Khi tạo tài liệu Word, một số bạn có thể muốn bảo mật và ngăn người khác xem hoặc thay đổi. Có một số tính năng bảo mật trong Microsoft Word 2013 cho phép bảo vệ và bảo mật tài liệu. Hãy xem nhé.
1. Làm tài liệu chỉ đọc (read-only)
Microsoft Word 2013 cho phép người dùng làm tài liệu chỉ đọc để không ai khác chỉnh sửa được. Điều này tương tự chuyển tài liệu sang PDF để thành bản cuối cùng không thể chỉnh sửa. Tính năng này gọi là "đánh dấu tài liệu là hoàn thiện" (Mark as Final). Làm theo các bước:
- Đi đến File → Info
- Nhấp nút thả xuống "Protect Document" (Bảo vệ tài liệu).
- Chọn "Mark as Final" (Đánh dấu là hoàn thiện).
- Word sẽ hỏi xác nhận rằng tài liệu sẽ được đánh dấu hoàn thiện và lưu. Nhấn OK.
- Bạn sẽ thấy hộp thông tin:
Tài liệu này đã được đánh dấu là hoàn thiện để chỉ ra rằng chỉnh sửa đã hoàn tất và đây là phiên bản cuối cùng. Khi tài liệu được đánh dấu hoàn thiện, thuộc tính trạng thái được đặt là "Final" và các lệnh gõ, chỉnh sửa, đánh dấu kiểm tra chính tả bị tắt. Bạn nhận ra tài liệu đã được đánh dấu Final khi biểu tượng Mark As Final hiển thị trên thanh trạng thái.
Bạn có thể chỉnh sửa lại bằng cách nhấp nút "Edit Anyway" (Chỉnh sửa dù sao) hiển thị với dải vàng ở trên cùng.
2. Bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu
Bảo vệ mật khẩu có từ Word 2007. Trong Word 2013, bạn bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu theo các bước:
- Đi đến File → Info
- Nhấp nút thả xuống "Protect Document"
- Chọn "Encrypt with Password" (Mã hóa bằng mật khẩu)
- Cửa sổ dialog mới mở yêu cầu nhập mật khẩu mã hóa. Nhập mật khẩu và nhấn OK.
- Bạn cần nhập lại mật khẩu và nhấn OK lần nữa.
Mỗi khi muốn mở tài liệu lại, Word sẽ yêu cầu mật khẩu.
Lưu ý: Nếu quên mật khẩu mã hóa, Microsoft Word không cung cấp cách khôi phục tài liệu. Bạn có thể cần tiện ích thứ ba bẻ khóa mật khẩu - đắt tiền hoặc không luôn thành công.
3. Tạo biểu mẫu trong Word với trường có thể chỉnh sửa
Có lúc bạn muốn thêm biểu mẫu vào tài liệu. Word 2013 cho phép tạo biểu mẫu với trường chỉnh sửa. Bạn cần bật tab Developer (Nhà phát triển) trên Ribbon bằng cách:
- Đi đến File → Options → Customize Ribbon.
- Chọn hộp kiểm "Developer" (mặc định không chọn). Bạn sẽ thấy tab mới tên Developer trên Ribbon Word 2013.
Sau khi tạo biểu mẫu, làm theo các bước sau để chỉ cho phép chỉnh sửa trường biểu mẫu. Tất cả văn bản khác sẽ không thể chỉnh sửa.
- Mở tài liệu có trường biểu mẫu
- Đi đến File → Info
- Nhấp menu thả xuống Protect Document và chọn Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa)
- Thanh bên mở ra với các tùy chọn. Chọn "Filling in Forms" (Điền vào biểu mẫu) trong Editing Restrictions (Hạn chế chỉnh sửa). Cũng chọn hộp kiểm "Allow only this type of editing in the document" (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu).
- Nhấp nút "Yes, Start Enforcing Protection" (Có, bắt đầu thực thi bảo vệ) dưới "3. Start enforcement".
- Bạn sẽ được yêu cầu bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu. Nhập mật khẩu 2 lần.
Bạn có thể đưa tài liệu có biểu mẫu này cho bất kỳ ai để họ điền trường biểu mẫu và lưu tài liệu. Không gì khác có thể chỉnh sửa. Để làm cho nó có thể chỉnh sửa lại, bạn phải nhập mật khẩu tạo ra khi hạn chế tài liệu.
Kết luận
Mặc dù có nhiều bộ office suite, không cái nào giàu tính năng như Microsoft Word. Với các tính năng bảo mật trên, bạn có thể tạo và bảo vệ tài liệu với ít công sức. Tôi luôn thích dùng Microsoft Word để viết và bảo mật tài liệu. Còn bạn? Bạn thích và dùng tính năng bảo mật nào của Microsoft Word nhất?