Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách bảo vệ toàn bộ hoặc các phần của Microsoft Word của bạn tài liệu bằng cách sử dụng tính năng này được gọi là ‘ Hạn chế chỉnh sửa ‘. Tính năng này cho phép bạn đánh dấu tài liệu là ‘ Chỉ đọc ‘ và vẫn cho phép chỉnh sửa hoặc thay đổi các phần đã chọn nhất định của tài liệu.
Hạn chế Chỉnh sửa khóa các dòng hoặc câu nhất định trong tài liệu, có thể quan trọng hoặc nhạy cảm và do đó, không ai có thể chỉnh sửa được. Đây là cách người ta có thể bảo vệ nội dung có trong tài liệu MS Word.
Bảo vệ tài liệu Word bằng tính năng Chỉnh sửa Hạn chế
Các phần không bị hạn chế trong tài liệu có thể được cung cấp cho bất kỳ ai hoặc bạn có thể chỉ cho phép một số người dùng nhất định chỉnh sửa hoặc thực hiện thay đổi. Bạn cũng có một tùy chọn để bảo vệ toàn bộ tài liệu và đặt nó ở chế độ Chỉ đọc. Hãy để chúng tôi xem cách này có thể được thực hiện.
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu MS Word và nhấp vào ‘Xem lại’ tab.
Chọn những câu mà bạn không muốn áp dụng tính năng chỉnh sửa hạn chế. Trong trường hợp này, tôi chỉ chọn Câu 1 và Câu 2. Trong phần Đánh giá tab, ‘Bảo vệ’ nhóm, nhấp vào ‘Hạn chế chỉnh sửa’ như trong hình ảnh.
Hộp thoại Hạn chế Chỉnh sửa sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy như sau:
- Hạn chế về Định dạng
- Hạn chế Chỉnh sửa
- Ngoại lệ
- Bắt đầu thực thi
1] Hạn chế định dạng
Cài đặt này giới hạn định dạng đối với một số định dạng hoặc kiểu lựa chọn nhất định. Bạn có thể chọn kiểu mà bạn muốn được phép trong tài liệu. Để áp dụng điều này, hãy chọn hộp kiểm.
2] Hạn chế chỉnh sửa
Trong Hạn chế chỉnh sửa, hãy chọn hộp kiểm cho biết - Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu.
Hơn nữa, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn tùy chọn ‘Không có thay đổi (Chỉ đọc)’. Tài liệu trở thành Chỉ đọc ngoại trừ các phần đã chọn. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác như Thay đổi được theo dõi, Nhận xét và Điền vào biểu mẫu, tùy thuộc vào những thay đổi bạn muốn cho phép.
Ngoại lệ (tùy chọn)
Phần này cho phép bạn chọn những người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu một cách tự do. Để cho phép mọi người và mọi người chỉnh sửa phần đã chọn của tài liệu, hãy chọn mục ‘Mọi người’ hộp kiểm. Bạn cũng có thể nhập riêng tên người dùng, được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
3] Bắt đầu thực thi
Để áp dụng tất cả các cài đặt này cho tài liệu MS Word của bạn, hãy nhấp vào ‘Yes, Start Enforcing Protection’.
‘Bắt đầu thực thi bảo vệ’ hộp thoại sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy hai phương pháp Bảo vệ - Mật khẩu và Xác thực Người dùng. Chọn ‘Mật khẩu’ Phương pháp bảo vệ và nhập và nhập lại mật khẩu đã tạo vào các ô cho sẵn. Nhấn OK.
Để mã hóa tài liệu MS Word, để chỉ những chủ sở hữu đã xác thực của tài liệu mới có thể xóa bảo vệ, hãy nhấp vào ‘Xác thực người dùng’.
Mẹo:
- Sử dụng mật khẩu mạnh bao gồm sự kết hợp của chữ hoa, chữ thường, chữ cái, số và ký hiệu.
- Đảm bảo rằng bạn lưu mật khẩu một cách an toàn tại một số nơi an toàn. Trong trường hợp quên mật khẩu, bạn sẽ không thể lấy lại được.
- Việc mã hóa tài liệu sẽ ngăn những người dùng khác làm việc trên tài liệu cùng một lúc.
Cách mở khóa tài liệu Word được bảo vệ
Để xóa tất cả các biện pháp bảo vệ khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút ‘Dừng bảo vệ’ cái nút. Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu, hãy nhập mật khẩu.
Lưu ý: Để loại bỏ tất cả bảo vệ khỏi tài liệu, bạn sẽ phải biết mật khẩu đã được áp dụng cho tài liệu. Hoặc, bạn sẽ phải được liệt kê là chủ sở hữu đã xác thực cho tài liệu. Để làm như vậy, hãy nhấp vào tab Xem lại> Hạn chế chỉnh sửa> Dừng bảo vệ.
Bằng cách này, bạn có thể bảo vệ tài liệu MS Word của mình bằng cách sử dụng tính năng ‘Hạn chế chỉnh sửa’ từ tab Xem lại.