Là người dùng, khi tạo tài liệu dài trong Microsoft Word , chỉ mục là một công cụ thuận tiện cho độc giả tiềm năng của bạn. Thông thường, chúng ta có thể xem các chỉ mục trong gáy sách. Chúng cho phép người đọc tra cứu một từ hoặc cụm từ để tìm trang tham chiếu đến chủ đề đó.
Theo cách tương tự, trong mục lục trong Microsoft Word, người dùng có thể chèn một chỉ mục và sau đó cập nhật nó tự động. Việc tạo ra các nguồn tài liệu tham khảo tuyệt vời này cần nhiều công việc thủ công. Tại đây, người dùng sẽ được hướng dẫn cách tạo chỉ mục và cập nhật nó trong Word.
Cách tạo Chỉ mục trong Word
Dưới đây là các bước để tạo chỉ mục trong word.
- Đánh dấu mục nhập của bạn.
- Chỉnh sửa hoặc Xóa Mục nhập Chỉ mục.
- Cập nhật Chỉ mục.
- Tạo Chỉ mục Tự động trong Microsoft Word
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng bước khi chúng ta tiến hành bên dưới-
1] Đánh dấu các mục nhập chỉ mục của bạn
Word có thể tự động tạo chỉ mục của bạn, nhưng nó đủ thông minh để biết bạn muốn có những mục nào trong đó. Vì vậy, để người dùng tạo chỉ mục, họ sẽ cần đánh dấu các mục nhập. Đây là phần lớn công việc bạn sẽ làm cho chỉ mục. Nhưng khi bạn bắt đầu đánh dấu các mục nhập, bạn sẽ có thể lướt qua chúng một cách nhanh chóng.
Mở tài liệu Microsoft Word và đi tới Tài liệu tham khảo chuyển hướng. Chọn mục nhập chỉ mục đầu tiên của bạn bằng cách kéo con trỏ qua nó.
Trong ruy-băng, bạn sẽ thấy phần Chỉ mục ở phía bên phải. Chọn Đánh dấu mục nhập nút.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để bạn mô tả mục nhập của mình. Cửa sổ này có thể vẫn mở trong khi bạn chọn các mục nhập còn lại của mình. Nhập Mục nhập chính ở trên cùng và có thể là Cơ quan phụ .
Sau đó chọn từ Tùy chọn để tham khảo chéo, trang hiện tại hoặc phạm vi trang.
Hoặc bạn có thể định dạng số trang hiển thị bằng chữ in đậm và / hoặc in nghiêng.
Nhấp vào Đánh dấu cho một mục nhập duy nhất hoặc Đánh dấu tất cả để đánh dấu cùng một văn bản ở mọi nơi trong tài liệu của bạn.
Khi bạn hoàn tất với cửa sổ Đánh dấu mục nhập chỉ mục, hãy nhấp vào Đóng .
Trên tài liệu, các mục nhập chỉ mục được gắn nhãn XE . Nếu bạn thêm Chi nhánh hoặc tham chiếu chéo, bạn sẽ nhận thấy rằng trong XE cả thẻ.
Nếu bạn không thấy XE của mình nhưng bạn muốn, hãy chuyển đến Trang chủ và nhấp vào tab Hiển thị / Ẩn đoạn văn nút.
2] Chỉnh sửa hoặc xóa các mục nhập chỉ mục
Ví dụ:nếu người dùng cần thực hiện thay đổi đối với một mục nhập, xóa tham chiếu chéo, họ sẽ làm như vậy trong trường XE đó. Thực hiện các thay đổi bên trong dấu ngoặc kép. Một tùy chọn khác là xóa mục đã đánh dấu và sau đó đánh dấu lại.
Ngoài ra, để xóa mục nhập chỉ mục, hãy chọn tất cả văn bản bên trong và bao gồm cả dấu ngoặc nhọn { } và nhấn Xóa . Sau đó, bạn có thể làm theo các bước ở trên để đánh dấu lại mục nhập với những thay đổi bạn muốn.
3] Tạo chỉ mục trong Word
Khi sắp chèn chỉ mục của bạn, hãy di chuyển con trỏ đến vị trí bạn muốn trong tài liệu. Sau đó, chọn Tài liệu tham khảo và nhấp vào Chèn chỉ mục .
Trước khi chỉ mục được tạo, bạn có một số cài đặt có thể điều chỉnh nếu muốn. Đây là Xem trước khi in, Người dẫn đầu tab, Định dạng Loại và Cột.
Sau khi bạn thực hiện các điều chỉnh chỉ mục của mình, hãy nhấp vào OK . Chỉ mục của bạn sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn với các mục nhập của bạn. Bạn sẽ thấy mọi thứ đẹp đẽ, gọn gàng và theo thứ tự bảng chữ cái.
4] Cập nhật chỉ mục
Người dùng có thể tiếp tục đánh dấu các mục bổ sung sau khi tạo chỉ mục và chỉ cần cập nhật nó. Và nếu bạn chỉnh sửa hoặc xóa các mục nhập, bạn cũng sẽ cần cập nhật chỉ mục.
Nhấp vào bên trong vùng chỉ mục trong tài liệu của bạn, Cập nhật chỉ mục trong ruy-băng trên Tài liệu tham khảo tab sẽ trở nên sống động. Nếu nút vẫn chuyển sang màu xám như thể hiện trong hình trên, hãy đảm bảo rằng con trỏ của bạn nằm trong chỉ mục.
Nếu bạn muốn xóa chỉ mục hoàn toàn, hãy chọn tất cả văn bản của chỉ mục đó và nhấn vào nút Xóa Chìa khóa. Sau đó, bạn có thể sẽ muốn xóa các mục nhập chỉ mục (như đã thấy ở trên) nếu bạn không định sử dụng một chỉ mục nào cả.
5] Tạo chỉ mục tự động trong Word
Có thể mất một chút thời gian để đánh dấu tất cả các mục bạn muốn trong chỉ mục Word của mình. Nhưng một chỉ mục có thể là một công cụ có giá trị cho độc giả của bạn. Vì vậy, hãy cân nhắc việc thêm một cái nếu khán giả của bạn có thể hưởng lợi từ nó cho tài liệu Word tiếp theo, cuốn sách hoặc tài liệu dài dòng khác của bạn.
Nếu điều này hữu ích, bạn cũng có thể thích - Cách sử dụng văn bản được liên kết trong Microsoft Word.