Word cho phép tính tổng cột trong bảng, giống như chương trình bảng tính Excel. Bài này hướng dẫn Word 2003, 2007, 2010/2013/2016. Ví dụ: tổng cột số thập phân.
Word 2007 Đến 2016
Mở Word, đặt con trỏ ô trống cuối cột chứa số cần tổng.
Tab Công cụ Bảng (Table Tools) hiện ra. Nhấn tab Bố cục (Layout).
Nhấn nút Công thức (Formula) nhóm Dữ liệu (Data).
Công thức đúng tự động điền vào ô Công thức (Formula) hộp thoại Công thức. Chọn 0.00 từ Định dạng số (Number format) để định dạng giống số trong cột. Tùy dữ liệu, chọn định dạng khác.
Nhấn OK chấp nhận.
Trường công thức chèn vào ô, tổng tự động tính và hiển thị. Thay đổi số cột Số tiền (Amount), chuột phải tổng > chọn Cập nhật trường (Update Field) cập nhật tổng. Hoặc nhấn F9 khi trường được chọn.
Lưu ý lớn: Dữ liệu phải liên tục (contiguous), không có khoảng trống. Ví dụ: tháng 3 không có dữ liệu cột 2.
Thì chỉ tổng từ tháng 4-6 thay vì 1-6. Nếu điền 0 vào ô trống và cập nhật trường, ra kết quả đúng.
Nhớ kiểm tra kết quả đảm bảo đúng. Vấn đề này không thường xảy ra Excel vì phải chỉ định ô tính toán, nhưng Word không vậy.
Có thể không thấy nút Tự động tổng (AutoSum) trên tab Bố cục Word hoặc tab khác. Tính năng có trong Word nhưng không trên Ribbon. Để truy cập, thêm vào thanh Truy cập nhanh (Quick Access Toolbar). Nhấn nút Office > Tùy chọn Word (Word Options). Word mới: Tệp > Tùy chọn (Options).
Chọn Tùy chỉnh (Customize) danh sách trái hộp thoại Tùy chọn Word. Word mới: chọn Thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
Chọn Lệnh không trên Ribbon (Commands Not in the Ribbon) từ Chọn lệnh từ (Choose commands from).
Cuộn xuống danh sách dưới Chọn lệnh từ tìm lệnh Tổng (Sum). Chọn > nhấn Thêm (Add). Thêm lệnh Tổng vào danh sách lệnh Thanh truy cập nhanh bên phải hộp thoại.
Nhấn OK đóng hộp thoại Tùy chọn Word. Lệnh Tổng hiển thị nút trên Thanh truy cập nhanh. Click nút Tổng khi con trỏ ở ô cuối cột Số tiền bảng trước để tổng cột.
Rất tiếc không tùy chỉnh trực tiếp tab Ribbon Word. Mẹo tùy chỉnh và dùng lệnh từ Ribbon thảo luận bài Tùy chỉnh Ribbon MS Office.
Word 2003
Bảng ví dụ dưới dùng để tổng cột số trong Word 2003. Để tổng cột Số tiền, đặt con trỏ ô cuối cột đó.
Chọn Công thức (Formula) từ menu Bảng (Table).
Ô Công thức hộp thoại Công thức tự động điền công thức phù hợp. Định dạng tổng giống số cột Số tiền. Chọn 0.00 từ Định dạng số.
Nhấn OK chấp nhận.
Tổng nhập vào ô cuối cột Số tiền.
Đó là tất cả! Lưu ý: có thể chèn công thức phức tạp hơn vào ô công thức, nhưng Word không hỗ trợ tất cả công thức Excel, đừng ngạc nhiên nếu thử công thức Excel bị lỗi. Xem danh sách hàm dùng được Word từ Microsoft (cuộn xuống phần available functions). Thưởng thức!