Khi chia sẻ tài liệu Word 2007, bạn có thể cần xóa hoặc ẩn thông tin bí mật. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu và xóa dữ liệu đó theo cách thủ công, nhưng điều này có thể dễ xảy ra lỗi và tốn thời gian. Nếu bạn thường xuyên cần ẩn dữ liệu bí mật trong Word 2007, có một phần bổ trợ miễn phí dành cho Word 2007, được gọi là Word 2007 Redaction Tool , có thể được sử dụng để ẩn văn bản trong tài liệu Word 2007 một cách dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.
Văn bản được biên tập lại xuất hiện trong bản sao mới của tài liệu gốc của bạn dưới dạng một thanh màu đen liền khối. Văn bản bên dưới thanh được chuyển đổi thành dòng dọc (|||||), ngăn không cho truy xuất nội dung được biên tập lại trong bất kỳ trường hợp nào, ngay cả khi bên mà bạn đang chia sẻ tài liệu xem tài liệu được biên tập lại trong trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad.
Tải xuống Công cụ Redaction của Word 2007/2010 từ
https://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Các mục sau là bắt buộc để cài đặt Word 2007 Redaction Tool :
- Gói dịch vụ 1 .NET Framework 3.5
- Gói dịch vụ thời gian chạy VSTO 3.0 1
Tuy nhiên, bạn không cần phải cài đặt chúng một cách riêng biệt. Nếu một trong hai mục này chưa được cài đặt trên hệ thống của bạn, thì Công cụ Redaction của Word 2007 chương trình cài đặt sẽ tự động tải xuống và cài đặt chúng. Việc cài đặt hai mục này có thể khiến khởi động lại.
Để cài đặt bổ trợ, hãy nhấp đúp vào .exe tệp bạn đã tải xuống. Đọc kỹ thỏa thuận cấp phép cho Hồ sơ máy khách .NET Framework và nhấp vào nút Chấp nhận để tiếp tục.
Đọc kỹ thỏa thuận cấp phép cho Công cụ Visual Studio cho Office và nhấp vào nút Chấp nhận để tiếp tục.
Trình tự giải nén WinZip mở và tự động bắt đầu quá trình cài đặt.
Các tệp cần thiết đã được tải xuống.
.NET Framework và Công cụ Visual Studio được cài đặt.
Trình cài đặt tùy chỉnh Microsoft Office hiển thị hỏi bạn có chắc chắn muốn cài đặt tùy chỉnh này không. Nhấp vào Cài đặt để tiếp tục.
Một hộp thoại hiển thị khi quá trình cài đặt kết thúc thành công. Nhấp vào Đóng .
LƯU Ý: Nếu bạn gặp lỗi tại thời điểm này, hãy chạy lại tệp cài đặt bạn đã tải xuống. Chúng tôi đã gặp lỗi khi cài đặt bổ trợ lần đầu tiên. Chạy lại quá trình cài đặt dường như hoạt động.
Sau khi bạn đã cài đặt Công cụ Redaction của Word 2007 , một Redact nhóm được thêm vào Đánh giá tab.
Để chỉnh sửa hoặc bôi đen văn bản riêng tư trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn cần đánh dấu văn bản sẽ được chỉnh sửa. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu văn bản mong muốn và nhấp vào Đánh dấu nút.
Nếu bạn muốn đánh dấu cùng một văn bản ở nhiều vị trí trong tài liệu, hãy nhấp vào mũi tên trên nút Đánh dấu và chọn Tìm và đánh dấu từ trình đơn thả xuống.
Tìm và đánh dấu hộp thoại hiển thị. Nhập văn bản cần tìm trong phần Tìm gì hộp chỉnh sửa. Để xem các tùy chọn khác, hãy nhấp vào nút Thêm nút.
Tùy chọn tìm kiếm hiển thị dưới các nút trên hộp thoại và nút Thêm nút trở thành Ít hơn khuy ao. Chọn bất kỳ tùy chọn mong muốn. Để ẩn các tùy chọn bổ sung một lần nữa, hãy nhấp vào nút Ít hơn khuy ao. Nhấp vào Đánh dấu để tìm và đánh dấu văn bản đã nhập.
Hộp thoại hiển thị số lần xuất hiện của văn bản được chỉ định đã được tìm thấy và đánh dấu. Để đóng hộp thoại, nhấp vào Hủy .
Văn bản đã đánh dấu xuất hiện được đánh dấu bằng màu xám trong tài liệu của bạn.
