Một trong những khía cạnh tốt nhất của Microsoft Word là khả năng cho phép người dùng thêm cùng một văn bản vào nhiều tài liệu. Cách cơ bản để làm điều này là sao chép và dán, nhưng nếu bạn có nhiều tài liệu với cùng một địa chỉ? Cách dễ nhất để thay đổi chi tiết địa chỉ không phải là sao chép và dán. Kế hoạch ở đây là sử dụng một thủ thuật gọi là Văn bản liên kết (Linked Text), và từ những gì chúng ta có thể thấy, nó hoạt động khá tốt. Ít nhất, tốt hơn nhiều so với những gì chúng ta dự kiến ban đầu, và đó là điều tuyệt vời.
Văn bản liên kết (Linked Text) trong Word là gì
Được thôi, câu trả lời khá đơn giản. Ý tưởng là thay đổi một dòng hoặc đoạn văn bản cụ thể trong một tài liệu và xem như văn bản giống hệt trong các tài liệu khác tự động thay đổi theo. Nó có thể nghe như một trò ảo thuật nhưng hãy tin chúng tôi khi nói đây là điều thật.
Để tạo và thêm Văn bản liên kết:
- Sao chép văn bản từ tài liệu gốc
- Mở tài liệu khác và sử dụng Dán đặc biệt (Paste Special)
- Dán Văn bản liên kết
1. Sao chép văn bản từ tài liệu gốc
Được thôi, điều đầu tiên bạn muốn làm là tạo một tài liệu với đoạn văn bản quan trọng. Lưu tài liệu đó trước khi tiến xa hơn vì việc đó rất quan trọng. Từ đó, sao chép văn bản vào clipboard.
2. Mở tài liệu khác và sử dụng Dán đặc biệt (Paste Special)
Bước tiếp theo là mở các tài liệu nhận, nhấp con trỏ chuột vào khoảng trống nơi bạn muốn dán văn bản vừa sao chép. Từ đó nhấp vào biểu tượng Dán (Paste) ở góc trên bên trái của Ribbon. Sau khi làm điều đó, chọn Dán đặc biệt (Paste Special). Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện với một vài tùy chọn để tận dụng.
3. Dán Văn bản liên kết
Khi đến việc dán văn bản, bạn sẽ muốn chọn Dán liên kết (Paste Link) > Văn bản có định dạng (RTF). Cuối cùng, nhấn nút OK và văn bản của bạn sẽ xuất hiện.
Bây giờ, nếu bạn bao giờ chỉnh sửa văn bản từ tài liệu gốc, thì tự động các từ giống nhau sẽ được thay đổi trong các tài liệu khác.
Hy vọng điều này giúp ích.