Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách bảo vệ toàn bộ hoặc một phần tài liệu Microsoft Word bằng tính năng Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa). Tính năng này cho phép bạn đánh dấu tài liệu là Read Only (Chỉ đọc) nhưng vẫn cho phép chỉnh sửa các phần được chọn cụ thể.
Restrict Editing khóa các dòng hoặc câu quan trọng/nhạy cảm trong tài liệu, ngăn chặn việc bất kỳ ai chỉnh sửa chúng. Đây là cách bảo vệ nội dung trong tài liệu MS Word.
Bảo vệ tài liệu Word bằng Restrict Editing
Các phần không bị hạn chế trong tài liệu có thể cung cấp cho bất kỳ ai, hoặc bạn có thể chỉ cho phép người dùng cụ thể được quyền chỉnh sửa. Bạn cũng có tùy chọn bảo vệ toàn bộ tài liệu và đặt thành Chỉ đọc. Hãy xem cách thực hiện.
Đầu tiên, mở tài liệu MS Word và nhấp vào tab Review (Xem xét).
Chọn các câu/văn bản bạn không muốn áp dụng tính năng hạn chế chỉnh sửa. Trong ví dụ này, tôi chọn Câu 1 và Câu 2. Ở tab Review, nhóm Protect (Bảo vệ), nhấp vào Restrict Editing.
Hộp thoại Restrict Editing sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:
- Formatting Restrictions (Hạn chế định dạng)
- Editing Restrictions (Hạn chế chỉnh sửa)
- Exceptions (Ngoại lệ)
- Start Enforcement (Bắt đầu thực thi)
1. Hạn chế định dạng (Formatting Restrictions)
Cài đặt này giới hạn định dạng chỉ cho phép một số kiểu dáng hoặc style nhất định. Bạn có thể chọn các style được phép trong tài liệu. Để áp dụng, hãy tích vào ô checkbox.
2. Hạn chế chỉnh sửa (Editing Restrictions)
Dưới Editing Restrictions, tích vào ô checkbox có nội dung: Allow only this type of editing in the document (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu).
Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống và chọn No changes (Read Only) (Không thay đổi - Chỉ đọc). Tài liệu sẽ trở thành Chỉ đọc ngoại trừ các phần đã chọn. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác như Tracked changes (Theo dõi thay đổi), Comments (Bình luận), Filling in forms (Điền biểu mẫu), tùy theo loại thay đổi bạn muốn cho phép.
Ngoại lệ (Exceptions) - Tùy chọn
Phần này cho phép chọn người dùng được quyền chỉnh sửa tự do tài liệu. Để cho phép mọi người chỉnh sửa phần đã chọn, tích vào ô checkbox Everyone (Mọi người). Bạn cũng có thể nhập tên người dùng riêng biệt, phân cách bằng dấu chấm phẩy.
3. Bắt đầu thực thi (Start Enforcement)
Để áp dụng tất cả cài đặt này cho tài liệu Word, nhấp vào Yes, Start Enforcing Protection (Có, bắt đầu thực thi bảo vệ).
Hộp thoại Start Enforcing Protection sẽ hiện ra. Bạn sẽ thấy hai phương pháp bảo vệ: Password (Mật khẩu) và User Authentication (Xác thực người dùng). Chọn phương pháp Password, nhập và nhập lại mật khẩu đã tạo vào các ô. Nhấn OK.
Để mã hóa tài liệu Word, chỉ chủ sở hữu được xác thực mới có thể gỡ bỏ bảo vệ, hãy nhấp vào User Authentication.
Mẹo:
- Sử dụng mật khẩu mạnh kết hợp chữ hoa, chữ thường, chữ cái, số và ký tự đặc biệt.
- Lưu mật khẩu an toàn ở nơi bảo mật. Nếu quên mật khẩu, bạn sẽ không thể khôi phục.
- Mã hóa tài liệu ngăn người khác làm việc trên tài liệu cùng lúc.
Cách mở khóa tài liệu Word đã bảo vệ
Để gỡ bỏ tất cả bảo vệ khỏi tài liệu, nhấp vào nút Stop Protection (Dừng bảo vệ). Nếu được yêu cầu nhập mật khẩu, hãy nhập mật khẩu.
Lưu ý: Để gỡ bỏ bảo vệ, bạn phải biết mật khẩu đã đặt, hoặc được liệt kê là chủ sở hữu được xác thực. Cách làm: Tab Review > Restrict Editing > Stop Protection.
Bằng cách này, bạn có thể bảo vệ tài liệu MS Word bằng tính năng Restrict Editing từ tab Review.