Khi tạo tài liệu dài trong Microsoft Word, chỉ mục là công cụ tiện lợi cho người đọc. Thường thấy chỉ mục ở cuối sách, giúp tra cứu từ/khái ngữ tìm trang tham chiếu. Tương tự như mục lục, Word cho phép chèn chỉ mục và cập nhật tự động, giảm thiểu công việc thủ công. Bài viết hướng dẫn tạo và cập nhật chỉ mục trong Word.
Cách tạo Chỉ mục trong Word
Các bước tạo chỉ mục:
- Đánh dấu các mục (Mark Entries).
- Chỉnh sửa hoặc xóa mục chỉ mục.
- Cập nhật chỉ mục.
- Tạo chỉ mục tự động trong Microsoft Word.
Xem chi tiết từng bước:
1. Đánh dấu mục chỉ mục
Word có thể xây dựng chỉ mục tự động, nhưng cần biết mục nào bạn muốn đưa vào. Để tạo chỉ mục, bạn phải đánh dấu các mục. Đây là phần công sức lớn nhất, nhưng khi quen sẽ làm nhanh.
Mở tài liệu Word, vào tab References (Tham chiếu). Chọn mục chỉ mục đầu tiên bằng cách kéo con trỏ qua nó.
Trên Ribbon, phần Index (Chỉ mục) ở bên phải. Nhấp nút Mark Entry (Đánh dấu mục).
Cửa sổ bật lên cho bạn mô tả mục. Cửa sổ có thể mở liên tục khi chọn các mục còn lại. Nhập Main entry (Mục chính) ở trên và tùy chọn Subentry (Mục phụ).
Chọn từ Options (Tùy chọn) cho tham chiếu chéo, trang hiện tại, hoặc dải trang. Hoặc định dạng số trang hiển thị in đậm/nghiêng.
Nhấp Mark (Đánh dấu) cho mục đơn lẻ hoặc Mark All (Đánh dấu tất cả) để đánh dấu văn bản giống nhau toàn tài liệu.
Khi xong, nhấp Close (Đóng).
Trên tài liệu, các mục chỉ mục được gắn nhãn XE. Nếu thêm Subentry hoặc tham chiếu chéo, bạn sẽ thấy trong thẻ XE.
Nếu không thấy thẻ XE nhưng muốn thấy, vào tab Home nhấp nút Show/Hide Paragraph (Hiện/Ẩn đoạn).
2. Chỉnh sửa hoặc xóa mục chỉ mục
Nếu cần thay đổi mục, ví dụ xóa tham chiếu chéo, hãy sửa trong trường XE. Thay đổi bên trong dấu ngoặc kép. Tùy chọn khác: xóa mục đã đánh dấu và đánh dấu lại.
Để xóa mục chỉ mục, chọn toàn bộ văn bản bao gồm dấu ngoặc nhọn { } và nhấn Delete. Sau đó làm theo các bước trên để đánh dấu lại với thay đổi mong muốn.
3. Tạo Chỉ mục trong Word
Khi chuẩn bị chèn chỉ mục, đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn. Chọn tab References và nhấp Insert Index (Chèn chỉ mục).
Trước khi tạo, bạn có thể điều chỉnh: Print Preview (Xem trước in), Tab Leader (Dấu dẫn tab), Formats (Định dạng), Type (Kiểu) và Columns (Cột).
Sau khi điều chỉnh, nhấp OK. Chỉ mục xuất hiện với các mục, sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
4. Cập nhật Chỉ mục
Bạn có thể tiếp tục đánh dấu mục thêm sau khi tạo chỉ mục và chỉ cần cập nhật. Nếu sửa/xóa mục, cũng cần cập nhật.
Nhấp vào vùng chỉ mục trong tài liệu, nút Update Index (Cập nhật chỉ mục) trên tab References sẽ kích hoạt. Nếu nút vẫn mờ, đảm bảo con trỏ nằm trong chỉ mục.
Để xóa hoàn toàn chỉ mục, chọn toàn bộ văn bản chỉ mục và nhấn Delete. Bạn cũng có thể xóa các mục chỉ mục nếu không dùng nữa.
5. Tạo Chỉ mục tự động trong Word
Việc đánh dấu tất cả mục có thể tốn thời gian, nhưng chỉ mục là công cụ giá trị cho người đọc. Hãy cân nhắc thêm cho tài liệu dài, sách, v.v.
Nếu hữu ích, bạn cũng có thể thích: Cách sử dụng văn bản liên kết trong Microsoft Word.