Viết văn bản dễ dàng, nhưng viết tốt là một nghệ thuật. Có nhiều thang đo nhằm xác định độ dễ đọc và chất lượng văn bản, trong đó thang Flesch-Kincaid được sử dụng cho các tài liệu chính quyền Mỹ. Nhiều người soạn thảo văn bản bằng trình xử lý văn bản nhưng bỏ qua các cài đặt liên quan đến ngữ pháp, phong cách và độ đọc.
Microsoft Word tích hợp sẵn các tùy chọn cho thang Flesch-Kincaid. Tự đánh giá văn bản của mình rất khó, nhưng thang đo này có thể giúp bạn nhận ra các lỗi lặp lại hoặc nhược điểm về phong cách. Các bước bật tùy chọn này giống nhau từ Office 2007 trở đi (chụp màn hình minh họa từ Office 2013).
Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút logo Office ở góc trên bên trái (Office 2007). Từ Office 2010 trở đi, nút này được thay bằng tab File.
Ở dưới cùng menu hiện ra, Office 2007 có nút Word Options. Office 2010 và các phiên bản mới hơn chỉ gọi là Options, nhưng chức năng giống nhau.
Cửa sổ xuất hiện sẽ giống hệt nhau.
Chọn mục Proofing (Chính tả & Ngữ pháp). Dưới phần "When correcting spelling in Word" (Khi sửa lỗi chính tả trong Word), tích vào ô Enable readability scoring (Bật tính năng chấm điểm độ đọc). Word không cần khởi động lại.
Word sẽ không đánh giá độ đọc cho đến khi bạn kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Vào tab Review (Xem lại) và chọn Spelling & Grammar.
Nếu Word đề xuất thay đổi, một khung bên phải sẽ trượt ra. Các thay đổi không bắt buộc nhưng có thể làm nổi bật các điều chỉnh nhỏ giúp tăng độ đọc. Không có cách bỏ qua tất cả, nhưng khi hoàn tất, một cửa sổ mới hiện ra với phần cuối về độ đọc tài liệu.
Reading Ease (Độ dễ đọc) chạy từ 0 đến 100. Điểm 100 thường là văn bản rất đơn giản (sách thiếu nhi), điểm 0 gần như không hiểu được.
Bôi đen một câu cho phép đánh giá riêng câu đó, giúp phát hiện các ngoại lệ về độ dài, phong cách hoặc độ phức tạp.
Ví dụ, câu "The dog went to bed" (Con chó đi ngủ) đạt 100% độ đọc nhưng cấp độ lớp học thấp.
Cấp độ lớp học (Grade Level) xấp xỉ hệ thống cấp lớp Mỹ, cấp cao hơn phản ánh văn phong phức tạp hơn. Các phiên bản Word cũ giới hạn tối đa 12.0, nhưng phiên bản mới có thể điểm cao hơn (đoạn này được chấm 12.2).