Khi chia sẻ tài liệu Word 2007, bạn có thể cần xóa hoặc ẩn thông tin mật. Tìm và xóa thủ công dễ sai sót và tốn thời gian. Nếu thường cần ẩn dữ liệu mật trong Word 2007, có add-in miễn phí Word 2007 Redaction Tool (Công cụ che khuất Word 2007) ẩn văn bản trong tài liệu Word 2007 dễ dàng, hiệu quả hơn.
Văn bản che khuất xuất hiện trong bản sao mới của tài liệu gốc dưới dạng thanh đen đặc. Văn bản dưới thanh chuyển thành đường dọc (|||||), ngăn nội dung che khuất bị khôi phục dưới mọi trường hợp, ngay cả khi người nhận xem tài liệu che khuất trong trình soạn thảo văn bản như Notepad.
Tải Word 2007/2010 Redaction Tool từ
https://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Yêu cầu cài Word 2007 Redaction Tool:
- .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1
Tuy nhiên không cần cài riêng. Nếu thiếu một trong hai, chương trình cài đặt tải và cài tự động. Cài 2 thành phần này có thể yêu cầu khởi động lại.
Cài add-in: đúp chuột file .exe tải về. Đọc thỏa thuận .NET Framework Client Profile > nhấn Chấp nhận (Accept).
Đọc thỏa thuận Visual Studio Tools for Office > nhấn Chấp nhận.
WinZip Self-Extractor mở và tự bắt đầu cài đặt.
Các file cần thiết tải về.
Cài .NET Framework và Visual Studio Tools.
Microsoft Office Customization Installer hỏi xác nhận cài tùy chỉnh. Nhấn Cài đặt (Install).
Hộp thoại báo cài thành công. Nhấn Đóng (Close).
LƯU Ý: Nếu báo lỗi lúc này, chạy lại file cài. Chúng tôi gặp lỗi lần đầu cài. Chạy lại thì thành công.
Sau cài Word 2007 Redaction Tool, nhóm Che khuất (Redact) thêm vào tab Xem lại (Review).
Để che khuất (làm đen) văn bản riêng tư, trước hết đánh dấu văn bản cần che. Highlight văn bản > nhấn nút Đánh dấu (Mark).
Muốn đánh dấu cùng văn bản nhiều nơi, click mũi tên nút Đánh dấu > chọn Tìm và Đánh dấu (Find and Mark).
Hộp thoại Tìm và Đánh dấu hiện ra. Nhập văn bản tìm ô Tìm gì (Find what). Xem thêm tùy chọn, nhấn Thêm (More).
Tùy chọn tìm kiếm (Search Options) hiện dưới nút, nút Thêm thành Bớt (Less). Chọn tùy chọn mong muốn. Ẩn tùy chọn thêm, nhấn Bớt. Nhấn Đánh dấu (Mark) tìm và đánh dấu văn bản.
Hộp thoại báo số lần tìm thấy và đã đánh dấu. Đóng hộp thoại: nhấn Hủy (Cancel).
Văn bản đánh dấu xuất hiện highlight xám trong tài liệu.
Nếu có văn bản đánh dấu không muốn che khuất, chọn lại văn bản đó > chọn Bỏ đánh dấu (Unmark) từ menu thả xuống nút Bỏ đánh dấu để ngăn che khuất.
Di chuyển giữa dấu che khuất để kiểm tra cuối: dùng nút Tiếp theo (Next) và Trước (Previous).
Chắc chắn đã đánh dấu hết văn bản cần che, chọn Che khuất tài liệu (Redact Document) từ menu thả xuống nút Đánh dấu để làm đen văn bản đánh dấu.
Bản sao tài liệu đã che khuất mới được tạo với văn bản đánh dấu thay bằng thanh đen. Hộp thoại hiện khi xong yêu cầu chạy Trình kiểm tra tài liệu (Document Inspector) kiểm tra và xóa metadata ẩn trước khi phân phối. Nhấn Kiểm tra (Inspect) chạy kiểm tra hoặc Đóng (Close) bỏ qua.
Hộp thoại Trình kiểm tra tài liệu hiển thị. Các loại metadata liệt kê với ô tích. Tích mục muốn kiểm tra metadata. Nhấn Kiểm tra bắt đầu. Đóng không kiểm tra: nhấn Đóng.
Kết quả kiểm tra hiển thị. Nếu tìm thấy metadata, dấu chấm than hiện bên trái mục tìm thấy. Xóa metadata: nhấn Xóa tất cả (Remove All) bên phải mục đó.
LƯU Ý: Trình kiểm tra tài liệu ghi chú dưới hộp thoại: một số thay đổi không hoàn tác. Chắc chắn muốn xóa trước khi nhấn Xóa tất cả.
Hộp thoại Trình kiểm tra tài liệu báo thay đổi. Nhấn Đóng.
Tài liệu mới, thanh đen che hết văn bản riêng tư bạn đánh dấu.
Nhớ: không gỡ bỏ được dấu đen từ văn bản trong tài liệu mới. Lưu file tên khác gốc và chia sẻ tài liệu mới, không phải gốc. Quay lại tài liệu gốc chọn Xóa tất cả đánh dấu (Remove All Marks) từ menu nút Bỏ đánh dấu xóa đánh dấu, nếu muốn.
Để bảo mật thêm tài liệu đã che khuất, bảo vệ khỏi sửa đổi khi lưu tài liệu mới. Cho phép phân phối tài liệu không thể thay đổi.
Làm: chọn Lưu dưới dạng | Tài liệu Word (Save As | Word Document) từ menu Office.
Hộp thoại Lưu dưới dạng, nhập tên mới cho bản sao đã che khuất ô Tên file. Nhấn nút Công cụ (Tools) dưới cùng > chọn Tùy chọn chung (General Options).
Hộp thoại Tùy chọn chung, nhập mật khẩu ô Mật khẩu để sửa đổi (Password to modify), chọn Khuyến nghị chỉ đọc (Read-only recommended) nếu muốn. Nhấn OK.
Hộp thoại Xác nhận mật khẩu hiện ra. Nhập lại mật khẩu > OK.
Quay lại hộp thoại Lưu dưới dạng. Nhấn Lưu (Save) lưu tài liệu đã che khuất, bảo mật.
Dùng Word 2007 Redaction Tool và bảo vệ tài liệu khỏi sửa đổi, bạn bảo vệ thông tin mật và bảo toàn tài liệu khi phải phân phối. Redaction Tool hoạt động như nhau Word 2010. Thưởng thức!