì.
- Chọn một cột mà bạn sẽ liệt kê các mục (ví dụ:Một cột). Sau đó, nhấp vào ô mà bạn muốn đặt mục hoặc hoạt động đầu tiên và nhập nó.
- Nhập phần còn lại của các mục vào các ô tiếp theo của cột. Tiếp theo, chọn một cột mà bạn sẽ đặt hộp kiểm. Chúng tôi sẽ đặt nó vào cột B trong ví dụ này vì nó bên cạnh các mục nhập được liệt kê của chúng tôi. Sau đó, thực hiện theo các hướng dẫn bên dưới.
Cách sử dụng hộp kiểm trong Excel
Dưới đây là cách tạo một hộp kiểm trong Excel mà bạn có thể đánh dấu để cho biết rằng mục nhập đã hoàn tất:
- Kiểm tra xem bạn có Nhà phát triển trên thanh công cụ Microsoft Excel. Nếu không, hãy nhấp vào Tệp .
- Cuộn xuống và nhấp vào Tùy chọn . Sau đó, nhấp vào Tùy chỉnh ruy-băng .
- Đi đến phía bên phải của bảng điều khiển và chọn hộp Nhà phát triển trước khi nhấp vào OK .
- Nhấp vào tab Nhà phát triển.
- Nhấp vào Chèn và trong Kiểm soát biểu mẫu , chọn Hộp kiểm .
- Chọn ô mà bạn muốn đặt hộp kiểm, tốt nhất là bên cạnh một mục nhập trong danh sách của bạn.
- Bạn có thể thay đổi văn bản trên hộp kiểm bằng cách xóa văn bản hộp kiểm mặc định và nhập một từ hoặc cụm từ hoặc xóa toàn bộ văn bản để chỉ còn lại hộp đánh dấu.
- Nếu bạn muốn di chuyển hộp kiểm, hãy kéo hộp kiểm đó đến vị trí bạn muốn.
- Để sao chép hộp kiểm chính xác trên các ô tiếp theo, hãy nhấp vào hộp kiểm đó. Sau đó, di chuột đến góc dưới bên phải của hộp và kéo xuống dưới (hoặc đến bất kỳ hướng nào bạn muốn đặt các hộp kiểm).
Mẹo quan trọng: Khi định dạng hộp kiểm trên một ô, hãy giữ Ctrl và nhấn nhấp chuột trái để sửa đổi hoặc thay đổi kích thước hình dạng của hộp kiểm thay vì đánh dấu vào nó.
Cách liên kết các ô trong danh sách kiểm tra Excel
1. Nếu bạn muốn kiểm đếm các ô được đánh dấu, hãy liên kết hộp kiểm với một ô khác.
2. Nhấp chuột phải vào hộp kiểm và chọn Điều khiển định dạng .
3. Đi tới Điều khiển chuyển hướng. Đi tới Liên kết ô tùy chọn, nhập Tên ô bạn muốn liên kết.
Bạn sẽ nhận thấy rằng nếu bạn đánh dấu vào hộp kiểm, ô được liên kết sẽ hiển thị TRUE .
Bỏ chọn nó sẽ tạo ra FALSE .
4. Lặp lại bước 1 và 2 cho các ô khác trong cột phải được liên kết.
5. Để nhận tóm tắt về số lượng ô đã được đánh dấu, hãy nhấp vào ô mà bạn muốn kết quả được hiển thị. Sau đó, nhập = COUNTIF ( C4:C10 , TRUE) . Thay thế C4:C10 với các ô bắt đầu và kết thúc của phạm vi ô.
6. Nếu bạn muốn ẩn cột nơi các giá trị TRUE / FALSE được hiển thị, hãy nhấp vào cột (ví dụ:cột C). Tiếp theo, nhấn nhấp chuột phải và chọn Ẩn ở cuối menu bật lên.
Sửa đổi danh sách kiểm tra Excel của bạn bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện cho bảng tính của bạn có thể giúp dữ liệu của bạn nổi bật và làm cho nó hấp dẫn về mặt hình ảnh.
1. Chọn ô bạn muốn sửa đổi, sau đó nhấp vào Trang chủ chuyển hướng. Đi tới phía bên phải của thanh công cụ và nhấp vào Định dạng có điều kiện .
2. Chọn Quy tắc mới . Nó sẽ hiển thị một số loại quy tắc mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa ô đã chọn. Bây giờ, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
3. Trong hộp văn bản bên dưới, Chỉnh sửa loại Mô tả quy tắc =$ C4 . Tiếp theo, chọn Định dạng và sau đó chọn Điền . Đi tới Màu sắc và thay đổi màu phông chữ của ô (ví dụ:Green). Chọn OK .
Lưu ý: Đừng quên sửa đổi tên ô. Những gì chúng tôi sử dụng ở đây (C4) chỉ là một ví dụ.
4. Lưu ý rằng khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm được liên kết bên cạnh ô, văn bản sẽ chuyển sang màu xanh lục.
5. Lặp lại các bước 1-4 cho các mục còn lại.
Mẹo quan trọng: Nhấn Ctrl + phím Shift và kéo ô đến nơi bạn muốn sao chép hộp kiểm để tạo ra cùng một kết quả sao chép. Phương pháp này cũng sẽ giữ cho các hộp kiểm được căn chỉnh.
Cách tạo danh sách kiểm tra Excel tương tác
Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của mình trên danh sách việc cần làm của công thức, hãy tích hợp danh sách kiểm tra vào phần trăm hoàn thành nhiệm vụ. Đây là cách bạn thực hiện:
- Sử dụng ví dụ mà chúng tôi hiện có, nhấp vào bất kỳ ô nào bạn muốn hiển thị tiến trình tác vụ (Ví dụ:Ô E7)
- Nhập công thức COUNTIF sau =COUNTIF ($ C $ 4:$ C $ 10, TRUE) . Công thức này sẽ đếm tổng số mục nhập có hộp kiểm đã được đánh dấu.
- Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành của tất cả các mục nhập, hãy nhập mã này vào ô mà bạn muốn nó hiển thị (Ví dụ:Ô F4) =COUNTIF ($ C $ 4:$ C $ 10, TRUE) / 7 * 100 . Lưu ý:đừng quên thay thế “7” bằng số mục nhập trong danh sách.
Có gì trong Danh sách kiểm tra của bạn?
Tạo danh sách kiểm tra trong Microsoft Excel có thể thú vị và giúp bạn hào hứng với hoạt động hoặc mục bạn muốn theo dõi. Cho dù bạn đang lập danh sách hàng tạp hóa hay tạo kho hàng cho cửa hàng của mình, danh sách kiểm tra là một trong những cách tốt nhất để tránh bỏ sót bất kỳ mặt hàng nào. Tiếp theo, tạo danh sách thả xuống trong Excel và giúp nhập dữ liệu thường dùng vào bảng tính dễ dàng hơn.