Cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu

Điều cần biết

• Cài đặt chương trình như PDFMate để mã hóa và bảo vệ PDF, hoặc dùng công cụ hoạt động trên trình duyệt như Soda PDF.
• Mật khẩu mở tài liệu (document open password) ngăn không cho mở file nếu không có mật khẩu.
• Một số trình chỉnh sửa PDF miễn phí cũng có thể thêm mật khẩu, nhưng có thể bao gồm watermark.

Bài viết này giải thích cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu với chương trình máy tính cho Windows, trực tuyến, và trên macOS.

Cài đặt chương trình hoặc sử dụng trực tuyến

Bốn chương trình dưới đây phải được cài đặt trên máy tính trước khi bạn có thể dùng chúng để bảo vệ PDF bằng mật khẩu. Bạn có thể đã có sẵn một trong số chúng, trong trường hợp đó việc mở chương trình, tải PDF và thêm mật khẩu sẽ nhanh chóng và dễ dàng.

Tuy nhiên, nếu bạn tìm kiếm cách nhanh hơn (vẫn miễn phí) để đặt mật khẩu cho PDF, hãy chuyển đến phần tiếp theo bên dưới về các dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể làm chính xác điều tương tự.

Lưu ý: Tất cả các chương trình và dịch vụ dưới đây hoạt động tốt trên các phiên bản Windows từ XP đến Windows 10. Chỉ có một chương trình không khả dụng cho macOS, đừng bỏ lỡ phần hướng dẫn ở cuối trang về mã hóa PDF trên Mac mà không cần tải bất kỳ công cụ nào.

Bảo vệ PDF bằng PDFMate PDF Converter

Một chương trình hoàn toàn miễn phí không chỉ chuyển đổi PDF sang các định dạng khác như EPUB, DOCX, HTML, JPG mà còn đặt mật khẩu cho PDF, đó là PDFMate PDF Converter. Chỉ hoạt động trên Windows.

Bạn không cần chuyển đổi PDF sang các định dạng đó vì có thể chọn PDF làm định dạng file xuất ra và sau đó thay đổi cài đặt bảo mật để bật mật khẩu mở tài liệu.

1. Chọn Thêm PDF (Add PDF) ở đầu PDFMate PDF Converter.

2. Chọn file PDF bạn muốn làm việc, sau đó chọn Mở (Open).

3. Sau khi tải vào hàng đợi, chọn PDF từ dưới cùng của chương trình, dưới khu vực Định dạng file đầu ra (Output File Format):.

4. Chọn Cài đặt nâng cao (Advanced Settings) gần góc trên bên phải chương trình.

5. Trong tab PDF, tích vào ô Mật khẩu mở (Open Password), sau đó nhập mật khẩu vào trường bên phải.
   Bạn có thể tùy chọn Mật khẩu quyền hạn (Permission Password) để đặt mật khẩu chủ sở hữu PDF nhằm hạn chế chỉnh sửa, sao chép và in từ PDF.

6. Chọn OK để lưu tùy chọn bảo mật PDF.

7. Chọn Thư mục đầu ra (Output Folder) về phía dưới chương trình và chọn nơi lưu PDF đã bảo vệ mật khẩu.
   PDF có thể lưu cùng vị trí với file gốc hoặc chọn Tùy chỉnh (Custom) để chọn thư mục khác.

8. Sử dụng nút lớn Chuyển đổi (Convert) ở dưới cùng PDFMate PDF Converter để lưu PDF có mật khẩu.

9. Nếu thấy thông báo về nâng cấp chương trình, chỉ cần đóng cửa sổ đó. Bạn cũng có thể đóng PDFMate PDF Converter khi cột Trạng thái (Status) bên cạnh mục PDF hiển thị Thành công (Success).

Bảo vệ PDF bằng Adobe Acrobat

Adobe Acrobat cũng có thể thêm mật khẩu cho PDF. Nếu bạn chưa cài đặt hoặc không muốn trả tiền chỉ cho việc này, hãy dùng bản dùng thử miễn phí 7 ngày.

1. Vào File > Mở (Open) để tìm PDF cần bảo vệ mật khẩu với Adobe Acrobat; chọn Mở (Open) để tải. Bỏ qua bước này nếu PDF đã mở.

2. Điều hướng đến File > Thuộc tính (Properties).

3. Vào tab Bảo mật (Security).

4. Bên cạnh Phương pháp bảo mật (Security Method):, chọn menu thả xuống và chọn Bảo mật mật khẩu (Password Security).

5. Ở đầu cửa sổ đó, dưới phần Mở tài liệu (Document Open), tích vào ô bên cạnh Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu (Require a password to open the document).

6. Nhập mật khẩu vào hộp văn bản đó.
   Lúc này, bạn có thể tiếp tục các bước để lưu PDF chỉ với mật khẩu mở tài liệu, nhưng nếu cũng muốn hạn chế chỉnh sửa và in, hãy ở lại màn hình Cài đặt bảo mật mật khẩu (Password Security - Settings) và điền chi tiết dưới phần Quyền hạn (Permissions).

7. Chọn OK và xác nhận mật khẩu bằng cách nhập lại trong cửa sổ Xác nhận mật khẩu mở tài liệu (Confirm Document Open Password).

