Mặc dù các giải pháp dựa trên đám mây và các ứng dụng ngân sách đang cố gắng đánh cắp lời sấm sét của Excel, nó vẫn là vị vua của kế toán, biểu đồ và tổ chức dữ liệu. Với 750 triệu người trên toàn thế giới và 89% doanh nghiệp sử dụng MS Excel hàng ngày, nhiều người quên sử dụng tính năng bảo mật đáng gờm của nó:thêm mật khẩu và đặt nó ở chế độ chỉ đọc.
Lớp bảo mật nói trên làm cho sổ làm việc Excel của bạn chống lại việc giả mạo trái phép. Kể từ MS Office 2016, tính năng bảo vệ AES 256 bit đã được tích hợp, nâng cấp từ mã hóa 128 bit cũ, giúp Excel hiện đại có thể so sánh với trình quản lý mật khẩu chuyên dụng.
Tại sao phải khóa Sổ làm việc Excel
Bảo vệ sổ làm việc Excel bằng mật khẩu có thể hoạt động theo hai cách:
- Ngăn chặn truy cập trái phép vào sổ làm việc
- Hạn chế người dùng sửa đổi nội dung của bảng tính (chỉ đọc)
Trong cả hai trường hợp, bạn có thể bảo vệ sổ làm việc Excel bằng mật khẩu để chỉ đọc. Điều này có nghĩa là người dùng sẽ có thể mở sổ làm việc và xem dữ liệu nhưng sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính. Điều này cực kỳ quan trọng nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ và muốn đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính của mình.
Cách lưu Sổ làm việc Excel ở dạng Chỉ đọc
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách khóa bảng tính hoặc sổ làm việc Excel bằng mật khẩu và đặt nó ở chế độ chỉ đọc.
1. Khi bạn đã mở sổ làm việc mà bạn cần bảo vệ, hãy nhấp vào tùy chọn “Tệp”, sau đó nhấp vào tùy chọn “Lưu dưới dạng” từ trình đơn.
2. Hộp thoại "Lưu dưới dạng" sẽ bật lên. Điều hướng đến cuối hộp và tìm tùy chọn “Công cụ” ngay bên cạnh nút “Lưu”. Nhấp vào “Công cụ” và menu thả xuống sẽ mở ra. Chọn và nhấp vào “Tùy chọn chung” trong trình đơn thả xuống.
3. Làm như vậy sẽ mở hộp thoại “Tùy chọn chung”. Đây là nơi bạn sẽ tạo mật khẩu cho sổ làm việc của mình.
Nhập mật khẩu mong muốn của bạn vào ô “Mật khẩu để sửa đổi” như minh họa bên dưới. Nếu bạn đã cài đặt trình quản lý mật khẩu, bạn có thể sử dụng nó để tạo mật khẩu mạnh cho mình và lưu trữ trong kho. Nếu không, bạn có thể sử dụng hướng dẫn này về cách tạo mật khẩu khó bẻ khóa. Với mật khẩu được bảo mật, hãy chọn hộp cho “Đề xuất chỉ đọc”, sau đó nhấp vào “OK”.
4. Bạn sẽ được nhắc xác nhận mật khẩu. Nhập cùng một mật khẩu, sau đó nhấp vào OK để hoàn tất quá trình. Cuối cùng, nhấp vào nút "Lưu". Giờ đây, mỗi khi người dùng cố gắng mở sổ làm việc, một hộp thông báo bật lên sẽ xuất hiện với thông báo sau.
5. Nhấp vào nút “Chỉ đọc” sẽ mở tài liệu nhưng ở chế độ Chỉ đọc. Chỉ những người mà bạn chia sẻ “mật khẩu để sửa đổi” mới có thể thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc.
Cách "Bỏ bảo vệ" Sổ làm việc Excel
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn dỡ bỏ giới hạn chỉ đọc và cấp cho mọi người đặc quyền chỉnh sửa? Loại bỏ tính năng Chỉ đọc là một quá trình dễ dàng và có thể được thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện lại quy trình tương tự và bỏ chọn hộp làm cho sổ làm việc Excel của bạn ở chế độ Chỉ đọc.
Hãy tóm tắt lại cách mở hộp thoại có chứa hộp kiểm “Khuyến nghị chỉ đọc”:Nhấp vào “Tệp -> Lưu dưới dạng” và trong hộp thoại xuất hiện, chọn “Tùy chọn chung” từ menu thả xuống “Công cụ” tiếp theo vào nút “Lưu”.
Khi bạn đã bỏ chọn hộp “Chỉ đọc được đề xuất”, hãy xóa mật khẩu bạn đã đặt và nhấp vào “Lưu” để áp dụng các thay đổi mới. Lần tiếp theo bạn mở sổ làm việc, nó sẽ không mở ở chế độ Chỉ đọc, cũng như sẽ không hiển thị hộp hạn chế Chỉ đọc.
Tận dụng lợi thế của mã hóa tệp Excel
Đặt mật khẩu trong Excel để bảo vệ bất kỳ sổ làm việc nào rất dễ dàng và dễ hiểu. Tuy nhiên, nó có thể cung cấp rất nhiều quyền kiểm soát đối với những người có thể truy cập và / hoặc chỉnh sửa sổ làm việc. Điều này có thể giúp ích rất nhiều trong việc duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
Bây giờ bạn đã biết cách đặt sổ làm việc Excel của mình ở chế độ Chỉ đọc, điều tiếp theo bạn có thể học là sử dụng hàm Kết hợp và cách chia ô trong Excel. Chúng tôi cũng có một số hướng dẫn Word cho bạn — tìm hiểu cách hiển thị từng trang một và cách thêm video ngoại tuyến vào tài liệu Word.