Word có rất nhiều tính năng tôi hiếm khi dùng, thật ngạc nhiên. Tuy nhiên, khi bạn gặp trường hợp cần làm điều gì đó đặc biệt, những tính năng ẩn đó thực sự hữu ích. Ví dụ, tôi phải làm nghiên cứu cho một lớp học trực tuyến, yêu cầu sao chép và dán nhiều nội dung vào tài liệu Word.
Vấn đề duy nhất là tất cả văn bản có khoảng cách, cỡ chữ, màu sắc khác nhau, v.v. và tôi quên dán chỉ văn bản thuần túy (paste as text only) khi đang nghiên cứu. Đây là ví dụ về tài liệu Word của tôi trông như thế nào:
Đoạn văn trên cùng là những gì tôi muốn tất cả văn bản trong tài liệu trông như vậy, nhưng đáng tiếc, không phải vậy. Thay vào đó, một đoạn có khoảng cách kép, highlight, chữ in đậm, v.v. và đoạn kia dùng font family khác, cỡ chữ khác, in đậm và in nghiêng, thụt lề và nhiều hơn nữa.
Vì tôi đã biết về Keep Source Formatting (Giữ định dạng nguồn) và Match Destination Formatting (Khớp định dạng đích) (hoặc Merge Formatting (Hợp nhất định dạng), như được gọi bây giờ), tôi nghĩ chắc chắn có cách để sao chép và dán chỉ định dạng thay vì nội dung thực tế.
Sau khi xem qua các nút trên các ribbon khác nhau, tôi thấy thứ gọi là Format Painter (Bộ sao chép định dạng). Nghe có vẻ chính xác những gì tôi cần.
Tôi không thực sự hiểu cách dùng nó, nên tôi chỉ di chuột qua nút để xem tooltip (mẹo công cụ), thứ khá hữu ích.
Để dùng công cụ này, bạn có thể chọn vùng bạn thích định dạng, sau đó nhấp vào nút và nhấp vào phần khác để áp dụng định dạng cho phần đó. Tôi thấy việc chỉ nhấp chuột, tuy nhiên, không phải cách tốt nhất để áp dụng định dạng.
Với lý do nào đó, nếu bạn làm cách này, nó không áp dụng tất cả cài đặt định dạng cho phần đó. Ví dụ, tôi chọn đoạn trên cùng, nhấp nút và sau đó chỉ nhấp giữa đoạn thứ ba. Nó chỉ làm là xóa thụt lề!
Thay vào đó, nếu sau khi nhấp nút Format Painter, tôi nhấp và kéo để chọn toàn bộ đoạn văn, nó hoạt động như mong muốn.
Bạn rõ ràng có thể chọn nhiều hơn một đoạn văn để áp dụng định dạng ở nhiều nơi. Ngoài ra, họ có tùy chọn cho phép bạn nhấp đúp vào nút Format Painter và sau đó áp dụng định dạng cho nhiều phần trong tài liệu. Điều này hữu ích nếu các vùng bạn muốn áp dụng định dạng không liền kề nhau.
Valeur lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn sao chép định dạng văn bản, đừng chọn toàn bộ đoạn văn. Nếu bạn muốn sao chép cả định dạng văn bản và đoạn văn, thì hãy chọn toàn bộ đoạn văn, bao gồm cả dấu đoạn.
Ngoài văn bản, Format Painter hoạt động tốt trên một số loại đồ họa hoặc bản vẽ. Ví dụ tốt là hình dạng (shapes). Nếu bạn vào tab Insert (Chèn) rồi nhấp vào Shapes (Hình dạng), bạn có thể thêm mọi loại hình dạng vào tài liệu. Sau đó bạn có thể định dạng chúng trông hoàn toàn khác mặc định.
Ví dụ, tôi thêm hình sao và thay đổi độ rộng đường viền, màu sắc, thêm văn bản, bóng, phản chiếu, v.v. Cái bên phải là sao mặc định. Nếu tôi muốn dễ dàng làm cho sao thứ hai trông như cái đầu tiên, tôi chỉ cần nhấp vào sao bên trái, nhấp Format Painter và nhấp vào sao bên phải và xong!
Trừ văn bản tôi thêm và cỡ của sao, mọi thứ khác đều được sao chép. Rất tiện lợi nếu bạn cần áp dụng cùng định dạng trên tài liệu Word rất lớn hoặc thậm chí nhiều tài liệu Word. Tôi đã test với nhiều instance Word chạy cùng lúc và có thể sao chép và dán định dạng qua các tài liệu khác nhau.
Tóm lại, đây là một tính năng nhỏ so với tất cả các tính năng khác của Word, nhưng nó tiết kiệm nhiều thời gian khi cần thiết. Thưởng thức!