Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có thứ gì đó cho Word biết vị trí các phần khác nhau của văn bản bắt đầu và kết thúc.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình.
Sắp xếp danh sách trong Word
Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc có dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách có thứ tự hoặc được đánh số.
Trong mỗi trường hợp này, dấu ngắt dòng (còn được gọi là dấu xuống dòng) cho Word biết vị trí một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ hoặc cụm từ tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.
Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột của bạn. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột của bạn cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.
Sau đó, nhấp vào Trang chủ trên Ruy-băng và tìm phần có tiêu đề Đoạn văn . Tìm nút có các chữ cái A và Z trên đó và một mũi tên chỉ xuống. Đây là Sắp xếp yêu cầu. Nhấp vào Sắp xếp và Word sẽ mở nút Sắp xếp văn bản cửa sổ.
Trên Sắp xếp văn bản cửa sổ, bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên, bạn cần cho biết rằng bạn muốn sắp xếp văn bản bạn đã chọn theo từng đoạn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là một đoạn văn của chính nó vì chúng ta đã nhấn phím enter để sang dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn là tùy chọn mặc định.
Tiếp theo, chúng ta cần cho Word biết những gì chúng ta đang sắp xếp. Tìm trình đơn thả xuống có nhãn Loại và chọn Văn bản . Đây cũng là tùy chọn mặc định.
Cuối cùng, chúng ta cần cho Word biết liệu chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay thứ tự giảm dần (Z đến A). Tăng dần đặt hàng là tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.
Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào Tùy chọn , bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như dấu tách trường và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.
Sắp xếp văn bản trong bảng
Kiểu sắp xếp này có vẻ hơi quen thuộc với bạn nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một trang tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn sự linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.
Giả sử bạn có một bảng trong Word trông giống như bảng bên dưới.
Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử lần này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào Sắp xếp trong Đoạn văn phần Ruy-băng .
Lưu ý ở góc dưới cùng bên trái của Sắp xếp cửa sổ mà Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng Sắp xếp theo đầu tiên trình đơn thả xuống đã có tiêu đề cột Tên trong hộp tùy chọn.
Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ hãy nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng tôi đã chọn.
Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để cho Word biết điều gì tách một phần tử dữ liệu với phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các thiết lập sắp xếp một chút, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.
Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình trong Word bằng cách để ứng dụng sắp xếp văn bản bảng và đoạn văn cho bạn bằng giao diện tương tự như được tìm thấy trong trang tính Excel. Hãy tận hưởng!