Nếu bạn muốn thêm Từ điển tùy chỉnh (Custom Dictionary) trong Microsoft Word, Excel, Outlook hoặc các ứng dụng Office khác, đây là những gì bạn phải làm. Có thể tạo và đưa từ điển tùy chỉnh của bạn vào các ứng dụng đó mà không cần bất kỳ tiện ích bổ sung nào.
Giả sử doanh nghiệp của bạn sử dụng một số thuật ngữ luôn bị các ứng dụng Office đánh dấu lỗi. Nếu vậy, bạn có thể thêm từ vào từ điển của mình. Sau khi làm như vậy, các ứng dụng đó sẽ không còn coi những từ đó là sai. Tuy nhiên, nếu bạn có, giả sử, năm mươi hoặc một trăm từ muốn đưa vào từ điển, thì tốt hơn là tạo một từ điển tùy chỉnh. Hướng dẫn này có các bước chính xác bạn phải làm theo nếu muốn tạo và đưa từ điển tùy chỉnh vào bất kỳ ứng dụng Microsoft Office nào.
Để bạn biết, bài viết này bao gồm ảnh chụp màn hình của Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện tương tự trong các ứng dụng khác.
Thêm Từ điển tùy chỉnh trong Word, Excel, Outlook
Để thêm từ điển tùy chỉnh trong Word, Excel và Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Notepad trên máy tính của bạn.
- Viết mỗi từ trên một dòng.
- Lưu file với phần mở rộng .dic.
- Mở Outlook trên PC của bạn.
- Nhấp vào File > Options (Tùy chọn).
- Chuyển đến tab Mail (Thư).
- Nhấp Spelling and Autocorrect (Chính tả và Tự động sửa) > Custom Dictionaries (Từ điển tùy chỉnh).
- Chọn ngôn ngữ và nhấp nút Add (Thêm).
- Chọn file .dic.
- Nhấp nút OK.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy tiếp tục đọc.
Trước tiên, bạn sẽ phải tạo một từ điển tùy chỉnh. Để làm vậy, mở Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào trên máy tính của bạn. Sau đó, ghi xuống tất cả các từ, mỗi từ một dòng. Nhấp vào File > Save As (Lưu dưới dạng) và chọn vị trí bạn muốn lưu. Đặt tên với phần mở rộng .dic (ví dụ: mycustomdictionary.dic), chọn All Files (Tất cả các tệp) từ danh sách thả xuống Save as type (Lưu dưới dạng loại) và nhấp nút Save (Lưu).
Sau đó, mở Outlook trên PC của bạn, đi đến File > Options (Tùy chọn) và chuyển sang tab Mail (Thư).
Nếu bạn muốn nhập từ điển vào Word hoặc Excel, bạn sẽ phải truy cập tab Proofing (Kiểm tra chính tả).
Trong tab Mail, nhấp vào nút Spelling and Autocorrect (Chính tả và Tự động sửa) hiển thị trong phần Compose messages (Soạn thư).
Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào nút Custom Dictionaries (Từ điển tùy chỉnh) như hiển thị trong phần When correcting spelling in Microsoft Office programs (Khi kiểm tra chính tả trong các chương trình Microsoft Office).
Sau đó, nó hiển thị tất cả các ngôn ngữ (ví dụ: Tiếng Anh-Ấn Độ, Tiếng Anh-Hoa Kỳ, v.v.). Tốt hơn là chọn CUSTOM.DIC trong nhãn All Languages (Tất cả ngôn ngữ) và nhấp nút Add (Thêm).
Bây giờ, chọn file .dic bạn đã tạo trước đó. Bây giờ, nhấp vào nút OK để lưu thay đổi.
Khi chọn từ điển tùy chỉnh, bạn có thể gặp thông báo lỗi như sau:
Các file không có mã hóa Unicode không thể thêm vào danh sách từ điển. Hãy lưu file dưới dạng file Unicode để thêm vào danh sách từ điển.
Nếu bạn thấy lỗi này, hãy làm như sau.
Trước tiên, tạo từ điển tùy chỉnh như đã đề cập ở đây. Sau đó, hiển thị tất cả các file và thư mục ẩn trên PC của bạn. Sau đó, điều hướng đến đường dẫn sau:
C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\UProof
Ở đây bạn sẽ thấy một file tên CUSTOM.DIC. Di chuyển file này đến nơi an toàn. Sau đó, dán file từ điển tùy chỉnh của bạn vào thư mục UProof và đổi tên nó thành CUSTOM.DIC.
Bây giờ, hãy thử các bước giống như đã đề cập ở trên để nhập từ điển tùy chỉnh.
Đó là tất cả! Hy vọng nó giúp ích.