Nếu bạn không thể ngồi cùng ai đó để xem xét tài liệu, cách tốt nhất tiếp theo là để lại bình luận. Microsoft Word giúp dễ dàng vừa để phản hồi trong văn bản bằng cách đánh dấu văn bản và chèn bình luận, vừa phản hồi lại bằng cách trả lời bình luận.
Dù bạn làm dự án nhóm, góp ý dàn ý cho cuốn tiểu thuyết tiềm năng của bạn bè, hay chỉnh sửa chính tác phẩm của mình, tính năng bình luận là công cụ mạnh mẽ. Đây là cách thêm hoặc xóa bình luận trong Word.
Lưu ý: Ảnh chụp màn hình tham chiếu Word trên macOS. Quy trình giống hệt Word trên Windows.
Cách Thêm Bình luận trong Word
Thêm bình luận trong Microsoft Word rất đơn giản. Ở đầu màn hình, nhấp tab Xem xét (Review).
Đánh dấu một từ trong tài liệu hoặc đặt con trỏ chuột và nhấp Bình luận mới (New Comment). Thao tác này mở hộp bình luận bên phải tài liệu cùng đường dẫn trỏ đến vị trí bình luận. Văn bản được bình luận cũng sẽ được đánh dấu.
Các đường dẫn này giúp theo dõi dễ dàng khi có nhiều bình luận trong tài liệu, đặc biệt khi nhiều bình luận tập trung trong một đoạn. Lặp lại bước này bao nhiêu lần tùy ý.
Bạn cũng có thể thêm bình luận bằng cách đánh dấu văn bản hoặc nhấp chuột phải vào văn bản và chọn Bình luận mới từ menu ngữ cảnh xuất hiện.
Còn một cách nữa: chọn từ hoặc đặt con trỏ, vào Chèn (Insert) đầu màn hình, chọn Bình luận. Tuy nhiên, cách này lâu hơn hai cách trên và không đáng giá thời gian. Chúng tôi nhắc đến chỉ để bạn biết, vì cách này cũng dùng để trả lời bình luận hiện có.
Cách Trả lời Bình luận trong Word
Khi nhiều người làm việc trên một tài liệu và gửi qua lại để chỉnh sửa, xem xét, rất khó theo dõi sự cộng tác này. Bạn có thể trả lời bình luận hiện có để tạo hệ thống phân cấp dễ đọc.
Trên bình luận hiện có, nhấp vào bong bóng thoại ở góc trên bên phải.
Thao tác này mở trường văn bản để bạn nhập trả lời. Nhiều người có thể trả lời cùng một bình luận. Nếu không chắc ai trả lời trước, thời gian trả lời hiển thị bên phải màn hình.
Bạn cũng có thể trả lời bằng cách nhấp chuột phải vào bình luận và chọn Trả lời bình luận (Reply to Comment) từ menu. Tác dụng giống như chọn bong bóng thoại.
Cách Giải quyết và Xóa Bình luận trong Word
Hầu hết bình luận chỉ ra vấn đề cần sửa hoặc đề xuất cải tiến. Khi đã thực hiện thay đổi, bạn có thể không cần bình luận nữa. Giải quyết hoặc xóa bình luận giúp theo dõi những gì đã xong.
Có vài cách tiếp cận. Cách đầu và dễ nhất: nhấp vào bình luận và chọn Xóa (Delete) từ tab đầu màn hình. Nếu nhấp mũi tên xuống bên cạnh Xóa, bạn có thể chọn xóa tất cả bình luận trong tài liệu cùng lúc.
Bạn cũng có thể Giải quyết (Resolve) bình luận bằng cách nhấp Giải quyết thay vì Xóa. Khác biệt: Xóa xóa hoàn toàn bình luận, Giải quyết làm mờ nó nhưng giữ lại. Nếu giải quyết nhầm hoặc muốn bình luận thêm, nhấp chuột phải và chọn Giải quyết bình luận lần nữa để bỏ trạng thái giải quyết.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải bình luận và chọn xóa hoặc giải quyết từ menu. Các tùy chọn nằm ngay dưới Trả lời bình luận.
Tab Xem xét còn có các tùy chọn đáng chú ý: Trước (Previous) và Sau (Next) giúp duyệt qua tất cả bình luận dễ dàng, Hiện bình luận (Show Comments) hiển thị bình luận nếu chúng đang ẩn.
Lưu ý: Hầu hết trình soạn thảo tài liệu như Word và Google Docs đều có phương pháp tương tự để xem xét và giải quyết bình luận.
Dùng Bình luận cho Sự Cộng tác Mượt mà
Tính năng Bình luận là công cụ cực mạnh cho bất kỳ ai làm dự án cộng tác với Word, và dùng khéo léo nó sẽ cải thiện giao tiếp và tài liệu hoặc dự án nhóm cuối cùng.