Đôi khi, bạn có thể có nhiều khối văn bản ở các vị trí khác nhau mà bạn muốn sao chép và dán vào Word. Rất tiếc, Word không cung cấp tùy chọn sao chép văn bản từ nhiều lựa chọn cùng một lúc. Thông thường, bạn sẽ chuyển đổi qua lại giữa các vị trí, sao chép và dán các khối riêng lẻ vào một tài liệu Word riêng biệt. Chắc chắn là nó hoạt động, nhưng phương pháp này là bận rộn và tốn thời gian.
Điều khó chịu hơn là nếu bạn sao chép văn bản từ nhiều vị trí, khi dán, Word sẽ chỉ dán nội dung của lựa chọn cuối cùng theo mặc định. Tuy nhiên, có một cách bạn có thể sao chép và dán văn bản từ nhiều vị trí cùng một lúc. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn hai phương pháp đơn giản mà bạn có thể sử dụng để sao chép và dán văn bản từ nhiều lựa chọn văn bản trong Microsoft Word.
Phương pháp 1:Sử dụng Spike
Trong Microsoft Word, Clipboard có một tính năng mở rộng được gọi là Spike. Tính năng ít được biết đến này cho phép bạn sao chép văn bản từ nhiều lựa chọn vào Clipboard, sau đó dán chúng thành một nhóm vào một vị trí mới. Spike rất dễ sử dụng và hoạt động với cả văn bản và đồ họa. Để sử dụng Spike, hãy làm theo các bước bên dưới:
1. Chọn khối văn bản mà bạn muốn sao chép.
2. Nhấn Ctrl + F3 để sao chép văn bản vào Spike.
3. Đánh dấu khối văn bản tiếp theo mà bạn muốn sao chép và nhấn Ctrl + F3 để thêm nó vào Clipboard. Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn đã sao chép tất cả các khối văn bản bạn muốn từ tài liệu nguồn.
4. Sử dụng Ctrl + Shift + F3 để dán tất cả các khối đã sao chép vào một tài liệu trống.
Ngay cả khi bạn đã sao chép văn bản từ hai mươi vị trí khác nhau, Spike sẽ dán tất cả chúng cùng một lúc vào tài liệu mới của bạn, với những vị trí bạn đã sao chép xuất hiện đầu tiên ở trên cùng và theo thứ tự đó.
Kỹ thuật này là dễ nhất, nhưng nó có một số hạn chế. Ví dụ:khi bạn nhấn Ctrl + F3 , Spike sẽ cắt thay vì sao chép nội dung từ tài liệu nguồn. Tuy nhiên, bất cứ khi nào bạn nhấn Ctrl + F3 để đặt một khối nội dung vào Spike, bạn có thể tạo thói quen nhấn Ctrl + Z để hoàn tác phần cắt và điều này sẽ không xóa nội dung khỏi Spike.
Phương pháp 2:Sử dụng Công cụ tô sáng
Có thể bạn đã sử dụng bút highlighter để đánh dấu các cụm từ yêu thích của mình hoặc một số phần cần đặc biệt chú ý trong tài liệu Word. Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để sao chép và dán văn bản từ nhiều lựa chọn văn bản trong Word không? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.
1. Mở tài liệu nguồn và đánh dấu văn bản bạn muốn sao chép trong toàn bộ tài liệu. Theo mặc định, bút đánh dấu được đặt để đánh dấu văn bản màu Vàng khi bạn nhấp vào nó.
2. Nếu bạn muốn sử dụng một màu khác, bạn có thể chọn một màu trong số các màu có sẵn bằng cách nhấp vào nó. Đánh dấu tất cả các khối văn bản bạn muốn sao chép trong suốt bài viết.
3. Bước tiếp theo là tìm và chọn tất cả văn bản được đánh dấu. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Ctrl + H . Hộp thoại “Tìm và Thay thế” sẽ bật lên. Nhấp vào tab “Tìm”, sau đó là tùy chọn “Thêm”.
4. Làm như vậy sẽ mở rộng hộp thoại và mở ra nhiều tùy chọn hơn. Nhấp vào menu thả xuống "Định dạng", sau đó chọn "Đánh dấu" từ các tùy chọn trình đơn.
5. Định dạng “đánh dấu” bây giờ sẽ xuất hiện bên dưới hộp chỉnh sửa “Tìm gì”. Nhấp vào menu thả xuống “Tìm trong”, sau đó chọn “Tài liệu chính” từ menu sẽ bật lên.
6. Microsoft Word sẽ quét tài liệu để tìm tất cả các khối văn bản được đánh dấu. Sau đó, nó sẽ chọn tất cả các khối văn bản được đánh dấu và thông báo cho bạn về các mục đã chọn. Trong trường hợp của tôi, Word đã tìm thấy sáu mục phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của tôi.
7. Đóng hộp thoại, sau đó nhấp vào Ctrl + C để sao chép tất cả các khối văn bản được đánh dấu.
8. Mở một tài liệu Word trống. Nhấn Ctrl + V để dán văn bản đã chọn, được đánh dấu vào tài liệu mới. Mỗi khối văn bản riêng biệt sẽ được dán dưới dạng một đoạn văn mới. Bạn sẽ nhận thấy rằng nội dung được dán sẽ đi kèm với định dạng bạn đã áp dụng, bao gồm cả màu bạn đã sử dụng để đánh dấu văn bản.
Nếu bạn muốn dán nội dung mà không cần định dạng, bạn có thể làm như vậy bằng cách điều chỉnh cài đặt trong tài liệu trống. Thay vì sử dụng Ctrl + V các phím nóng, đi tới cài đặt dán trong tab Tệp và chọn “Chỉ giữ văn bản”.
Giờ đây, văn bản của bạn sẽ được dán mà không cần bất kỳ màu tô sáng hoặc định dạng đặc biệt nào.
Kết thúc
Sao chép và dán nhiều khối văn bản cùng một lúc có thể rất hữu ích trong nhiều trường hợp. Ví dụ:bạn có thể có một tài liệu nguồn dài mà bạn muốn sao chép nhiều đoạn trích văn bản từ đó. Thay vì sao chép và dán từng khối văn bản một lúc, khá mệt mỏi, bạn có thể dễ dàng thực hiện tất cả cùng một lúc, nếu bạn biết các thủ thuật.
Hơn nữa, việc dán không chỉ bị hạn chế đối với các tài liệu Microsoft Word. Bạn có thể dán nội dung vào bất kỳ chương trình nào chấp nhận văn bản, bao gồm cả các chương trình email như Outlook. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với các cách giải quyết trên và chúng tôi sẽ sẵn lòng trợ giúp.