Đôi khi bạn có nhiều khối văn bản ở vị trí khác nhau muốn sao chép và dán vào Word. Rất tiếc, Word không cung cấp tùy chọn sao chép văn bản từ nhiều lựa chọn cùng lúc. Thông thường, bạn chuyển qua lại giữa các vị trí, sao chép và dán từng khối vào tài liệu Word riêng. Chắc chắn nó hoạt động, nhưng phương pháp này rườm rà và tốn thời gian.
Điều khó chịu hơn là nếu bạn sao chép văn bản từ nhiều vị trí, khi dán, Word mặc định chỉ dán nội dung của lựa chọn cuối cùng. Tuy nhiên, có cách bạn có thể sao chép và dán văn bản từ nhiều vị trí cùng lúc. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn hai phương pháp dễ dàng để sao chép và dán văn bản từ nhiều lựa chọn văn bản trong Microsoft Word.
Phương pháp 1: Dùng Spike
Trong Microsoft Word, Clipboard có tính năng mở rộng gọi là Spike. Tính năng ít biết này cho phép sao chép văn bản từ nhiều lựa chọn vào Clipboard, sau đó dán chúng như một nhóm đến vị trí mới. Spike dễ dùng và hoạt động với cả văn bản và đồ họa. Để dùng Spike, làm theo các bước:
- Chọn khối văn bản bạn muốn sao chép.
- Nhấn Ctrl + F3 sao chép văn bản vào Spike.
- Bôi đen khối văn bản tiếp theo muốn sao chép, nhấn Ctrl + F3 thêm vào Clipboard. Lặp lại cho đến khi sao chép xong tất cả khối văn bản từ tài liệu nguồn.
- Dùng Ctrl + Shift + F3 dán tất cả khối đã sao chép vào tài liệu trống.
Dù bạn sao chép từ hai mươi vị trí khác nhau, Spike sẽ dán tất cả cùng lúc vào tài liệu mới, với thứ tự sao chép trước ở trên, theo thứ tự đó.
Kỹ thuật này dễ nhất, nhưng có hạn chế. Ví dụ, khi nhấn Ctrl + F3, Spike sẽ cắt (cut) thay vì sao chép (copy) nội dung từ tài liệu nguồn. Tuy nhiên, mỗi khi nhấn Ctrl + F3 đặt khối nội dung vào Spike, bạn có thể thói quen nhấn Ctrl + Z hoàn tác việc cắt, và điều này không xóa nội dung khỏi Spike.
Phương pháp 2: Dùng công cụ Highlighter (Bút đánh dấu)
Bạn có thể đã dùng bút đánh dấu để tô sáng cụm từ yêu thích hoặc phần cần chú ý đặc biệt trong tài liệu Word. Nhưng bạn có biết công cụ này cũng dùng để sao chép và dán văn bản từ nhiều lựa chọn trong Word? Chúng tôi sẽ chỉ cách làm.
- Mở tài liệu nguồn, đánh dấu văn bản bạn muốn sao chép khắp tài liệu. Mặc định, bút đánh dấu tô vàng khi bạn nhấp.
- Nếu muốn màu khác, chọn từ các màu có sẵn nhấp vào. Đánh dấu tất cả khối văn bản muốn sao chép khắp bài viết.
- Bước tiếp theo tìm và chọn tất cả văn bản đã đánh dấu. Nhấp Ctrl + H. Hộp thoại "Find and Replace" (Tìm và thay thế) bật lên. Nhấp tab "Find" (Tìm), theo sau tùy chọn "More" (Thêm).
- Làm vậy mở rộng hộp thoại, mở thêm tùy chọn. Nhấp menu thả xuống "Format" (Định dạng), chọn "Highlight" (Đánh dấu) từ menu.
- Định dạng "highlight" sẽ hiện dưới ô chỉnh sửa "Find what" (Tìm gì). Nhấp menu thả xuống "Find in" (Tìm trong), chọn "Main document" (Tài liệu chính) từ menu bật lên.
- Microsoft Word sẽ quét tài liệu tìm tất cả khối văn bản được đánh dấu. Nó sẽ chọn tất cả khối văn bản được đánh dấu và thông báo các mục đã chọn. Trong trường hợp tôi Word tìm thấy sáu mục khớp tiêu chí tìm kiếm.
- Đóng hộp thoại, nhấp Ctrl + C sao chép tất cả khối văn bản được đánh dấu.
- Mở tài liệu Word trống. Nhấp Ctrl + V dán văn bản được đánh dấu, chọn vào tài liệu mới. Mỗi khối văn bản riêng sẽ dán thành đoạn mới. Bạn nhận ra nội dung dán kèm định dạng bạn áp dụng, bao gồm màu dùng để đánh dấu.
Nếu muốn dán nội dung không định dạng, bạn làm bằng cách điều chỉnh cài đặt trong tài liệu trống. Thay vì dùng phím tắt Ctrl + V, vào cài đặt dán dưới tab File chọn "Keep text only" (Giữ chỉ văn bản).
Bây giờ văn bản sẽ dán không có màu đánh dấu hay định dạng đặc biệt.
Kết thúc
Sao chép và dán nhiều khối văn bản cùng lúc rất hữu ích nhiều tình huống. Ví dụ, bạn có tài liệu nguồn dài muốn sao chép nhiều trích đoạn. Thay vì sao chép và dán từng khối một, mệt mỏi, bạn dễ dàng làm tất cả cùng lúc, nếu biết thủ thuật.
Hơn nữa, dán không giới hạn trong tài liệu Word. Bạn có thể dán vào bất kỳ chương trình nào chấp nhận văn bản, bao gồm chương trình email như Outlook. Cho chúng tôi biết nếu gặp vấn đề với các giải pháp thay thế trên, chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ.