Bạn có biết bạn có thể tạo biểu mẫu trong Word để mọi người điền không? Khi nghe về biểu mẫu điền được (fillable forms), hầu như luôn liên quan đến Adobe và tài liệu PDF vì đó là định dạng phổ biến nhất.
Tuy nhiên, Word cũng là công cụ khá mạnh và bạn có thể dùng nó để nhanh chóng tạo biểu mẫu để in hoặc gửi qua email, v.v. Nếu bạn cần tạo khảo sát gửi cho nhiều người và muốn tất cả phản hồi được tổng hợp tự động, có thể tốt nhất dùng Google Forms để tạo khảo sát.
Trong bài này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu với hộp văn bản (text boxes), hộp kiểm (check boxes), bộ chọn ngày (date picker) và hộp danh sách (list box). Bạn cũng có thể làm biểu mẫu đẹp hơn nhiều nếu dùng bảng (tables) để tổ chức mọi thứ.
Bật tab Developer (Nhà phát triển)
Mặc định, bạn không thể tạo biểu mẫu trong Word trừ khi bạn bật tab Developer trong ribbon. Vì không nhiều người dùng nó, Microsoft tắt nó mặc định. Để bật tab, nhấp vào File (Tệp) rồi Options (Tùy chọn).
Ở bên trái, nhấp vào Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon) rồi tích hộp Developer trong danh sách bên phải.
Nhấp OK và nhấp vào tab trong ribbon. Phần chúng ta quan tâm nhất là Controls (Điều khiển).
Tạo biểu mẫu trong Word
Phần Controls có khoảng 8 điều khiển khác nhau có thể thêm vào tài liệu Word: Rich Text (Văn bản phong phú), Plain-Text (Văn bản thuần túy), Picture (Hình ảnh), Building Block Gallery (Thư viện khối xây dựng), Checkbox (Hộp kiểm), Combo Box (Hộp kết hợp), Drop-Down List (Danh sách thả xuống), và Date Picker (Bộ chọn ngày).
Để chèn điều khiển, chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ xuất hiện ở đâu con trỏ của bạn đang ở. Trong ví dụ dưới đây, tôi tạo một bảng và thêm hai hộp văn bản thuần túy cho tên và họ.
Mặc định, mỗi điều khiển có văn bản điền sẵn riêng. Cho điều khiển văn bản thuần túy, là Click or tap here to enter text (Nhấp hoặc chạm vào đây để nhập văn bản). Bạn có thể chỉnh sửa văn bản này cho bất kỳ điều khiển nào bằng cách nhấp nút Design Mode (Chế độ thiết kế) ở bên phải các biểu tượng điều khiển.
Bạn sẽ thấy một số placeholder màu xanh xuất hiện ở trái và phải của các điều khiển bạn đã thêm. Chọn văn bản và thay đổi thành bất cứ thứ gì bạn thích. Nhấp nút Design Mode lại để thoát chế độ.
Tiếp theo, nhấp vào điều khiển mới thêm để nó được làm nổi bật và sau đó nhấp vào Properties (Thuộc tính), nằm ngay dưới nút Design Mode. Mỗi điều khiển sẽ có bộ tùy chọn tiêu chuẩn với tùy chọn tùy chỉnh ở dưới dựa trên loại điều khiển.
Ở đây bạn có thể đặt tiêu đề cho điều khiển, đổi màu, định dạng văn bản và chỉ định điều khiển có thể chỉnh sửa hoặc xóa hay không. Ở dưới cùng là tùy chọn riêng cho điều khiển, trường hợp hộp văn bản thuần túy là cho phép nhiều dòng hay không. Tùy chọn cuối này hữu ích nếu bạn cần ai đó gõ một đoạn văn.
Vậy sự khác biệt giữa điều khiển văn bản thuần túy và văn bản phong phú là gì? Thực ra không nhiều. Trong điều khiển văn bản phong phú, bạn có thể thay đổi cài đặt font/màu cho từng từ riêng lẻ, trong khi điều khiển văn bản thuần túy áp dụng định dạng cho toàn bộ văn bản. Bạn có thể nghĩ điều khiển văn bản thuần túy không cho phép in đậm, đổi font hoặc màu, nhưng nó cho phép.
Tiếp theo, tôi thêm điều khiển danh sách thả xuống (drop down list) vào biểu mẫu. Bạn sẽ thấy nó nói Choose an item (Chọn một mục) và chỉ có thế. Để thêm mục vào danh sách, bạn phải nhấp vào Properties.
Nhấp nút Add (Thêm) và gõ tên cho lựa chọn của bạn. Mặc định, Display Name (Tên hiển thị) và Value (Giá trị) sẽ giống nhau, nhưng bạn có thể thay đổi nếu muốn. Thực sự không có lý do gì để thay đổi giá trị trừ khi bạn viết macro Word và tham chiếu điều khiển trong code.
Khi đã thêm tất cả lựa chọn, nhấp OK và bạn sẽ có thể chọn các tùy chọn từ danh sách thả xuống.
Sự khác biệt duy nhất giữa điều khiển danh sách thả xuống và điều khiển combo box là combo box cho phép người dùng nhập giá trị riêng nếu họ muốn. Trong danh sách thả xuống, bạn phải chọn từ một trong các lựa chọn. Trong combo box, bạn có thể chọn từ danh sách hoặc gõ giá trị riêng.
Điều khiển bộ chọn ngày (date picker) hoạt động giống như bất kỳ bộ chọn ngày nào bạn đã dùng trên trang đặt vé máy bay, v.v. Khi bạn nhấp vào nó, một lịch xuất hiện và bạn chỉ cần nhấp vào ngày để chọn.
Nếu bạn nhấp nút Properties, bạn sẽ thấy khá nhiều tùy chọn cho điều khiển bộ chọn ngày.
Bạn có thể chọn định dạng khác để hiển thị ngày và chọn loại lịch khác. Điều khiển hình ảnh (picture control) là một tùy chọn hay khác cho phép người dùng chèn hình ảnh dễ dàng.
Khi người dùng nhấp vào hình ảnh, một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi họ chọn hình từ máy tính, từ tìm kiếm hình ảnh Bing hoặc từ OneDrive. Chúng cũng có tùy chọn Facebook và Flickr.
Bây giờ hãy thêm vài hộp kiểm (checkboxes) vào tài liệu. Lưu ý khi bạn thêm hộp kiểm và cố gắng gõ văn bản vào nó, nó sẽ nói lựa chọn bị khóa. Tôi tin đây là thiết kế có chủ đích. Bạn phải nhấp bên cạnh hộp kiểm rồi gõ văn bản.
Cuối cùng, bạn có thể chèn điều khiển building block (khối xây dựng), cho phép bạn chọn nội dung từ Quick Parts và AutoText. Nếu bạn không biết tôi đang nói gì, xem bài viết của tôi về cách dùng AutoText và Quick Parts trong Word. Trong ví dụ, tôi thêm một số trích dẫn vào AutoText tùy chỉnh và liên kết điều khiển với nó qua hộp thoại Properties.
Khi bạn đã có tất cả điều khiển trong tài liệu như ý muốn, có thể là ý tưởng tốt để bảo vệ tài liệu để người dùng chỉ điền được các trường biểu mẫu và đó là tất cả. Để làm vậy, nhấp vào Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa) trên tab Developer.
Trong khung bên phải, nhấp vào menu thả xuống dưới Editing restrictions (Hạn chế chỉnh sửa) và chọn Filling in forms (Điền biểu mẫu). Đảm bảo tích hộp Allow only this type of editing in the document (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu).
Nhấp Yes, Start Enforcing Protection (Có, bắt đầu thực thi bảo vệ) và nhập mật khẩu nếu bạn muốn. Bây giờ chỉ các trường biểu mẫu mới có thể chỉnh sửa và mọi thứ khác bị khóa/bảo vệ. Người dùng có thể dễ dàng dùng phím TAB để di chuyển giữa các trường biểu mẫu khác nhau.
Tóm lại, Word không phải công cụ tuyệt vời nhất để tạo biểu mẫu, nhưng nó khá tốt và có lẽ hơn đủ cho hầu hết mọi người. Nếu bạn có câu hỏi, thoải mái bình luận. Thưởng thức!