Khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Word, một số thông tin cá nhân bạn không muốn chia sẻ sẽ tự động thêm vào file. Tính năng Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu) sẽ tìm kiếm và xóa dữ liệu ẩn trong tài liệu, như bình chú, dấu nước, và siêu dữ liệu khác trước khi xuất bản.
Document Inspector trong Word kiểm tra gì?
Document Inspector sẽ tìm kiếm nhiều siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu của bạn, cụ thể:
- Bình chú (Comments), phiên bản (versions), và dấu hiệu sửa đổi (revision marks)
- Tài liệu, thuộc tính (properties), và thông tin cá nhân.
- Task pane add-ins (Tiện ích bổ sung khung tác vụ)
- Tài liệu nhúng (Embedded documents).
- Macros, forms (biểu mẫu), và ActiveX controls
- Collapsed headings (Đầu mục thu gọn)
- Custom XML data (Dữ liệu XML tùy chỉnh)
- Headers (Đầu trang), Footers (Chân trang) và watermarks (dấu nước)
- Invisible content (Nội dung không thấy)
- Hidden text (Văn bản ẩn)
Cách kiểm tra tài liệu trong Word bằng Document Inspector
Làm theo các bước dưới đây để kiểm tra tài liệu trong Word bằng Document Inspector:
- Nhấp File
- Nhấp Info (Thông tin) trên backstage view
- Nhấp Check for issues (Kiểm tra vấn đề) trên khung bên phải
- Chọn Inspect Documents (Kiểm tra tài liệu) trong menu thả xuống
- Hộp thoại Document Inspector sẽ mở ra
- Chọn dữ liệu ẩn bạn muốn kiểm tra, sau đó nhấp Inspect (Kiểm tra).
- Nhấp nút Remove All (Xóa tất cả) bên cạnh kết quả danh mục
- Nhấp Close (Đóng)
- Các phần tử ẩn bị xóa khỏi tài liệu.
Khởi động Word.
Nhấp File.
Nhấp Info trên backstage view.
Nhấp Check for issues trên khung bên phải.
Chọn Inspect Documents trong menu thả xuống.
Hộp thoại Document Inspector mở ra, liệt kê nhiều dữ liệu ẩn bạn sẽ tìm thấy trong tài liệu.
Chọn dữ liệu ẩn bạn muốn kiểm tra, sau đó nhấp Inspect.
Đợi một phút.
Nhấp nút Remove All bên cạnh kết quả danh mục
Bạn có thể kiểm tra lại tài liệu bằng cách nhấp nút Reinspect (Kiểm tra lại) nếu muốn.
Nhấp Close.
Các phần tử ẩn bị xóa khỏi tài liệu.
Metadata (Siêu dữ liệu) trong tài liệu Word là gì?
Metadata, còn gọi là thuộc tính tài liệu, là tập dữ liệu mô tả, nhận diện và cung cấp thông tin về dữ liệu khác. Chúng bao gồm chi tiết và từ khóa nhận diện nội dung tài liệu.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu cách kiểm tra tài liệu trong Word bằng Document Inspector; nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận.