Bây giờ tôi đã trở lại trường học sau một thời gian dài, tôi cũng trở lại với việc tạo các bản trình bày PowerPoint khác nhau và viết báo cáo trong Word. Có rất nhiều tính năng trong Word mà hầu hết mọi người không bao giờ sử dụng trừ khi họ đang đi học.
Một trong những tính năng đó là Mục lục. Word có một tính năng tuyệt vời cho phép bạn tự động tạo mục lục đẹp mắt nếu bạn biết loại tiêu đề nào cần sử dụng. Điều tuyệt vời là ngay cả khi bạn đã có một tài liệu Word với nhiều nội dung, thì việc chỉnh sửa nó rất dễ dàng để bạn có thể tạo mục lục tự động.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình thiết lập tài liệu Word của bạn với các tiêu đề chính xác và sau đó nói về cách tạo mục lục. Tôi cũng sẽ nói về cách bạn có thể tùy chỉnh mục lục theo ý thích của mình.
Thiết lập và xem tiêu đề trong Word
Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể tạo bất kỳ mục lục nào là thiết lập tiêu đề của bạn. Theo mặc định, các tiêu đề được phép mà bạn có thể sử dụng là H1 (Tiêu đề 1) , H2 (Tiêu đề 2) và H3 (Tiêu đề 3) .
Bạn có thể tìm thấy các tiêu đề này trong Kiểu trên Trang chủ chính tab trong ruy-băng. Đây là ba điều duy nhất bạn có thể sử dụng cho một TOC mặc định. Nếu bạn thêm TOC tùy chỉnh, bạn cũng có thể sử dụng H4 (Tiêu đề 4) , H5 (Tiêu đề 5) , H6 (Tiêu đề 6) , Phụ đề , Tiêu đề và Tiêu đề TOC .
Khi bạn đang xem xét tài liệu của mình để thêm các tiêu đề khác nhau, vui lòng chọn từ bất kỳ tiêu đề nào được đề cập ở trên nếu chỉ H1, H2 và H3 cảm thấy quá hạn chế. Bạn sẽ chỉ phải chèn TOC tùy chỉnh và thay đổi một số cài đặt, điều này tôi cũng sẽ đề cập.
Rất dễ dàng áp dụng các tiêu đề vào văn bản trong Word. Chỉ cần nhấp vào dòng có văn bản và sau đó nhấp vào kiểu tiêu đề bạn muốn áp dụng.
Xem qua tài liệu và thêm bao nhiêu tiêu đề này tùy thích. Lưu ý rằng khi bạn thêm tiêu đề, bạn sẽ khó nhìn thấy tiêu đề, ngay cả khi bạn có đánh dấu đoạn văn. Để xem nhanh tất cả các tiêu đề trong tài liệu Word, hãy nhấp vào nút Xem rồi chọn hộp bên dưới Ngăn dẫn hướng .
Khi bạn làm điều này, một ngăn sẽ xuất hiện ở phía bên trái của tài liệu và bạn sẽ có thể xem các tiêu đề khác nhau, tiêu đề phụ, v.v.
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ đưa bạn đến tiêu đề đó trong tài liệu Word. Đây là một cách tuyệt vời để xem nhanh cấu trúc tiêu đề của bạn trước khi tạo TOC cuối cùng.
Thêm Mục lục trong Word
Bây giờ chúng ta đã thiết lập đúng tất cả các tiêu đề, hãy tiếp tục và chèn mục lục. Trước tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với thiết lập TOC mặc định trong Word. Trước khi bắt đầu, bạn nên thêm một trang trống vào đầu tài liệu của mình.
Để làm điều đó, hãy lên đầu trang đầu tiên hiện tại của bạn và sau đó nhấp vào Chèn và Trang trống . Bây giờ hãy nhấp vào Tham khảo , Mục lục và chọn từ một trong các chế độ Tự động các lựa chọn ở trên cùng.
