Đối với một số người dùng, chữ ký email có thể giữ nguyên lâu NHƯNG đôi khi bạn cần chỉnh sửa hoặc thay đổi chữ ký để cập nhật thông tin HOẶC bạn chỉ cần tạo lại chữ ký do cập nhật hệ thống hoặc mua máy mới.
Thay đổi hoặc chỉnh sửa chữ ký dễ dàng khi biết cách. Phương pháp này giống nhau cho Microsoft Outlook 2013, 2016 và 365.
Mở Microsoft Outlook. Nhấp File ở góc trên bên trái. Trong ngăn trái, nhấp Options (Tùy chọn).
Trên cửa sổ Outlook Options, nhấp Mail (Thư) trong ngăn trái, và nhấp nút Signatures (Chữ ký) ở ngăn phải lớn hơn.
Cửa sổ Signatures and Stationery (Chữ ký và Mẫu thư) sẽ mở. Trong đó, dưới Select signature to edit (Chọn chữ ký để chỉnh sửa), chọn chữ ký muốn sửa. Bây giờ trong ô văn bản dưới Edit signature (Chỉnh sửa chữ ký), chữ ký hiện tại sẽ hiện ra. Thực hiện thay đổi mong muốn tương tự như chỉnh sửa văn bản bình thường. Xong thì nhấp nút Save (Lưu) ở trên để lưu.
Chữ ký sẽ được cập nhật và sẵn sàng sử dụng.
Cách Thêm/Tạo Chữ ký Mới trong Outlook 2016/2013 và 365
Chữ ký thường dùng trong email để cá nhân hóa hoặc thêm vẻ chuyên nghiệp. Tuy nhiên thêm chữ ký có thể phức tạp nếu người dùng không rành. Đặc biệt Outlook, tùy chọn Chữ ký hơi khó tìm. Nhưng làm theo các bước đơn giản dưới, bạn dễ dàng thêm chữ ký tự động hoặc thủ công khi soạn thư.
Qua các phiên bản Outlook 2013 đến 2016 và 365, các thay đổi qua phiên bản không ảnh hưởng đến cách thêm chữ ký. Vì vậy phương pháp giống nhau cho tất cả.
Hình ảnh dùng ở trên cũng áp dụng cho hướng dẫn dưới.
Bắt đầu thêm chữ ký, mở Microsoft Outlook.
Nếu có nhiều tài khoản, mở tài khoản email muốn thêm chữ ký.
Nhấp File góc trên bên trái. Nhấp Options ngăn trái. Trong cửa sổ Outlook Options, nhấp Mail.
Với Mail được chọn, nhấp Signatures ngăn phải lớn. Cửa sổ Signatures and Stationery mở ra.
Trong đó, nhấp New (Mới) để tạo chữ ký mới. Đặt tên có ý nghĩa.
Trong ô văn bản dưới Edit signature, gõ tất cả văn bản và thông tin muốn làm chữ ký email. Dùng công cụ định dạng trên để thay đổi font, cỡ, kiểu.
Nếu đã lưu thông tin tài khoản trong Outlook và muốn dùng làm chữ ký, nhấp Business card (Thẻ visite) để dùng làm chữ ký.
Khi xong soạn chữ ký, nhấp nút Save (Lưu) ở trên để lưu.
Nếu muốn tạo chữ ký riêng cho email cá nhân hoặc công việc, lại nhấp New, đặt tên khác để phân biệt và soạn thảo cho phù hợp. Bạn có thể tạo bao nhiêu chữ ký tùy ý và chọn bất kỳ cái nào khi soạn email.
Để đặt chữ ký làm mặc định, chọn tài khoản email cạnh E-mail account trong mục Choose default signature (Chọn chữ ký mặc định).
Cạnh New messages (Thư mới), chọn chữ ký từ menu thả xuống muốn dùng mặc định khi soạn thư mới.
Chọn chữ ký cho Replies/forwards (Trả lời/Chuyển tiếp) nếu muốn thêm chữ ký khi trả lời hoặc chuyển tiếp email.
Nhấp OK để lưu thay đổi. Bây giờ khi tạo email mới, chữ ký mặc định sẽ tự xuất hiện ở cuối.
Bạn cũng có thể thêm chữ ký khác đã tạo theo thời gian thực bằng cách nhấp biểu tượng Signature (Chữ ký) khi soạn thư mới và chọn tên chữ ký mong muốn từ menu thả xuống.