Lưu trữ email giúp bạn giữ email và dữ liệu để dùng sau. Nó cũng giúp tra cứu file nhanh khi cần. Thêm vào đó, nó hữu ích trong mất dữ liệu đột ngột nơi bạn có thể mất thông tin quan trọng.
Vì vậy, lưu trữ email định kỳ hoàn toàn hợp lý. Bài viết này xem cách làm không rắc rối. Hãy bắt đầu.
Cách lưu trữ email Outlook
Trước khi lưu trữ email Outlook, cần hiểu rằng di chuyển email Outlook sang email lưu trữ khác nhau tùy thiết lập Outlook.
Ví dụ, nếu dùng Outlook Web, bạn chỉ chuyển email từ hộp thư đến sang mailbox Archive. Ngược lại, trên ứng dụng Outlook desktop, lưu trữ email cũng có thể là di chuyển email từ thư mục hộp thư đến sang thư mục Archive. Hãy xem cả hai quy trình.
Cách lưu trữ email trên Outlook desktop
Để lưu trữ email trên Outlook desktop, dùng tính năng AutoArchive trong app Outlook. Được cung cấp miễn phí, khi bật tính năng này, email sẽ tự động lưu trữ sau khoảng thời gian chỉ định. Rất tiện, đúng không? Cách thiết lập:
- Mở app Outlook chọn File.
- Nhấp Options > Advanced (Tùy chọn > Nâng cao).
- Tìm tính năng AutoArchive và nhấp AutoArchive Settings khi thấy.
- Chọn hộp radio Run AutoArchive every (Chạy AutoArchive mỗi) và chọn tần suất chạy.
- Từ phần Default folder settings for archiving (Cài đặt thư mục mặc định cho lưu trữ), chọn khi nào email Outlook nên được lưu trữ.
- Nhấp Browse (Duyệt) chọn đích lưu trữ thư mục.
- Nhấp OK lưu thay đổi.
Đó là xong – email Outlook sẽ được lưu trữ theo cài đặt. Nếu muốn tắt tính năng sau, bỏ chọn hộp radio Run AutoArchive every và lưu – tính năng sẽ tắt.
Cách lưu trữ email trên Outlook Web
Lưu trữ email trên Outlook web đơn giản hơn nhiều so với desktop. Để bắt đầu:
- Vào Outlook.com, đăng nhập, vào Inbox.
- Chọn tất cả email muốn lưu trữ và chọn Archive.
Tất cả email đã chọn sẽ được lưu trữ ngay. Nếu muốn bỏ lưu trữ sau, vào thư mục Archive chọn email. Nhấp Move from the top (Di chuyển từ trên cùng), chọn vị trí muốn chuyển email.
Lưu trữ email Outlook dễ dàng
Đó là tất cả về lưu trữ email Outlook. Lưu trữ file giúp bảo vệ khỏi mất dữ liệu ngẫu nhiên và giúp lấy email ngay lập tức. Hy vọng bạn đã lưu trữ thành công sau bài này.