Đa số chúng ta dùng ứng dụng To-Do để liệt kê nhiệm vụ muốn làm trong ngày. Điều này giúp hoàn thành nhiệm vụ không trì hoãn. Nhưng nếu bạn yêu thích Excel như tôi, chúng ta có thể dùng Microsoft Excel để tạo checklist hoặc danh sách To-Do dễ dàng. Chúng ta thường dùng checkbox trong Excel chỉ khi tạo form. Nhưng trong bài này, tôi sẽ cho bạn biết cách dùng checkbox để tạo checklist trong Excel. Đọc đến cuối để biết cách làm.
Tạo Checklist trong Excel
Tôi sẽ hướng dẫn qua một loạt bước để dễ hiểu. Hãy bắt đầu ngay.
1] Kích hoạt tab Developer (Nhà phát triển) trong Excel
Là bước đầu, bạn cần bật tab 'Developer' trong Excel. Vào File chọn Options (Tùy chọn). Trong hộp thoại 'Excel Options', chọn 'Customize Ribbon' (Tùy chỉnh Ribbon) và bên phải tích vào ô bên cạnh 'Developer' rồi nhấp OK. Bây giờ bạn thấy tab 'Developer' trên Ribbon Excel.
2] Chuẩn bị Nhiệm vụ trong Excel
Bây giờ, chuẩn bị cột 'To Do' (Việc cần làm) và nhập các nhiệm vụ bạn muốn làm. Giả sử, tôi thêm nhiệm vụ từ ô E7 đến E9.
3] Thêm Checkbox (Ô kiểm) trong Excel
Đến lúc thêm Checkbox. Bên cạnh cột 'To Do' chúng ta cần thêm Checkbox. Vì vậy, với mỗi mục trong cột E7 đến E9, cần thêm checkbox từ F7 đến F9. Để làm vậy, trước tiên nhấp 'Developer', nhấp 'Insert' (Chèn) và nhấp biểu tượng checkbox dưới 'Form Controls' (Điều khiển biểu mẫu). Bây giờ, nhấp vào ô Excel nơi muốn chèn checkbox, trường hợp này là F7.
Chúng ta thấy một số văn bản mặc định được thêm cùng checkbox. Để xóa đó, nhấp chuột phải vào checkbox, chọn 'Edit Text' (Sửa văn bản) và xóa văn bản. Lặp lại bước này cho các cột còn lại (F8 và F9 trong trường hợp này).
4] Gán ô cho mỗi Checkbox
Bây giờ, cần gán một ô cho mỗi checkbox sao cho, khi tích và bỏ tích checkbox, giá trị TRUE và FALSE sẽ hiển thị tương ứng. Để làm vậy, nhấp chuột phải vào checkbox và nhấp 'Format Control' (Định dạng điều khiển).
Trong hộp thoại 'Format Control' dưới tab 'Control', điền địa chỉ ô trong hộp 'Cell link' (Liên kết ô) mà bạn muốn gán cho checkbox. Tôi chọn ô 'H7'. Đảm bảo bạn đưa địa chỉ ô là 'H7' chỉ và không phải định dạng khác. Lặp lại cho các checkbox còn lại.
5] Áp dụng Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Chọn các nhiệm vụ bạn đã thêm, nhấp 'Conditional Formatting' (Định dạng có điều kiện) dưới tab 'Home' và chọn 'New Rule' (Quy tắc mới). Chọn loại quy tắc 'Use a formula to determine which cells to format' (Dùng công thức xác định ô cần định dạng). Trong hộp điều kiện, kiểm tra giá trị ô được cập nhật khi checkbox được tích là TRUE hay không.
Tiếp theo, nhấp nút 'Format' (Định dạng), chọn 'Strikethrough' (Gạch ngang) dưới 'Effects' (Hiệu ứng) và chọn màu đỏ từ 'Color' (Màu) thả xuống, nhấp 'Ok'. Lặp lại cho mỗi nhiệm vụ.
Bây giờ, ẩn cột được cập nhật cho mỗi tích/bỏ tích checkbox, để bảng tính chỉ có nhiệm vụ và checkbox. Vậy bây giờ khi bạn tích checkbox bên cạnh nhiệm vụ, bạn sẽ thấy văn bản chuyển màu đỏ và bị gạch ngang, chỉ ra nhiệm vụ đã xong.
Đây là cách đơn giản tạo checklist trong Excel. Xem bài này nếu muốn biết cách tạo Checklist trong Word.