Có một tính năng ít người biết trong Word cho phép bạn thu thập các nhóm văn bản và/hoặc đồ họa từ nhiều vị trí khác nhau trong một tài liệu Word và sau đó dán tất cả văn bản đó vào một vị trí khác.
Nó được gọi là Spike và nó khác với Clipboard, vì Clipboard chỉ cho phép bạn làm việc với một tập văn bản được sao chép tại một thời điểm. Spike được đặt tên theo cái kẹp giấy kiểu cũ mà người ta dùng để cắm giấy khi đã xong việc. Bạn vẫn có thể thấy phiên bản cũ của Spike được sử dụng trong một số cửa hàng bán lẻ.
LƯU Ý: Tính năng Spike có sẵn trong các phiên bản Word từ 97 đến 2016.
Cách sử dụng Spike trong Word
Để thu thập thông tin vào Spike trong Word, chỉ cần chọn văn bản bạn muốn thêm và nhấn Ctrl + F3. Thao tác này sẽ cắt thông tin từ tài liệu của bạn và đặt nó vào Spike. Bạn có thể tiếp tục cắt các phần của tài liệu và Word sẽ tiếp tục thêm văn bản được cắt vào Spike.
LƯU Ý: Khi bạn sử dụng Spike, bạn đang cắt hoặc xóa văn bản khỏi vị trí gốc của nó, KHÔNG phải sao chép văn bản.
Để dán văn bản đã thu thập, đặt con trỏ chèn tại vị trí trong tài liệu hiện tại, tài liệu mới hoặc tài liệu hiện có khác nơi bạn muốn dán văn bản. Nhấn Ctrl + Shift + F3 để dán văn bản từ Spike tại con trỏ chèn. Tất cả thông tin trong Spike (không chỉ văn bản cuối cùng bạn cắt vào đó) sẽ được dán vào tài liệu của bạn tại con trỏ chèn.
Việc nhấn Ctrl + Shift + F3 cũng sẽ xóa tất cả thông tin trong Spike. Nếu bạn không muốn xóa Spike khi dán nội dung của nó, hãy đặt con trỏ chèn nơi bạn muốn dán nội dung, gõ "spike" (không có dấu ngoặc kép) và nhấn F3.
Bạn cũng có thể xem nội dung của Spike mà không cần dán nội dung hoặc làm trống Spike. Để làm điều này trong Word 2007 và các phiên bản mới hơn, nhấp vào tab Chèn trên Ribbon và tìm nút Phần nhanh trong phần Văn bản.
Nhấp vào mũi tên trên nút Phần nhanh và chọn Trình tổ chức khối xây dựng nếu bạn đang dùng Word 2007, hoặc Văn bản tự động nếu bạn đang dùng Word 2010, từ menu thả xuống.
Trong Word 2007, hộp thoại Trình tổ chức khối xây dựng hiển thị. Nhấp vào Spike trong danh sách bên trái để xem trước văn bản và/hoặc đồ họa mà Spike hiện đang chứa.
Để xem nội dung của Spike nếu bạn đang dùng Word 2003 hoặc cũ hơn, chọn Văn bản tự động | Văn bản tự động từ menu Chèn.
Hộp thoại Tự động sửa hiển thị. Trên tab Văn bản tự động, gõ "spike" (không có dấu ngoặc kép) vào hộp chỉnh sửa Nhập các mục Văn bản tự động tại đây để nhanh chóng tìm thấy Spike trong danh sách. Spike sẽ được tự động chọn khi tìm thấy và bạn có thể xem nội dung của Spike trong hộp Xem trước bên dưới danh sách các mục Văn bản tự động.
Bạn có thể đã nhận thấy rằng khi dán nội dung của Spike, có một dòng trống thêm vào giữa mỗi mục bạn thêm vào Spike. Đó là do Chọn đoạn văn thông minh.
Với Chọn đoạn văn thông minh được bật, bạn không thể chọn một đoạn văn mà không lấy kèm dấu kết thúc đoạn văn đó. Bạn có thể muốn tắt Chọn đoạn văn thông minh để tránh tạo ra các dòng trống giữa các mục trên Spike. Để làm điều này trong Word 2007, chọn Tùy chọn Word từ menu Office.
Trên hộp thoại Tùy chọn Word, nhấp vào Nâng cao trong danh sách bên trái.
Trong phần Tùy chọn chỉnh sửa ở bên phải, bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng chọn đoạn văn thông minh để không có dấu tích trong hộp kiểm.
Nhấp OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.
Để tắt Chọn đoạn văn thông minh trong Word 2003 hoặc cũ hơn, chọn Tùy chọn từ menu Công cụ.
Trên hộp thoại Tùy chọn, nhấp vào tab Chỉnh sửa. Trong phần Tùy chọn chỉnh sửa, bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng chọn đoạn văn thông minh để không có dấu tích trong hộp kiểm.
Nhấp OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.
Spike là một tính năng hữu ích nếu bạn cần nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp lại và di chuyển văn bản không liền kề hoặc tạo tài liệu mới từ các mảnh của tài liệu khác. Thưởng thức!