Gửi email là cốt lõi của mọi doanh nghiệp và thêm chữ ký vào email của bạn có thể khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn một chút. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể thực hiện điều đó và chỉ trong một vài bước.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bạn có thể thêm chữ ký vào email của mình trong cả ứng dụng Outlook chuyên dụng hoặc Outlook.com. Nếu làm như vậy, bạn sẽ cần tạo và sử dụng chữ ký email trong cả hai phiên bản, vì chữ ký không đồng bộ với tài khoản của bạn. Hướng dẫn của chúng tôi sẽ bao gồm cả hai.
Tạo chữ ký trong Outlook
Để tạo chữ ký trong phiên bản Outlook trên máy tính, trước tiên bạn sẽ muốn mở một email như thể bạn đang trả lời nó. Sau đó, bạn có thể đi tới Tin nhắn trình đơn, chọn Chữ ký, và sau đó chọn Chữ ký. Tiếp theo, xem bên dưới Chọn chữ ký để chỉnh sửa, và chọn Mới.
Trong Chữ ký mới hộp thoại, bạn có thể nhập tên cho chữ ký. Sau đó, trong Chỉnh sửa chữ ký, bạn có thể thay đổi chữ ký của bạn cho phù hợp. Có phông chữ, màu phông chữ và kích thước, cũng như các tùy chọn căn chỉnh văn bản mà bạn có thể chọn. Bạn cũng có thể tạo nhiều chữ ký và chọn một chữ ký khi gửi email qua Chữ ký từ tab Tin nhắn.
Nếu bạn muốn một chữ ký phong cách hơn, bạn có thể tạo nó trong Microsoft Word và dán nó vào Chỉnh sửa Chữ ký hộp. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu chữ ký từ Microsoft. Nếu bạn thực sự sành điệu, bạn cũng có thể thêm hình ảnh hoặc biểu tượng công ty vào chữ ký của mình. Chỉ cần tìm biểu tượng hình ảnh ở ngoài cùng bên phải của cửa sổ, bên cạnh biểu tượng Danh thiếp. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút để chọn và chèn và cuối cùng thay đổi kích thước hình ảnh của mình bằng cách nhấp chuột phải vào chính hình ảnh đó. Sau khi hài lòng, bạn có thể lưu chữ ký bằng cách nhấn OK.
Ngoài ra còn có các tùy chọn bổ sung cho chữ ký của bạn. Bạn có thể chọn một tài khoản email để liên kết chữ ký của mình và đặt chữ ký mặc định nếu bạn muốn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách mở các tùy chọn chữ ký từ bước trên và chọn tài khoản email trong phần chọn chữ ký mặc định thực đơn. Bạn cũng có thể chọn một chữ ký cụ thể để sử dụng khi viết email mới hoặc trả lời và chuyển tiếp thư từ đây.
Tạo chữ ký trong Outlook trên web
Để tạo chữ ký trong Outlook cho web, trước tiên bạn cần đi tới Cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Sau đó, bạn cần nhấp vào Xem tất cả cài đặt Outlook và chọn Soạn và trả lời. Sau đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn chữ ký email. Từ đây, bạn có thể nhập chữ ký và sử dụng các tùy chọn định dạng để thay đổi hình thức của nó.
Các tùy chọn phải tương tự như Outlook trên máy tính để bàn. Bạn sẽ có thể chèn ảnh, thay đổi cỡ chữ và màu sắc, chèn liên kết, v.v. Tuy nhiên, bạn có một số tùy chọn bổ sung.
Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện ở cuối tất cả các email mới mà bạn soạn, bạn có thể chọn tùy chọn Tự động đưa chữ ký của tôi vào thư mới Tôi soạn hộp kiểm. Và, nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trên các thư bạn chuyển tiếp hoặc trả lời, hãy chọn tùy chọn Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời hộp kiểm. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấn lưu. Một lần nữa, các tùy chọn này tương tự như trải nghiệm Outlook trên máy tính.
Trong trường hợp bạn không chọn thêm chữ ký của mình vào tất cả các thư gửi đi, bạn vẫn có thể làm như vậy theo cách thủ công. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách đi tới hộp thư của mình và chọn Tin nhắn mới . Sau đó, bạn có thể nhập tin nhắn của mình và chọn Chèn chữ ký ở cuối trang soạn thư.
Bạn sẽ làm gì với Outlook?
Thêm chữ ký chỉ là một trong nhiều điều bạn có thể làm trong Outlook. Trước đây chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể dịch email trong ứng dụng Outlook và cách bạn có thể thêm tài khoản Gmail và Google Drive của mình vào Outlook.com. Một số chủ đề khác mà chúng tôi đã đề cập bao gồm các mẹo và thủ thuật cho Lịch Outlook, cũng như quản lý danh bạ. Luôn theo dõi OnMSFT để biết tất cả tin tức và thông tin Office 365 của bạn.