Bạn là người dùng Microsoft Word và thắc mắc có chế độ xem (Views) khác nhau để đọc tài liệu không? Có, có các tùy chọn hiển thị hoặc chuyển đổi tài liệu sang các Views khác nhau.
Khi chuyển Views, tài liệu sẽ có Layout khác nhau và công cụ chỉnh sửa khác nhau (trừ Web View hầu như giống Print Preview; khác ở chỗ trông như trang web). Các Views bao gồm: Print Layout View, Read Mode View, Web Layout View, Outline View, và Draft Layout.
1. Print Layout View (Chế độ xem bố cục in):
Chế độ xem mặc định. Cho thấy tài liệu sẽ trông như thế nào khi in.
2. Read Mode View (Chế độ đọc):
Cách tốt nhất đọc tài liệu; bao gồm công cụ đọc thay vì viết. Trong Microsoft Word 365, có 3 tab trong Read Mode View: File, Tools, View.
Menu Tools (Công cụ)
- Find – Tìm văn bản và nội dung khác trong tài liệu.
- Search – Tìm hiểu thêm về văn bản chọn, hình ảnh, kết quả từ nguồn trực tuyến.
- Translate – Dịch văn bản chọn sang ngôn ngữ khác.
Menu View (Xem)
- Edit Document – Chuyển sang Print View để chỉnh sửa và dùng công cụ chỉnh sửa.
- Focus Mode – Loại bỏ sự phân tâm để tập trung tài liệu.
- Navigation Pane – Hướng dẫn định vị tài liệu nhanh.
- Show Comments – Xem tất cả bình luận bên cạnh tài liệu.
- Column Width – Thay đổi hiển thị: hẹp, mặc định, rộng.
- Page Color – Đổi màu tài liệu: none, Sepia, inverse.
- Layout – Chọn định dạng đọc: bố cục cột hoặc giấy.
- Syllables – Hiển thị ngắt âm tiết.
- Text Spacing – Khoảng cách giữa từ, ký tự, dòng.
- Read Aloud – Đọc to từ và highlight từng từ khi đọc.
3. Web Layout (Bố cục Web):
Web Layout View hiển thị tài liệu như trang Web. Layout này tuyệt vời cho bảng rộng trong tài liệu.
4. Outline View (Chế độ xem dàn ý):
View này tiện tạo tiêu đề và di chuyển toàn bộ đoạn văn trong tài liệu. Outline View cho thấy tài liệu dạng dàn ý, nội dung hiển thị dạng gạch đầu dòng.
5. Draft View (Chế độ nháp):
Chuyển view chỉ thành văn bản trong tài liệu để chỉnh sửa, gõ nhanh. Headers hoặc Footers và đối tượng đặc biệt không hiển thị, giúp tập trung chỉ vào văn bản.
Áp dụng các Views khác nhau cho tài liệu Word
Các Views nằm ở thẻ View góc trên trái nhóm Views Group. Bài viết giải thích các Views khác nhau và cách dùng.
- Ẩn/hiện khoảng trống giữa trang trong Print Layout View
- Di chuyển trang trong Reading Mode View
- Xem Web Layout
- Mở rộng/thu gọn section và tổ chức lại tài liệu trong Outline View
- Tạo và chèn sub-document trong Outline View
- Hiện/ẩn styles trong lề Draft View
1. Ẩn/hiện khoảng trống giữa trang trong Print Layout View
Dùng con trỏ chỉ vào khoảng trống giữa các trang. Nhấp đúp Hai mũi tên đối diện, Khoảng trống sẽ ẩn. Nhấp đúp vào Đường kẻ xuất hiện sau khi ẩn để hiển thị lại.
2. Di chuyển trang trong Reading Mode View
Nhấp Mũi tên ở rìa ngoài trang. Nhấp View trong Read Mode. Chọn Navigation Pane. Navigation Pane cho phép di chuyển giữa Pages, Heading, Result. Thoát Reading Mode: chọn Edit Document hoặc nhấn Escape.
3. Cách xem Web Layout
Vào thẻ View, góc trên trái View Window chọn Web Layout. Trong Web Layout View, tài liệu trông như trang web.
4. Mở rộng/thu gọn section và tổ chức lại tài liệu trong Outline View
Để Mở rộng hoặc Thu gọn section trong Outline View. Đặt con trỏ cạnh tiêu đề đoạn văn → nhấp nút Expand Button hoặc Collapse Button (dấu Cộng và Trừ) góc trên trái Outline Window nhóm Outline Tools. Hoặc nhấp đúp dấu Cộng cạnh section chọn.
Để tổ chức lại tài liệu: nhấp dấu Cộng cạnh section → kéo lên/xuống hoặc dùng phím Up/Down Arrow nhóm Outline Tool.
5. Tạo và chèn sub-document trong Outline View
Tạo Subdocument: đặt con trỏ sau tiêu đề. Nhấp Show Document mục Master Document. Chọn Create tạo Subdocument, phải nhúng sau tiêu đề, đảm bảo Expand Subdocument bật. Nhấp Create.
Chèn Subdocument: đặt con trỏ sau tiêu đề. Chọn Show Document → Insert; hộp thoại chọn tài liệu chèn vào Outline View. Chọn Close Outline View thoát.
6. Hiện/ẩn styles trong lề Draft View
Trong Draft View, có cách hiển thị style văn bản trong đoạn. Chọn File → Options, hộp thoại Word Options hiện ra. Chọn Advanced, hộp thoại Word Options hiện ra. Phần Display, nhập Kích thước dương (0.5, 1.5, 1) vào Style Area Pane Width in Draft and Outline View. Để ẩn, nhập 0.
Hy vọng bài viết hữu ích.