8. Chọn OK trên cửa sổ Thuộc tính tài liệu (Document Properties) để quay lại PDF.

9. Lưu PDF để ghi mật khẩu mở vào file. Làm qua File > Lưu (Save) hoặc File > Lưu dưới dạng (Save As).

Bảo vệ PDF bằng Microsoft Word

Có thể bạn không nghĩ ngay đến Microsoft Word có thể bảo vệ PDF bằng mật khẩu, nhưng nó hoàn toàn có thể! Chỉ cần mở PDF trong Word và vào thuộc tính để mã hóa bằng mật khẩu.

1. Dùng menu File > Mở (Open) để duyệt và mở file PDF.

2. Chọn OK trên thông báo về Word chuyển đổi PDF thành dạng có thể chỉnh sửa.

3. Điều hướng đến File > Lưu dưới dạng (Save As) > Duyệt (Browse).

4. Từ menu thả xuống Lưu dưới dạng loại (Save as type): có thể hiển thị Tài liệu Word (*.docx), chọn PDF (*.pdf).

5. Đặt tên cho PDF và chọn Tùy chọn (Options).

6. Chọn ô bên cạnh Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu (Encrypt the document with a password) từ dưới cùng cửa sổ nhắc.

7. Chọn OK.

8. Nhập mật khẩu cho PDF hai lần.

9. Chọn OK để lưu và thoát cửa sổ đó.

10. Chọn nơi lưu file PDF mới và chọn Lưu (Save).

11. Bây giờ bạn có thể thoát các tài liệu Word mở khác không còn làm việc.

Bảo vệ PDF bằng OpenOffice Draw

OpenOffice là bộ nhiều sản phẩm văn phòng, trong đó có Draw. Mặc định, Draw không mở PDF tốt, cũng không thể dùng để thêm mật khẩu cho PDF. Tuy nhiên, tiện ích mở rộng PDF Import có thể giúp ích, vì vậy hãy chắc chắn cài đặt tiện ích đó sau khi có OpenOffice Draw.

Lưu ý: Định dạng có thể bị lệch khi dùng PDF với OpenOffice Draw vì nó không thực sự dành để đọc hoặc chỉnh sửa PDF. Đó là lý do chúng tôi liệt kê sau các lựa chọn tốt hơn ở trên.

1. Mở OpenOffice Draw và vào File > Mở (Open).

2. Chọn và mở file PDF muốn bảo vệ mật khẩu.
   Có thể mất vài giây để Draw mở file, đặc biệt nếu nhiều trang và nhiều đồ họa. Khi mở xong, hãy dùng lúc này để chỉnh sửa văn bản có thể đã bị thay đổi khi Draw nhập file.

3. Vào File > Xuất dưới dạng PDF (Export as PDF).

4. Truy cập tab Bảo mật (Security) và chọn Đặt mật khẩu (Set passwords).

5. Dùng hai ô văn bản đầu tiên, nhập mật khẩu bạn muốn PDF có để ngăn người khác mở.

6. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu ở hai ô cuối nếu muốn bảo vệ quyền hạn không bị thay đổi.

7. Chọn OK để lưu và thoát cửa sổ đó.

8. Chọn Xuất (Export) và lưu PDF, chọn tên và vị trí tùy chỉnh nếu muốn.

9. Bây giờ bạn có thể thoát OpenOffice Draw nếu xong với PDF gốc.

Bảo vệ PDF bằng dịch vụ trực tuyến

Hãy dùng một trong các trang web dưới đây nếu bạn không có các chương trình trên, không muốn tải xuống, hoặc chỉ thích thêm mật khẩu cho PDF nhanh hơn.

Soda PDF là dịch vụ trực tuyến bảo vệ PDF bằng mật khẩu miễn phí. Cho phép tải lên từ máy tính hoặc tải file trực tiếp từ Dropbox hoặc Google Drive.

Smallpdf rất tương tự nhưng mặc định dùng mã hóa 128-bit AES. Sau khi PDF tải lên, quá trình mã hóa nhanh chóng và bạn có thể lưu file về máy tính hoặc tài khoản Dropbox/Google Drive.

FoxyUtils là trang web khác cho phép mã hóa PDF bằng mật khẩu. Chỉ cần tải file từ máy tính hoặc lưu trữ đám mây, chọn mật khẩu, và tùy chọn tích vào các tùy chọn như cho phép in, sửa đổi, sao chép trích xuất, điền form.
Lưu ý: Bạn phải tạo tài khoản miễn phí tại FoxyUtils trước khi nó xử lý file.

Mã hóa PDF trên macOS

Hầu hết các chương trình và tất cả các trang web trên đều hoạt động tốt để bảo vệ PDF trên Mac. Tuy nhiên, chúng thực sự không cần thiết vì macOS cung cấp mã hóa PDF như tính năng tích hợp sẵn!

1. Mở file PDF để tải trong Preview. Nếu không mở tự động hoặc ứng dụng khác chạy, hãy mở Preview trước rồi vào File > Mở (Open).
   Mẹo: Bạn cũng có thể chỉnh sửa PDF trên Mac với Preview.

2. Điều hướng đến File > Xuất dưới dạng PDF (Export as PDF).

3. Đặt tên PDF và chọn nơi lưu.

4. Tích vào ô bên cạnh Mã hóa (Encrypt).
   Nếu không thấy tùy chọn "Mã hóa", dùng nút Hiện chi tiết (Show Details) để mở rộng cửa sổ.

5. Nhập mật khẩu cho PDF, sau đó nhập lại để xác minh.

6. Chọn Lưu (Save) để lưu PDF với mật khẩu đã bật.