Nếu có bất kỳ văn bản nào bạn đã đánh dấu mà bạn không muốn biên tập lại, bạn có thể chọn lại văn bản đã đánh dấu đó và chọn Bỏ đánh dấu khỏi Bỏ đánh dấu trình đơn thả xuống của nút để ngăn văn bản đó bị biên tập lại.
Để di chuyển giữa các dấu redaction trong tài liệu của bạn để kiểm tra lần cuối, hãy sử dụng nút Tiếp theo và Trước đó các nút.
Sau khi bạn chắc chắn rằng bạn đã đánh dấu tất cả văn bản mà bạn muốn biên tập lại, hãy chọn Biên soạn lại tài liệu từ Mark trình đơn thả xuống để bôi đen văn bản đã đánh dấu.
Một phiên bản biên tập mới của tài liệu của bạn được tạo với văn bản được đánh dấu được thay thế bằng các thanh màu đen. Một hộp thoại hiển thị khi quá trình hoàn tất yêu cầu bạn chạy Trình kiểm tra tài liệu để kiểm tra và xóa mọi siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu trước khi nó được phân phối. Nhấp vào Kiểm tra để chạy kiểm tra hoặc nhấp vào Đóng bỏ qua kiểm tra.
Người kiểm tra tài liệu hộp thoại hiển thị. Các loại siêu dữ liệu khác nhau được liệt kê trong hộp thoại với hộp kiểm bên cạnh mỗi mục. Chọn hộp kiểm cho các mục bạn muốn kiểm tra siêu dữ liệu. Nhấp vào nút Kiểm tra nút để bắt đầu kiểm tra. Để đóng hộp thoại tại thời điểm này mà không cần kiểm tra, hãy nhấp vào Đóng .
Kết quả kiểm tra được hiển thị trên Người kiểm tra tài liệu hộp thoại. Nếu tìm thấy bất kỳ siêu dữ liệu nào, dấu chấm than sẽ hiển thị ở bên trái của mục được tìm thấy. Để xóa siêu dữ liệu khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút Xóa tất cả ở bên phải của mục.
LƯU Ý: Người kiểm tra tài liệu ghi chú ở cuối hộp thoại rằng không thể hoàn tác một số thay đổi. Đảm bảo bạn muốn xóa siêu dữ liệu trước khi nhấp vào nút Xóa tất cả nút.
Người kiểm tra tài liệu hộp thoại thông báo cho bạn về những thay đổi được thực hiện. Nhấp vào Đóng .
Trong tài liệu mới, các thanh màu đen được chèn trên tất cả văn bản riêng tư mà bạn đã đánh dấu.
Hãy nhớ rằng bạn không thể xóa các vết đen khỏi văn bản trong tài liệu mới. Đảm bảo bạn lưu tệp với tên khác với tên gốc và chia sẻ tài liệu mới, không phải tài liệu gốc. Bạn có thể quay lại tài liệu gốc và chọn Xóa tất cả các dấu khỏi Bỏ đánh dấu menu nút để xóa văn bản đã đánh dấu của bạn, nếu muốn.
Để bảo mật hơn nữa tài liệu đã biên tập lại của mình, bạn có thể chọn bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi khi lưu dưới dạng tài liệu mới. Điều này cho phép bạn phân phối một tài liệu không thể thay đổi được.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Lưu dưới dạng | Tài liệu Word từ Văn phòng menu.
Trên Lưu dưới dạng hộp thoại, hãy nhập tên mới cho bản sao tài liệu được biên tập lại trong Tên tệp hộp chỉnh sửa. Nhấp vào Công cụ ở dưới cùng và chọn Tùy chọn chung từ trình đơn thả xuống.
Trên Tùy chọn chung hộp thoại, nhập mật khẩu vào Mật khẩu để sửa đổi hộp chỉnh sửa và chọn Khuyến nghị chỉ đọc , nếu muốn. Nhấp vào OK .
Xác nhận mật khẩu hộp thoại hiển thị. Nhập lại mật khẩu của bạn và nhấp vào OK .
Bạn được quay lại trang Lưu dưới dạng hộp thoại. Nhấp vào nút Lưu để lưu tài liệu bảo mật, được biên tập lại mới của bạn.
Bằng cách sử dụng Công cụ Redaction của Word 2007 và bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi, bạn có thể bảo vệ thông tin bí mật của mình và bảo quản tài liệu của bạn khi bạn phải phân phối nó. Công cụ Redaction hoạt động tốt trong Word 2010. Hãy tận hưởng!