Đọc lại bài viết thường cần một cặp mắt thứ hai, nhưng đôi khi thay vì đề xuất thay đổi để đưa vào, các sửa đổi trực tiếp được thực hiện trong tài liệu bởi người đọc lại, không có sự đồng ý của người viết. Một số người có thể thấy điều này chán nản vì họ mất hàng giờ để hoàn thành một tài liệu nhưng chỉ mất vài phút cho một biên tập viên/người đọc lại để xóa dòng slogan đó.
Word có một tính năng gọi là ‘Hạn chế chỉnh sửa’ giúp các tác giả như vậy hạn chế chỉnh sửa & định dạng không cần thiết bởi người đọc lại cho tài liệu của họ.
Hạn chế chỉnh sửa trong Microsoft Word
Mở tài liệu mà bạn muốn thiết lập hạn chế chỉnh sửa và chọn tab ‘Xem xét’, được đặt trên giao diện dải công cụ.
Tiếp theo, từ phần ‘Bảo vệ’, chọn tùy chọn ‘Hạn chế chỉnh sửa’. Khi được chọn, bạn sẽ ở khu vực hạn chế chỉnh sửa. Từ đây bạn có thể cung cấp các tùy chọn để thiết lập hạn chế chỉnh sửa.
Chính dưới tiêu đề đọc là ‘Hạn chế chỉnh sửa’, đánh dấu hộp kiểm liền kề tùy chọn sau – ‘Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu’.
Ở đây bạn cũng có thể thiết lập hạn chế định dạng cho tài liệu. Tuy nhiên, những hạn chế này không quan trọng lắm. Vì vậy, bạn có thể để các tùy chọn ở trạng thái như hiện tại.
Khi xong, nhấp vào mũi tên thả xuống và từ danh sách các tùy chọn hiển thị, chọn tùy chọn mong muốn. Nếu bạn không muốn cho phép người khác thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho tài liệu của bạn, bạn có thể chọn ‘Không thay đổi’ (Chế độ chỉ đọc). Tuy nhiên, nhiều người thích chọn tùy chọn ‘Nhận xét’ vì nó không cho phép người đọc thực hiện thay đổi cho tài liệu của bạn nhưng đề xuất một số thay đổi qua nhận xét, nếu cần.
Tiếp theo, nếu bạn sẵn sàng áp dụng các cài đặt đã chọn, nhấp vào nút ‘Có, Bắt đầu thực thi bảo vệ’ và chờ vài giây.
Đó là nó! Với các cài đặt này, người đọc lại sẽ không thể tránh khỏi có quyền để lại nhận xét và khuyến nghị, nhưng bất kỳ nỗ lực nào đưa vào thay đổi trực tiếp trong tài liệu sẽ thất bại.