Chúng ta đều biết mục đích của chữ ký là xác nhận tính xác thực và hợp lệ của một tài liệu. Khi chúng ta chuyển từ giấy sang máy tính, đối với hầu hết mọi công việc, điều quan trọng là phải tìm một chữ ký thay thế. Và đó chính xác là chữ ký điện tử. Hôm nay trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách thêm, bớt và chỉnh sửa chữ ký trong các tệp Word, Excel, PowerPoint trên Windows PC. Quy trình tương tự nhưng trong bài đăng này, chúng ta sẽ nói về Microsoft Office Word .
Thêm, xóa và thay đổi chữ ký trong tệp Word
Chữ ký điện tử là một con dấu điện tử được mã hóa để đảm bảo rằng thông tin trong tài liệu số là của người ký. Nó cũng đảm bảo rằng thông tin không bị thay đổi trong quá trình chuyển đổi.
Trước khi tạo chữ ký điện tử, bạn cần có chứng chỉ chữ ký. Khi bạn gửi tài liệu được ký điện tử, bạn cũng gửi chứng chỉ và khóa công khai của mình. Điều này hoạt động như một sự đảm bảo rằng tài liệu không bị thay đổi trong quá trình chuyển đổi. Chứng chỉ thường có giá trị trong một năm, mặc dù nó phụ thuộc vào cơ quan cấp. Để tìm hiểu thêm về cách lấy ID kỹ thuật số, bạn có thể xem tài liệu tại đây.
Đây là hướng dẫn làm việc với chữ ký điện tử trên các chương trình Office như Word, Excel và PowerPoint. Đối với Outlook, bạn có thể xem hướng dẫn này về cách thêm chữ ký email kỹ thuật số trong Outlook.
Tạo một dòng chữ ký trong Word
- Trỏ con trỏ đến bất cứ nơi nào bạn muốn để tạo dòng chữ ký điện tử trên tài liệu của mình.
- Trong số các tab ở trên cùng, hãy nhấp vào tab Chèn.
- Bấm vào mũi tên trên danh sách Dòng Chữ ký trong nhóm Văn bản. Chọn Dòng Chữ ký Microsoft Office . Thao tác này sẽ mở Thiết lập Chữ ký hộp thoại.
- Bạn sẽ tìm thấy các trường cho các chi tiết sau - họ tên của người ký, tiêu đề của chữ ký, ID email của người ký và hướng dẫn cho người ký. Trường duy nhất bạn cần điền là đưa ra hướng dẫn cho người ký. Điều này tạo ra một dòng chữ ký trong tài liệu, dòng này cần được người ký điền vào.
Ký bằng chữ ký điện tử trong Word
- Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký trong tài liệu và nhấp vào Ký.
- Bạn có thể chọn hình ảnh cho chữ ký bằng văn bản của mình bằng cách nhấp vào hình ảnh đã chọn và duyệt qua hình ảnh đó.
- Trong trường hợp bạn là người dùng máy tính bảng, bạn cũng có thể đăng nhập bằng bàn di chuột sau khi nhấp vào tùy chọn viết tay bên cạnh X .
Dấu cho chữ ký điện tử được thêm ở dưới cùng.
Xóa chữ ký điện tử trong Word
Chỉ cần nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và nhấp vào Xóa chữ ký .
Thêm chữ ký điện tử ẩn trong Word
Chữ ký vô hình bảo vệ tính xác thực của tài liệu. Tuy nhiên, nó làm cho tài liệu chỉ được đọc trừ khi người ký thực hiện những thay đổi cần thiết.
- Nhấp vào Tệp , sau đó trên Thông tin rồi chọn Bảo vệ tài liệu (đối với MS Word) / Trang tính (đối với MS Excel) / Bản trình bày (đối với MS PowerPoint).
- Chọn tuỳ chọn để Thêm chữ ký điện tử từ danh sách.
- Điền vào hộp thoại và lưu cài đặt.
Xóa chữ ký điện tử ẩn trong Word
- Nhấp vào tab Tệp, sau đó nhấp vào Thông tin, sau đó nhấp vào Xem chữ ký.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh tên chữ ký và chọn Xóa khỏi các tùy chọn.
Hy vọng điều này sẽ hữu ích!
MẸO :Các bài đăng này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm chữ ký điện tử trong Excel, PowerPoint và Outlook.