Tôi dùng Excel nhiều và luôn ngạc nhiên thấy ít người thêm chú thích vào bảng tính Excel! Thêm và dùng chú thích là cách tuyệt vời giải thích công thức, ô, dữ liệu khác ngay trong bảng tính – tiết kiệm thời gian gọi điện cho đồng nghiệp! Rất dễ thêm chú thích trong Excel, hướng dẫn cho Excel XP/2003, 2007, 2010, 2013.
Chú thích về cơ bản là ghi chú chèn vào bất kỳ ô nào. Hữu ích cho nhắc nhở, ghi chú cho người khác, tham chiếu chéo sổ làm việc khác. Phiên bản Office mới có tùy chọn Hiện mực (Show Ink) thanh Chú thích (Comments) – chỉ dùng cho máy tính bảng (tablet PC). Tính năng cho phép viết tay chú thích thay vì gõ. Trên máy để bàn/laptop, chỉ hữu ích xem chú thích viết tay từ tablet.
Còn nhiều việc làm với chú thích sau khi thêm: định dạng, đổi hình dạng, thay đổi kích thước... Xem cuối bài.
Thêm chú thích ô Excel 2013
Excel 2013 hơi khác 2010 nhưng về cơ bản giống nhau. Thêm chú thích: tab Xem xét (Review) → Chú thích mới (New Comment) sau khi chọn ô mong muốn.
Gõ chú thích → rời khỏi ô → thấy tam giác đỏ nhỏ góc trên phải ô báo hiệu có chú thích.
Thêm chú thích ô Excel 2010
Excel 2010: thêm chú thích siêu dễ, giống 2013. Tab Xem xét → thấy công cụ chú thích. Chọn ô → Chú thích mới.
Cửa sổ nhỏ hiện ra gõ chữ. Cũng thấy tam giác đỏ góc trên phải ô.
Xem nhanh tất cả chú thích trang tính: nhấp Hiện tất cả chú thích (Show All Comments). Hữu ích nếu nhiều chú thích. Nhấp Trước (Previous) và Sau (Next) duyệt từng chú thích.
Thêm chú thích ô Excel 2007
Thủ tục Excel 2007 giống trên. Chọn ô muốn chèn chú thích. Tab Xem xét trên dải lệnh → công cụ chỉnh sửa chú thích.
Nhóm Chú thích (Comments) → Chú thích mới. Hộp thoại chú thích hiện ra bên cạnh ô để gõ.
Gõ xong → click ngoài hộp. Nhỏ mũi tên đỏ góc trên phải ô báo hiệu có chú thích. Click ô → tự hiện chú thích.
Thêm chú thích ô Excel XP/2003
Excel 2003/XP: có thêm vài cách chèn chú thích vì chưa có dải lệnh. Dùng menu, menu chuột phải, hoặc thanh công cụ Xem xét.
Dùng thanh menu
Chọn ô → menu Chèn (Insert) → Chú thích (Comment).
Hộp thoại hiện ra bên cạnh ô gõ chú thích. Tam giác đỏ góc trên phải ô.
Dùng menu chuột phải
Cách đơn giản, hay: chuột phải ô → Chèn chú thích (Insert Comment). Hoạt động cả Excel 2007 và 2003.
Dùng thanh công cụ Xem xét (Reviewing Toolbar)
Cuối cùng: dùng thanh Reviewing. Mở: Xem (View) → Thanh công cụ (Toolbars) → Xem xét (Reviewing).
Biểu tượng đầu tiên bên trái: nút Chú thích mới (New Comment). Nhấp → hộp chú thích mới hiện tại ô đang chọn.
Thay đổi kích thước chú thích
Một số thủ thuật với chú thích sau khi thêm. Thứ nhất: thay đổi kích thước. Kéo một trong các tay cầm (handles) góc/cạnh hộp chú thích.
Định dạng chú thích
Mặc định không có định dạng. Muốn đổi phông, cỡ chữ, màu? Click ô → Chỉnh sửa chú thích (Edit Comment). Chuột phải bên trong chú thích → Định dạng chú thích (Format Comment).
Đổi họ phông, kiểu, cỡ, màu, hiệu ứng. Tự do làm chú thích xấu hay đẹp tùy thích.
Đổi hình dạng chú thích
Mặc định hình chữ nhật, nhưng có thể đổi hình dạng. Đã tốt nếu thêm nút vào tab Xem xét nhóm Chú thích, nhưng không có. Phải thêm nút vào thanh công cụ Truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
Tệp (File) → Tùy chọn (Options).
Tab Thanh công cụ Truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) bên trái. Thả xuống Chọn lệnh từ (Choose commands from) → Tất cả lệnh (All Commands). Cuộn tìm Chỉnh sửa hình dạng (Edit Shape) → nhấp → Thêm >> (Add>>).
Đổi hình dạng: click ô → Chỉnh sửa chú thích trước. Nhấp nút Chỉnh sửa hình dạng mới trên QAT → danh sách hình dạng chọn.
Sao chép chú thích sang ô khác
Muốn sao chép chú thích từ ô này sang ô khác: chọn ô → Ctrl + C. Sang ô khác → chuột phải → Dán đặc biệt (Paste Special).
Chọn Chú thích (Comments) → chỉ chú thích được dán, nội dung ô khác giữ nguyên.
Đổi tên người dùng Windows thành tên của bạn
Nhận thấy ảnh chụp màn hình trên chú thích bắt đầu bằng "Windows User" – do Office đăng ký tên đó mặc định. Đổi: Tệp → Tùy chọn → Chung (General).
Để trống nếu không muốn tên hiện trong chú thích, hoặc gõ tên tuỳ ý. Sẽ hiện đầu mọi chú thích mặc định.
Ẩn chỉ báo chú thích khỏi ô
Cuối cùng: muốn ẩn tam giác đỏ đỉnh ô dù có chú thích? Dễ dàng. Tệp → Tùy chọn → Nâng cao (Advanced).
Cuộn xuống Hiển thị (Display) → phần Đối với ô có chú thích, hiển thị: chọn từ 3 tùy chọn: Không chú thích hoặc chỉ báo, Chỉ chỉ báo, chú thích khi di chuột, Chú thích và chỉ báo.
Đó là tất cả thủ thuật chú thích Excel. Hy vọng bạn trông như chuyên gia Excel tại văn phòng. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc vui!