Mặc dù các giải pháp dựa trên đám mây và ứng dụng ngân sách đang cố gắng lấy vị thế của Excel, nó vẫn là vua của kế toán, biểu đồ và tổ chức dữ liệu. Với 750 triệu người trên toàn cầu và 89% doanh nghiệp tận dụng MS Excel hàng ngày, nhiều người quên sử dụng tính năng bảo mật mạnh mẽ của nó: thêm mật khẩu và làm cho nó chỉ đọc (read-only).
Lớp bảo mật này làm cho sổ làm việc Excel chống lại sự can thiệp trái phép. Kể từ MS Office 2016, bảo vệ AES 256-bit đã được tích hợp, nâng cấp từ mã hóa 128-bit cũ, làm Excel hiện đại có thể so sánh với trình quản lý mật khẩu chuyên dụng.
Tại sao khóa sổ làm việc Excel
Bảo vệ sổ làm việc Excel bằng mật khẩu có thể hoạt động theo hai cách:
- Ngăn chặn truy cập trái phép vào sổ làm việc
- Hạn chế người dùng sửa đổi nội dung bảng tính (làm cho nó chỉ đọc)
Trong cả hai trường hợp, bạn có thể bảo vệ sổ làm việc Excel bằng mật khẩu để làm nó chỉ đọc. Điều này có nghĩa người dùng sẽ mở được sổ làm việc và xem dữ liệu nhưng không thể thay đổi bảng tính. Điều này cực kỳ quan trọng nếu bạn điều hành doanh nghiệp vừa và nhỏ và muốn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu tài chính.
Cách lưu sổ làm việc Excel chỉ đọc (Read Only)
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để khóa bảng tính hoặc sổ làm việc Excel bằng mật khẩu và làm nó chỉ đọc.
- Sau khi mở sổ làm việc cần bảo vệ, nhấp tùy chọn "File", sau đó nhấp "Save As" (Lưu dưới dạng) từ menu.
- Hộp thoại "Save As" sẽ hiện ra. Điều hướng đến dưới hộp và tìm tùy chọn "Tools" (Công cụ) ngay cạnh nút "Save". Nhấp "Tools" và menu thả xuống sẽ mở. Chọn và nhấp "General options" (Tùy chọn chung) trong menu thả xuống.
- Làm như vậy sẽ mở hộp thoại "General Options". Đây là nơi bạn tạo mật khẩu cho sổ làm việc.
Nhập mật khẩu mong muốn vào hộp "Password to modify" (Mật khẩu để sửa đổi) như minh họa dưới. Nếu bạn đã cài trình quản lý mật khẩu, bạn có thể dùng nó để tạo mật khẩu mạnh và lưu trong kho. Ngược lại, bạn có thể dùng hướng dẫn này về cách tạo mật khẩu khó bẻ. Với mật khẩu đã an toàn, tích hộp "Read-Only recommended" (Khuyến nghị chỉ đọc), sau đó nhấp "OK". - Bạn sẽ được nhắc xác nhận mật khẩu. Nhập cùng mật khẩu, sau đó nhấp OK để hoàn tất. Cuối cùng, nhấp nút "Save". Bây giờ, mỗi lần người dùng cố mở sổ làm việc, hộp thông báo sẽ hiện ra với thông báo sau.
- Nhấp nút "Read-Only" sẽ mở tài liệu nhưng ở chế độ Read-Only. Chỉ những người bạn chia sẻ "password to modify" mới có thể thay đổi sổ làm việc.
Cách "Bỏ bảo vệ" (Unprotect) sổ làm việc Excel
Nếu bạn muốn gỡ bỏ hạn chế chỉ đọc và cấp quyền chỉnh sửa cho mọi người? Gỡ bỏ tính năng Read-Only là quy trình dễ dàng và chỉ cần một cú nhấp chuột. Tất cả những gì bạn cần làm là lặp lại quy trình tương tự và bỏ tích hộp làm sổ làm việc Excel chỉ đọc.
Hãy tóm tắt cách mở hộp thoại chứa hộp kiểm "Read-only recommended": Nhấp "File → Save As" và trong hộp thoại hiện ra, chọn "General Options" từ menu thả xuống "Tools" cạnh nút "Save".
Sau khi bạn bỏ tích hộp "Read-Only recommended", xóa mật khẩu bạn đã đặt và nhấp "Save" để áp dụng thay đổi mới. Lần tới mở sổ làm việc, nó sẽ không mở ở chế độ Read-Only, cũng không hiển thị hộp giới hạn Read-Only.
Tận Dụng Mã Hóa File Excel
Đặt mật khẩu trong Excel để bảo vệ bất kỳ sổ làm việc nào là dễ dàng và tự giải thích. Tuy nhiên, nó có thể cho nhiều kiểm soát đáng kể over ai có thể truy cập và/hoặc chỉnh sửa sổ làm việc. Điều này có thể giúp rất nhiều trong việc duy trì tính toàn vẹn dữ liệu.
Bây giờ bạn đã biết cách làm sổ làm việc Excel chỉ đọc, những điều tiếp theo bạn có thể học là dùng hàm Concatenate và cách tách ô trong Excel. Chúng tôi cũng có vài hướng dẫn Word cho bạn—học cách hiển thị một trang tại một thời điểm và cách thêm video ngoại tuyến vào tài liệu Word.