Khi hầu hết mọi người nghĩ đến sắp xếp văn bản trong ứng dụng, họ nghĩ đến sắp xếp ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có thứ cho Word biết nơi các phần khác nhau của văn bản bắt đầu và kết thúc.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel vào tài liệu Word.
Sắp Xếp Danh Sách Trong Word
Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word. Loại đầu tiên đơn giản là danh sách từ hoặc cụm từ mà mỗi cái chiếm một dòng riêng. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc danh sách gạch đầu dòng (bulleted). Loại thứ ba là danh sách có thứ tự hoặc danh sách đánh số (numbered).
Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn gọi là carriage return) cho Word biết nơi một từ hoặc cụm từ kết thúc và cái tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.
Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào, bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái, và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.
Sau đó, nhấp vào tab Home trên Ribbon và định vị phần có tiêu đề Đoạn văn (Paragraph). Tìm nút có chữ A và Z trên nó và mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp (Sort). Nhấp vào nút Sắp xếp và Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp Văn Bản (Sort Text).
Trên cửa sổ Sắp xếp Văn Bản, bạn sẽ nhận thấy có một số tùy chọn. Thứ nhất, bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản đã chọn theo đoạn văn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là đoạn văn riêng vì chúng ta nhấn phím enter để đến dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn văn là tùy chọn mặc định.
Tiếp theo chúng ta cần nói cho Word biết chúng ta đang sắp xếp gì. Định vị menu thả xuống có nhãn Kiểu (Type) và chọn Văn bản (Text). Đây cũng là tùy chọn mặc định.
Cuối cùng, chúng ta cần nói cho Word xem chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay giảm dần (Z đến A). Thứ tự Tăng dần (Ascending) là tùy chọn mặc định. Khi xong, nhấp nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản với tùy chọn bạn chọn.
Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Thêm vào đó, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn (Options), bạn có thể cấu hình cài đặt nâng cao như dấu phân tách trường và có phân biệt chữ hoa/thường hay không.
Sắp Xếp Văn Bản Trong Bảng
Loại sắp xếp này có thể trông quen thuộc hơn nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như bảng tính Excel, bảng chứa hàng, cột, và có thể chứa tiêu đề ở hàng đầu. May mắn thay, Word cho bạn nhiều sự linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như tìm thấy trong Excel.
Giả sử bạn có bảng trong Word trông như bên dưới.
Lưu ý rằng có tiêu đề cột ở hàng đầu và cột đầu chứa văn bản chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần lần này. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếp trong phần Đoạn văn của Ribbon.
Lưu ý ở góc dưới bên trái cửa sổ Sắp xếp rằng Word đã tự động phát hiện tiêu đề ở hàng đầu. Lưu ý cũng rằng menu thả xuống Sắp xếp theo (Sort By) đầu tiên đã có tiêu đề cột Tên (Name) trong hộp tùy chọn.
Các tùy chọn còn lại giữ nguyên trừ nhớ thay hướng sắp xếp thành Giảm dần (Descending). Khi xong, nhấp nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng dùng tùy chọn chúng ta đã chọn.
Sắp xếp văn bản trong Word đơn giản miễn là bạn có cách nói cho Word biết gì tách biệt một yếu tố dữ liệu từ cái tiếp theo. Nếu bạn chơi với cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ khám phá rằng bạn có thể sắp xếp dùng nhiều cột và thậm chí văn bản phân tách bằng tab và dấu phẩy trong tài liệu Word.
Mặc dù không hữu ích bằng sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong Word bằng cách nhờ ứng dụng sắp xếp đoạn văn và văn bản bảng cho bạn dùng giao diện tương tự như tìm thấy trong bảng tính Excel. Thưởng thức!