Một trong những thao tác phổ biến nhất của người dùng máy tính là cắt, sao chép và dán. Khi cắt/sao chép trong cùng tài liệu, không có gì phức tạp; nhưng khi sao chép văn bản từ web sang Word, chuyện phức tạp hơn, vì đôi khi muốn giữ nguyên định dạng web, đôi khi muốn hòa nhập liền mạch với văn bản đang viết.
Microsoft không vô tâm và đã cho tùy chọn cắt/sao chép/dán trong Word 2007 qua nút Dán (Paste) trên Ribbon chính. Nhận ra chưa đủ, Microsoft tiến xa hơn ở các phiên bản Word mới hơn bằng cách cho xem trước tốt hơn kết quả khi chọn tùy chọn dán cụ thể.
Tính năng Dán (Paste) của Word truy cập 2 cách: chuột phải tại vị trí muốn dán.
Lưu ý: Chỉ thấy tất cả tùy chọn Dán nếu trước đó đã highlight và copy văn bản từ nguồn khác có văn bản phi tiêu chuẩn.
Cách 2: nhấn biểu tượng Dán trên Ribbon chính:
Lưu ý: Để tất cả biểu tượng hiện trong menu thả xuống, trước tiên phải copy văn bản phi tiêu chuẩn từ nguồn khác.
Tùy Chỉnh Tùy Chọn Dán Word
Chú ý tùy chọn Đặt mặc định dán (Set Default Paste) thêm ở dưới menu thả xuống:
Nhấn vào mở cửa sổ đặt mặc định cho hàng loạt tùy chọn Word: chỉ cần xem mặc định cho Cắt, sao chép và dán (Cut, copy and paste):
Đặt mặc định khi dán quan trọng hơn tưởng tượng. Ví dụ: bạn quen Ctrl+C, Ctrl+V copy/dán từ web vào Word; mặc định dán giữ nguyên định dạng web. Nếu đổi mặc định cho Dán giữa các tài liệu (Pasting between documents) và Dán từ chương trình khác (Pasting from other programs) thành Chỉ giữ văn bản (Keep Text Only), bạn省去 bước gỡ định dạng thủ công bằng cách copy sang Notepad rồi copy lại.
Dù sao, sau khi đặt mặc định như ý, dùng Dán hoạt động như nhau qua 2 cách truy cập. Để dùng: copy văn bản/định dạng/hình ảnh từ web:
Mở/tiếp tục tài liệu Word, chọn vị trí dán bằng click vào tài liệu, nhấn biểu tượng Dán. Ngay lập tức thấy khác: thay vì lựa chọn văn bản, giờ là biểu tượng.
Để xem biểu tượng hoạt động, di chuột chậm qua các tùy chọn. Từ trái sang phải: Giữ định dạng nguồn (Keep Source Formatting), Hợp nhất định dạng (Merge Formatting), Chỉ giữ văn bản (Keep Text Only). Bạn thấy trước tài liệu sẽ trông như nào khi di chuột qua 3 biểu tượng.
Giữ Định Dạng Nguồn:
Hợp Nhất Định Dạng:
Chỉ Giữ Văn Bản:
Để dán thực tế, click tùy chọn muốn, nội dung copy dán vào tài liệu theo định dạng chọn (trường hợp Giữ Định Dạng Nguồn).
Công cụ Dán dựa trên biểu tượng có xem trước mới làm cho cắt, sao chép, dán dễ dàng hơn cho ai thường di chuyển văn bản giữa ứng dụng khác nhau vào Word. Thưởng thức!