Trong khi tạo tài liệu Word của mình, một số bạn có thể muốn bảo mật nó và ngăn người khác xem hoặc thực hiện các thay đổi đối với nó. Có một số tính năng bảo mật trong Microsoft Word 2013 cho phép bạn bảo vệ và bảo mật tài liệu của mình. Hãy cùng khám phá.
1. Đặt tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc
Microsoft Word 2013 cho phép người dùng đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc để không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu. Điều này rất giống với việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF để nó trở thành bản sao cuối cùng mà không có nội dung có thể chỉnh sửa. Tính năng này được gọi là đánh dấu tài liệu là cuối cùng. Làm theo các bước bên dưới để đánh dấu tài liệu là cuối cùng và đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc.
1. Đi tới Tệp -> Thông tin
2. Nhấp vào nút thả xuống “Bảo vệ tài liệu”.
3. Chọn “Đánh dấu là cuối cùng”
4. Word sẽ yêu cầu xác nhận cho biết rằng tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu. Bạn sẽ phải nhấn nút OK.
5. Bạn sẽ nhận được một hộp thông tin nêu rõ những điều sau:
Tài liệu này đã được đánh dấu là cuối cùng để cho biết rằng quá trình chỉnh sửa đã hoàn tất và đây là phiên bản cuối cùng của tài liệu. bị tắt. Bạn có thể nhận ra rằng một tài liệu đã được đánh dấu là Cuối cùng khi biểu tượng Đánh dấu là Cuối cùng hiển thị trên thanh trạng thái.
Bạn có thể chỉnh sửa lại tài liệu bằng cách nhấp vào nút “Vẫn chỉnh sửa” được hiển thị với dải màu vàng ở trên cùng.
2. Mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn
Bảo vệ bằng mật khẩu đã có từ Word 2007. Trong Word 2013, bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu cho tài liệu của mình theo các bước dưới đây:
1. Đi tới Tệp -> Thông tin
2. Nhấp vào nút thả xuống “Bảo vệ tài liệu”
3. Mã hóa bằng mật khẩu
4. Một cửa sổ hộp thoại mới sẽ mở ra yêu cầu nhập mật khẩu mã hóa. Nhập mật khẩu và nhấn OK.
5. Bạn sẽ cần nhập lại mật khẩu và nhấn OK một lần nữa.
Bất cứ khi nào bạn muốn mở lại tài liệu, Word sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu.
Xin lưu ý rằng nếu bạn quên mật khẩu mã hóa, Microsoft Word không đưa ra bất kỳ cách nào để khôi phục tài liệu. Bạn có thể sẽ cần sử dụng các tiện ích bẻ khóa mật khẩu của bên thứ ba, những tiện ích này đắt tiền hoặc không phải lúc nào cũng hoạt động.
3. Tạo biểu mẫu trong Word với các trường có thể chỉnh sửa
Đôi khi bạn muốn thêm một biểu mẫu vào tài liệu của mình. Word 2013 cho phép bạn tạo biểu mẫu với các trường có thể chỉnh sửa. Bạn sẽ cần phải bật tab ruy-băng Nhà phát triển, có thể được thực hiện bằng cách làm theo các bước bên dưới:
1. Đi tới Tệp -> Tùy chọn -> Tùy chỉnh Ruy-băng.
2. Chọn hộp kiểm “Nhà phát triển” được bỏ chọn theo mặc định. Bạn sẽ thấy một tab mới có nhãn Nhà phát triển trên Ruy-băng của Word 2013.
Sau khi tạo biểu mẫu, bạn có thể làm theo các bước bên dưới để chỉ kích hoạt các trường biểu mẫu để chỉnh sửa. Tất cả các văn bản khác sẽ không thể chỉnh sửa được.
1. Mở tài liệu với các trường biểu mẫu
2. Đi tới Tệp -> Thông tin
3. Nhấp vào menu thả xuống Bảo vệ tài liệu và chọn Hạn chế chỉnh sửa
4. Thao tác này sẽ mở ra một thanh bên với các tùy chọn khác nhau. Bạn phải chọn “Điền vào Biểu mẫu” trong Hạn chế Chỉnh sửa. Cũng chọn hộp kiểm “Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu”
5. Nhấp vào nút “Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ” trong “3. Bắt đầu thực thi ”.
6. Bạn sẽ được yêu cầu đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu. Bạn có thể nhập mật khẩu hai lần để làm như vậy.
Bạn có thể cung cấp tài liệu này cùng với biểu mẫu cho bất kỳ ai có thể nhập các trường biểu mẫu và lưu tài liệu. Không có gì khác sẽ được chỉnh sửa. Để có thể chỉnh sửa lại nó, bạn sẽ phải nhập mật khẩu mà bạn đã tạo khi giới hạn tài liệu.
Kết luận
Mặc dù có rất nhiều bộ ứng dụng văn phòng xung quanh nhưng không bộ phần mềm nào trong số chúng có nhiều tính năng phong phú như Microsoft Word. Với các tính năng bảo mật được đề cập ở trên, bạn sẽ có thể tạo và bảo vệ tài liệu của mình mà không tốn nhiều công sức. Tôi luôn thích sử dụng Microsoft Word để soạn thảo và bảo mật tài liệu của mình. Thế còn bạn? Bạn thích và sử dụng tính năng bảo mật nào của Microsoft Word nhất?