Email là cốt lõi của mọi doanh nghiệp, và việc thêm chữ ký vào email có thể khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó chỉ trong vài bước.
Lưu ý: bạn có thể thêm chữ ký trong cả ứng dụng Outlook chuyên dụng và Outlook.com. Nếu làm vậy, bạn cần tạo và dùng chữ ký trên cả hai phiên bản, vì chữ ký không đồng bộ với tài khoản. Hướng dẫn này bao gồm cả hai.
Tạo chữ ký trong Outlook (phiên bản máy tính)
Để tạo chữ ký trong Outlook trên máy tính, trước tiên hãy mở một email như thể bạn đang trả lời. Sau đó vào menu Thư (Message), chọn Chữ ký (Signature), rồi chọn Chữ ký... (Signatures). Tiếp theo, ở phần Chọn chữ ký để chỉnh sửa (Select signature to edit), chọn Mới (New).
Trong hộp thoại Chữ ký mới (New Signature), đặt tên cho chữ ký. Sau đó, ở phần Chỉnh sửa chữ ký (Edit signature), bạn tùy chỉnh chữ ký: font, màu chữ, cỡ chữ, căn lề, v.v. Bạn có thể tạo nhiều chữ ký và chọn khi soạn thư qua menu Chữ ký từ tab Thư.
Nếu muốn chữ ký đẹp hơn, bạn có thể soạn thảo trong Microsoft Word, sau đó dán vào hộp Chỉnh sửa chữ ký. Bạn cũng có thể dùng mẫu chữ ký từ Microsoft. Nếu muốn sang trọng hơn, có thể thêm hình ảnh hoặc logo công ty. Tìm biểu tượng hình ảnh ở góc phải cửa sổ, bên cạnh Thẻ 방문 (Business Card). Nhấp để chọn và chèn hình ảnh, sau đó chuột phải vào hình ảnh để thay đổi kích thước. Khi hài lòng, nhấn OK để lưu.
Có thêm các tùy chọn cho chữ ký: chọn tài khoản email liên kết, đặt chữ ký mặc định. Làm bằng cách mở tùy chọn Chữ ký như trên, chọn tài khoản email dưới menu chọn chữ ký mặc định (choose default signature). Bạn cũng chọn chữ ký cụ thể cho thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp.
Tạo chữ ký trong Outlook trên web
Để tạo chữ ký trong Outlook trên web, trước tiên vào Cài đặt (Settings) góc trên bên phải. Sau đó nhấp Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook Settings) và chọn Soạn thư và trả lời (Compose and reply). Bạn sẽ thấy tùy chọn chữ ký email. Tại đây, gõ chữ ký và dùng các tùy chọn định dạng để thay đổi giao diện.
Các tùy chọn tương tự Outlook trên máy tính: chèn hình ảnh, thay đổi cỡ/màu font, chèn liên kết, v.v. Tuy nhiên, có thêm một số tùy chọn.
Nếu muốn chữ ký xuất hiện ở cuối tất cả thư mới bạn soạn, tích vào ô Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư mới tôi soạn (Automatically include my signature on new messages I compose). Nếu muốn chữ ký xuất hiện trên thư trả lời/chuyển tiếp, tích Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời (Automatically include my signature on messages I forward or reply to). Xong thì nhấn Lưu. Các tùy chọn này tương tự trải nghiệm Outlook trên máy tính.
Nếu bạn không chọn thêm chữ ký vào tất cả thư đi, vẫn có thể thêm thủ công. Kiểm tra bằng cách vào hộp thư, chọn Thư mới (New Message). Soạn thư và chọn Chèn chữ ký (Insert Signature) ở dưới trang soạn thảo.
Bạn sẽ làm gì với Outlook?
Thêm chữ ký chỉ là một trong nhiều việc bạn có thể làm trong Outlook. Chúng tôi đã giải thích cách dịch email trong ứng dụng Outlook, thêm tài khoản Gmail và Google Drive vào Outlook.com. Các chủ đề khác: mẹo và thủ thuật Lịch Outlook, quản lý liên hệ. Theo dõi OnMSFT để cập nhật tin tức Office 365.