Một bảng thủ công sẽ chỉ là văn bản điền ở định dạng mục lục, nhưng bạn sẽ phải thực hiện tất cả các thay đổi theo cách thủ công. Khi bạn chèn TOC tự động, bạn sẽ thấy một cái gì đó như sau:
Đáng kinh ngạc! Bây giờ bạn có một TOC được định dạng độc đáo trong tài liệu Word của mình! Khi bạn đã chèn TOC, bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi đối với các tiêu đề trong tài liệu của mình, nhưng các thay đổi sẽ không được phản ánh tự động trong TOC.
Để cập nhật TOC, chỉ cần nhấp vào bên trong của nó rồi nhấp vào Bảng cập nhật ở trên cùng.
Nó sẽ hỏi bạn nếu bạn chỉ muốn cập nhật số trang hay toàn bộ bảng. Nếu bạn đã sửa đổi, chèn hoặc xóa các tiêu đề, bạn nên chọn toàn bộ bảng . Nếu bạn vừa thêm nội dung khác vào tài liệu của mình, nhưng chưa thêm hoặc xóa bất kỳ tiêu đề nào, bạn có thể chọn chỉ số trang .
Tùy chỉnh Mục lục
Nếu bạn đã sử dụng các tiêu đề không phải H1, H2 và H3, bạn sẽ nhận thấy chúng sẽ không xuất hiện trong TOC. Để sử dụng các tiêu đề bổ sung này, bạn phải chọn Mục lục tùy chỉnh khi chèn TOC.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại tùy chọn cho TOC. Bạn có thể thay đổi một số cài đặt cơ bản như có hiển thị số trang hay không và căn phải các số hay không. Trong Chung , bạn có thể chọn từ nhiều kiểu và bạn cũng có thể chọn hiển thị nhiều cấp hơn ngoài ba, đó là tiêu đề H3.
Nếu bạn nhấp vào Tùy chọn , bạn có thể chọn các mục bổ sung để xây dựng TOC. Nếu cuộn xuống, bạn sẽ có thể chọn Phụ đề và tiêu đề TOC .
Để tùy chỉnh giao diện của mục lục, bạn phải nhấp vào nút Sửa đổi cái nút. Nếu bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào TOC và chọn Phông chữ hoặc Đoạn văn , nó sẽ không định dạng TOC. Khi bạn nhấp vào Sửa đổi, bạn sẽ nhận được một hộp thoại khác, nơi bạn có thể chỉnh sửa từng cấp TOC. TOC 1 là H1, TOC 2 là H2, v.v.
Nhấp vào Sửa đổi thứ hai và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng cho tiêu đề cụ thể đó. Vì vậy, nếu muốn, bạn có thể làm đậm tất cả các tiêu đề H1 và có kích thước phông chữ khác.
Nếu bạn nhấp vào Định dạng ở dưới cùng, bạn có thể tùy chỉnh nhiều cài đặt hơn như đoạn văn, tab, đường viền, khung, đánh số, v.v. Đây là TOC của tôi với H1 là chữ đậm và có kích thước phông chữ lớn hơn.
Cuối cùng, nếu bạn nhấn phím CTRL và sau đó nhấp vào bất kỳ thứ gì trong TOC, bạn sẽ được đưa đến trang đó. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy phiền phức khi phải nhấn phím CTRL, bạn có thể thay đổi điều này bằng cách đi tới Tệp - Tùy chọn và sau đó nhấp vào Nâng cao .
Hãy tiếp tục và bỏ chọn Sử dụng CTRL + Nhấp để theo dõi siêu kết nối hộp. Bây giờ bạn có thể chỉ cần nhấp vào các mục trong TOC dưới dạng liên kết mà không cần giữ phím CTRL. Thật không may, điều này chỉ hoạt động trên bản sao Word cục bộ của bạn. Khi bạn gửi email cho ai đó và nếu họ không thay đổi cài đặt đó, họ sẽ phải CTRL + nhấp. Đó là về nó khi nói đến mục lục trong Word. Hãy tận hưởng!