Kể từ khi tôi quay lại trường học sau một thời gian dài, tôi cũng quay lại việc phải tạo các bài thuyết trình PowerPoint và viết báo cáo trong Word. Có nhiều tính năng trong Word mà hầu hết mọi người không bao giờ dùng trừ khi họ đang ở trường.
Một trong những tính năng đó là Mục lục (Table of Contents). Word có một tính năng tuyệt vời cho phép bạn tự động tạo một mục lục đẹp mắt nếu bạn biết dùng loại tiêu đề nào. Điều tuyệt vời là ngay cả khi bạn đã có tài liệu Word với nhiều nội dung, cũng rất dễ chỉnh sửa để có thể tự động tạo mục lục.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình thiết lập tài liệu Word với tiêu đề đúng cách và sau đó nói về cách tạo mục lục. Tôi cũng sẽ nói về cách bạn có thể tùy chỉnh mục lục theo ý thích.
Thiết lập và xem tiêu đề trong Word
Điều đầu tiên bạn muốn làm trước khi tạo bất kỳ mục lục nào là thiết lập tiêu đề (headers). Mặc định, các tiêu đề cho phép bạn dùng là H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) và H3 (Heading 3).
Bạn có thể tìm thấy các tiêu đề này trong hộp Styles (Kiểu) trên tab Home chính trong ribbon. Chỉ có ba tiêu đề này dùng cho Mục lục mặc định. Nếu bạn thêm Mục lục tùy chỉnh (Custom TOC), bạn cũng có thể dùng H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle (Phụ đề), Title (Tiêu đề), và TOC Heading (Tiêu đề Mục lục).
Khi bạn duyệt qua tài liệu để thêm các tiêu đề khác nhau, thoải mái chọn từ bất kỳ tiêu đề nào được nhắc ở trên nếu chỉ H1, H2 và H3 cảm thấy quá hạn chế. Bạn chỉ phải chèn Mục lục tùy chỉnh và thay đổi một vài cài đặt, tôi cũng sẽ nhắc đến.
Áp dụng tiêu đề cho văn bản trong Word rất dễ. Chỉ cần nhấp vào dòng chứa văn bản và sau đó nhấp vào kiểu tiêu đề bạn muốn áp dụng.
Duyệt qua tài liệu và thêm bao nhiêu tiêu đề bạn muốn. Lưu ý khi bạn thêm tiêu đề, sẽ khó thấy các tiêu đề, ngay cả khi bạn bật hiển thị dấu đoạn. Để nhanh chóng xem tất cả tiêu đề trong tài liệu Word, nhấp vào tab View (Xem) và tích hộp dưới Navigation Pane (Khung điều hướng).
Khi bạn làm vậy, một khung sẽ xuất hiện ở bên trái tài liệu và bạn sẽ thấy các tiêu đề, tiêu đề phụ, v.v.
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ đưa bạn đến tiêu đề đó trong tài liệu Word. Đây là cách tuyệt vời để nhanh chóng xem cấu trúc tiêu đề trước khi tạo Mục lục cuối cùng.
Thêm Mục lục trong Word
Bây giờ chúng ta đã thiết lập đúng tất cả tiêu đề, hãy tiếp tục chèn mục lục. Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với thiết lập Mục lục mặc định trong Word. Trước khi bắt đầu, có thể là ý tưởng tốt để thêm một trang trắng ở đầu tài liệu.
Để làm vậy, đến đầu trang đầu tiên hiện tại và nhấp vào Insert (Chèn) và Blank Page (Trang trắng). Bây giờ nhấp vào References (Tham chiếu), Table of Contents (Mục lục) và chọn một trong các lựa chọn Automatic (Tự động) ở trên cùng.
Mục lục thủ công (Manual table) chỉ là văn bản điền vào theo định dạng mục lục, nhưng bạn sẽ phải tự làm tất cả thay đổi. Khi bạn chèn Mục lục tự động, bạn sẽ thấy giống như sau:
Tuyệt vời! Bây giờ bạn đã có một Mục lục đẹp định dạng trong tài liệu Word! Khi bạn đã chèn Mục lục, bạn vẫn có thể thay đổi tiêu đề trong tài liệu, nhưng thay đổi sẽ không tự động phản ánh trong Mục lục.
Để cập nhật Mục lục, chỉ cần nhấp vào bên trong nó và sau đó nhấp vào Update Table (Cập nhật bảng) ở trên cùng.
Nó sẽ hỏi bạn có muốn cập nhật chỉ số trang hay toàn bộ bảng. Nếu bạn đã sửa đổi, chèn hoặc xóa tiêu đề, bạn nên chọn entire table (toàn bộ bảng). Nếu bạn chỉ thêm nội dung cho tài liệu nhưng không thêm hoặc xóa tiêu đề, bạn có thể chọn page numbers only (chỉ số trang).
Tùy chỉnh Mục lục
Nếu bạn dùng tiêu đề khác H1, H2, và H3, bạn sẽ nhận thấy chúng không xuất hiện trong Mục lục. Để dùng các tiêu đề bổ sung này, bạn phải chọn Custom Table of Contents (Mục lục tùy chỉnh) khi chèn Mục lục.
Điều này sẽ mở hộp thoại tùy chọn cho Mục lục. Bạn có thể thay đổi một số cài đặt cơ bản như có hiển thị số trang hay không và có căn phải số trang hay không. Dưới General (Chung), bạn có thể chọn từ nhiều kiểu dáng và cũng có thể chọn hiển thị nhiều cấp độ hơn ba, tức là tiêu đề H3.
Nếu bạn nhấp vào Options (Tùy chọn), bạn có thể chọn các mục bổ sung để xây dựng Mục lục. Nếu bạn cuộn xuống, bạn sẽ có thể chọn Subtitle và TOC heading.
Để tùy chỉnh giao diện của mục lục, bạn phải nhấp vào nút Modify (Sửa đổi). Nếu bạn chỉ chuột phải vào Mục lục và chọn Font hoặc Paragraph, nó sẽ không định dạng Mục lục. Khi bạn nhấp vào Modify, bạn sẽ có hộp thoại khác nơi bạn có thể chỉnh sửa từng cấp độ Mục lục. TOC 1 là H1, TOC 2 là H2, v.v.
Nhấp vào nút Modify thứ hai và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng cho tiêu đề cụ thể đó. Vì vậy nếu bạn muốn, bạn có thể làm cho tất cả tiêu đề H1 in đậm và cỡ chữ khác.
Nếu bạn nhấp vào nút Format (Định dạng) ở dưới cùng, bạn có thể tùy chỉnh thêm nhiều cài đặt như paragraph, tabs, border, frame, numbering, v.v. Đây là Mục lục của tôi với H1 in đậm và cỡ chữ lớn hơn.
Cuối cùng, nếu bạn nhấn phím CTRL rồi nhấp vào bất cứ thứ gì trong Mục lục, bạn sẽ được đưa đến trang đó. Tuy nhiên, nếu bạn thấy phiền phải giữ phím CTRL, bạn có thể thay đổi bằng cách vào File – Options (Tùy chọn) rồi nhấp vào Advanced (Nâng cao).
Bỏ tích hộp Use CTRL + Click to follow hyperlink (Dùng CTRL + Click để theo liên kết). Bây giờ bạn có thể chỉ nhấp vào các mục trong Mục lục như liên kết mà không cần giữ CTRL. Thật tiếc, điều này chỉ hoạt động trên bản Word cục bộ của bạn. Khi bạn email cho ai đó và nếu họ không có cài đặt đó thay đổi, họ sẽ phải CTRL + click. Đó là tất cả về mục lục trong Word. Thưởng thức!