Bảo vệ mật khẩu là điều bắt buộc ngày nay. Với việc hack, phần mềm gián điệp, phần mềm độc hại và nhiều hơn nữa, bạn không bao giờ đủ an toàn để đảm bảo tin nhắn của mình ở đúng nơi. Đó là lý do, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể bảo vệ mật khẩu email trong Outlook hoặc Outlook.com và giữ cuộc trò chuyện riêng tư.
Các loại bảo vệ mật khẩu
Trước khi đi vào chi tiết, chúng tôi muốn đề cập đến những gì bảo vệ mật khẩu email trong Outlook thực sự làm cho bạn. Khi bảo vệ mật khẩu email, nội dung email được mã hóa và chuyển từ văn bản có thể đọc được thành văn bản mã. Chỉ những người có khóa riêng, khớp với khóa công khai được dùng để mã hóa tin nhắn mới có thể đọc nó đúng cách.
Ứng dụng Outlook trên macOS và Windows 10 sử dụng mã hóa S/MIME và Mã hóa thư Office 365. S/MIME là loại mã hóa phổ biến nhất và được chấp nhận nhiều nhất bởi các ứng dụng email khác. Đây cũng là loại mã hóa phức tạp nhất, và bạn sẽ cần mua hoặc đã có chứng chỉ S/MIME được cấu hình trên máy tính của bạn bởi quản trị viên IT để sử dụng nó.
Cũng đáng lưu ý rằng ứng dụng web Outlook.com sử dụng Transport Layer Security (TLS) cơ hội để mã hóa kết nối với nhà cung cấp email của người nhận. Với TLS, tin nhắn có thể không được mã hóa sau khi tin nhắn đến nhà cung cấp email của người nhận. Nếu bạn đang tìm kiếm bảo vệ mật khẩu an toàn nhất, ứng dụng Outlook là lựa chọn tốt. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm cách đơn giản nhất, ứng dụng web Outlook có thể là những gì bạn muốn sử dụng.
Bảo vệ mật khẩu email trên ứng dụng Outlook
Để bắt đầu bảo vệ mật khẩu email trong ứng dụng Outlook, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó được cấu hình đúng cho bảo vệ mật khẩu. Bạn cũng sẽ cần có chứng chỉ S/MIME được cài đặt trên hệ thống của mình. Nếu bạn đáp ứng các yêu cầu đó, bạn có thể tiếp tục.
Bắt đầu bằng cách mở Outlook 2016 hoặc Outlook 2019 và nhấp vào Ribbon File. Khi đó, chọn Tùy chọn, theo sau là Cài đặt Trung tâm tin cậy. Từ trang đó, bạn sẽ muốn nhấp vào Bảo mật Email. Bạn sẽ thấy một phần Email được mã hóa. Hãy chắc chắn chọn Cài đặt. Từ đó, dưới Chứng chỉ và Thuật toán, hãy chắc chắn chọn S/MIME và sau đó nhấp OK.
Khi tính năng được bật, bạn có thể mã hóa email của mình. Chỉ cần soạn thảo tin nhắn như bình thường, sau đó nhấp vào tab Tùy chọn. Từ đó, chọn Mã hóa và sau đó chọn Mã hóa với S/MIME.
Bảo vệ mật khẩu email trên Outlook.com
Bây giờ, phần dễ dàng. Bảo vệ email trên Outlook.com là một nhiệm vụ khá đơn giản. Khác với việc sử dụng ứng dụng Outlook, ứng dụng web đơn giản hóa mọi thứ, và bạn không cần bất kỳ chứng chỉ đặc biệt nào được cài đặt.
Để mã hóa tin nhắn trên Outlook.com, tất cả những gì bạn cần làm là viết tin nhắn như bình thường và nhấp vào nút mã hóa phía trên thanh To: trên giao diện người dùng. Khi xong, bạn có thể gửi tin nhắn như bình thường. Chỉ cần lưu ý rằng Outlook.com sử dụng Transport Layer Security (TLS) cơ hội để mã hóa kết nối với nhà cung cấp email của người nhận. Như chúng tôi đã mô tả trước đó, điều này kém an toàn hơn một chút vì TLS, tin nhắn có thể không được mã hóa sau khi tin nhắn đến email của người nhận.
Các cách khác để an toàn trực tuyến
Bảo vệ email chỉ là một cách để an toàn trực tuyến. Với Microsoft 365 và Windows 10, bạn có thể được bảo vệ theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể khóa mật khẩu tệp và thư mục trong Windows 10, sử dụng Bitlocker, bảo vệ tài liệu Office 365, và nhiều hơn nữa. Chúng tôi đã nói về điều đó ở đây, vì vậy hãy thoải mái xem nó. Và hãy giữ nó khóa trên OnMSFT cho tất cả tin tức và thông tin Microsoft 365 của bạn.