Viết thì dễ, nhưng viết hay tự nó là một hình thức nghệ thuật. Các thang đo khác nhau tồn tại với mục tiêu xác định khả năng đọc và chất lượng viết, với một trong các thang Flesch-Kincaid định hình các tài liệu của chính phủ Mỹ. Nhiều người viết bằng trình xử lý văn bản nhưng lại vượt qua các cài đặt liên quan đến ngữ pháp, văn phong và khả năng đọc.
Microsoft Word đi kèm với các tùy chọn cho thang đo Flesch-Kincaid theo mặc định. Tự phê bình đặc biệt khó khi nó liên quan đến việc viết, mặc dù thang điểm có thể giúp thu hút sự chú ý của bạn đến các chủ đề lặp lại hoặc lỗi về văn phong. Việc kích hoạt các tùy chọn sẽ giống nhau từ Office 2007 trở đi, mặc dù ảnh chụp màn hình được chụp là từ Office 2013.
Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút logo Office trong Office 2007. Kể từ Office 2010, nút “Tệp” đã thay thế biểu trưng cũ hơn.
Ở cuối menu xuất hiện, Office 2007 sẽ bao gồm một nút được gọi là “Tùy chọn Word”. Office 2010 trở lên chỉ cần gọi đây là “Tùy chọn”, mặc dù chúng có cùng tác dụng.
Cửa sổ xuất hiện tại thời điểm này phải giống nhau.
Tùy chọn “Soát lỗi” giống nhau bất kể phiên bản chương trình. Tiêu đề “Khi sửa lỗi chính tả trong Word” phải có hộp kiểm cuối cùng có nhãn “Cho phép tính điểm khả năng đọc”. Kiểm tra điều này để kích hoạt thang đo Flesch-Kincaid; chương trình không cần khởi động lại.
Word sẽ không đánh giá khả năng đọc của tài liệu cho đến khi nó cũng đã kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab “Xem lại”, sau đó nhấp vào “Chính tả &Ngữ pháp”.
Nếu Word có bất kỳ thay đổi nào cần đề xuất, một ngăn bên phải sẽ trượt vào. Những thay đổi này không cần thiết, mặc dù chúng có thể làm nổi bật những điều chỉnh nhỏ có lợi cho khả năng đọc. Không có cách nào để bỏ qua tất cả các thay đổi được đề xuất, nhưng một cửa sổ khác sẽ xuất hiện sau khi hoàn thành. Phần cuối cùng của cửa sổ này là về khả năng đọc tài liệu.
“Reading Ease” nằm trong khoảng từ 0 đến 100. Các tài liệu đạt điểm “100” hoàn hảo có thể cực kỳ đơn giản, chẳng hạn như sách dành cho trẻ em và những tài liệu đạt điểm “0” gần như không thể hiểu được.
Đánh dấu một câu cho phép bạn đánh giá câu đó một mình, có nghĩa là mọi ngoại lệ về độ dài, văn phong hoặc độ phức tạp đều rõ ràng.
Theo nguyên tắc chung, những câu như "Con chó đã đi ngủ" sẽ đạt 100% về khả năng đọc, nhưng điểm thấp ở cấp lớp.
Cấp lớp hoạt động như một hệ thống cấp học gần đúng của trường học Hoa Kỳ, với cấp lớp cao hơn phản ánh một phong cách viết phức tạp hơn. Các phiên bản Word cũ hơn dường như bị giới hạn ở mức điểm tối đa là 12,0, mặc dù các phiên bản mới hơn dường như có thể đạt điểm cao hơn thế này:trên thực tế, Word đạt điểm đoạn này là 12,2.