Chúng ta đều biết mục đích của chữ ký là xác thực tính xác thực và hiệu lực của tài liệu. Khi chuyển từ giấy sang máy tính, cho hầu như mọi tác vụ, việc tìm 대체 phẩm cho chữ ký trở nên quan trọng. Và đó chính xác là chữ ký số. Hôm nay trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem cách thêm, xóa và chỉnh sửa chữ ký trong Word, Excel, PowerPoint trên Windows PC. Quy trình tương tự nhưng trong bài này chúng ta sẽ nói về Microsoft Office Word.
Thêm, xóa & thay đổi chữ ký trong tệp Word
Chữ ký số là con dấu điện tử được mã hóa đảm bảo thông tin trong tài liệu số đến từ người ký. Nó cũng đảm bảo thông tin không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
Trước khi tạo chữ ký số, bạn cần có chứng chỉ ký (signing certificate). Khi bạn gửi tài liệu ký số, bạn cũng gửi chứng chỉ và khóa công khai. Điều này đóng vai trò bảo đảm tài liệu không bị thay đổi khi truyền tải. Chứng chỉ thường hợp lệ một năm, dù tùy thuộc vào cơ quan cấp. Để tìm hiểu thêm về cách lấy ID số, bạn có thể xem tài liệu tại đây.
Đây là hướng dẫn làm việc với chữ ký số trên các chương trình Office như Word, Excel, PowerPoint. Đối với Outlook, bạn có thể xem hướng dẫn thêm chữ ký email số trong Outlook.
Tạo dòng chữ ký trong Word
- Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo dòng chữ ký số trên tài liệu.
- Trong các tab trên cùng, nhấp vào tab Insert (Chèn).
- Nhấp vào mũi tên trên danh sách Signature Line (Dòng chữ ký) trong nhóm Text. Chọn Microsoft Office Signature Line. Thao tác này mở hộp thoại Signature Setup.
- Bạn sẽ thấy các trường cho chi tiết sau – tên đầy đủ người ký, tiêu đề chữ ký, email người ký và hướng dẫn cho người ký. Trường duy nhất bạn cần điền là hướng dẫn cho người ký. Điều này tạo một dòng chữ ký trong tài liệu, cần được người ký điền.
Ký với chữ ký số trong Word
- Chuột phải vào dòng chữ ký trong tài liệu và nhấp vào Sign (Ký).
- Bạn có thể chọn hình ảnh chữ ký viết tay của bạn bằng cách nhấp vào select image và duyệt tìm.
- Nếu bạn dùng máy tính bảng, bạn cũng có thể ký dùng bàn chạm sau khi nhấp vào tùy chọn inking bên cạnh X.
Dấu hiệu cho chữ ký số được thêm ở dưới cùng.
Xóa chữ ký số trong Word
Chỉ cần chuột phải vào dòng chữ ký và nhấp vào Remove Signature (Xóa chữ ký).
Thêm chữ ký số vô hình trong Word
Chữ ký vô hình bảo vệ tính xác thực của tài liệu. Tuy nhiên, nó làm cho tài liệu chỉ đọc (read-only) trừ khi người ký thực hiện thay đổi cần thiết.
- Nhấp tab File, sau đó Info và chọn Protect Document (cho MS Word)/Worksheet (cho MS Excel)/ Presentation (cho MS PowerPoint).
- Chọn tùy chọn Add a Digital Signature từ danh sách.
- Điền hộp thoại và lưu cài đặt.
Xóa chữ ký số vô hình trong Word
- Nhấp tab File, sau đó Info và View Signatures (Xem chữ ký).
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh tên chữ ký và chọn Remove (Xóa) từ các tùy chọn.
Hy vọng điều này giúp ích!
MẸO: Những bài đăng này sẽ chỉ cho bạn cách thêm chữ ký số trong Excel, PowerPoint, và Outlook.