Trong bài trước, chúng tôi đã giới thiệu cách hội nghị video hoạt động trong Microsoft Teams. Kể từ đó, Microsoft đã cập nhật Teams với nhiều tính năng mới, trong đó có khả năng tạo phòng thảo luận (breakout rooms) – tính năng được mong đợi lâu nay. Thực tế, hơn 20.000 người dùng Microsoft đã bình chọn đề xuất này trên Microsoft Teams UserVoice, diễn đàn phản hồi của ứng dụng Teams.
Bất kỳ ai cũng có thể truy cập Teams với tài khoản Microsoft miễn phí, và người dùng gói cao cấp Office 365 tận hưởng phiên bản mạnh mẽ hơn với lưu trữ file tăng, ghi cuộc họp, và tổ chức sự kiện trực tuyến lên đến 10.000 người.
Yêu cầu Tối thiểu cho Phòng thảo luận trong Teams
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo mọi thứ sẵn sàng để bạn tạo được phòng thảo luận trong cuộc họp Teams. Như bạn nghĩ, cần một số thiết lập để bật tính năng này. Hãy kiểm tra lại các cài đặt sau.
Trải nghiệm Cuộc họp Mới
Thứ nhất, bạn phải dùng "trải nghiệm cuộc họp mới" của Teams. Bật bằng cách chọn ảnh hồ sơ góc trên phải ứng dụng máy tính, vào Cài đặt. Chọn Bật trải nghiệm cuộc họp mới và khởi động lại Teams.
Số lượng Tham gia Tối thiểu
Để tùy chọn phòng thảo luận xuất hiện cho người tổ chức, cuộc họp phải có ít nhất 5 người tham gia. Người gọi qua điện thoại không thể tham gia phòng thảo luận lúc này, nhưng họ được tính vào tối thiểu 5 người.
Bạn có phải Người tổ chức Cuộc họp không?
Chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể tạo và quản lý phòng thảo luận, dù Microsoft cho biết có thể cho phép chia sẻ trách nhiệm này trong các cập nhật tương lai.
Hơn nữa, người tổ chức bắt buộc phải dùng ứng dụng máy tính, không phải phiên bản trình duyệt hay ứng dụng di động. (Đừng lo, người tham gia tham gia qua ứng dụng Teams Android hoặc iPhone vẫn có thể vào phòng thảo luận.)
Mẹo: Nếu lời mời cuộc họp phải do người khác gửi chứ không phải người quản lý phòng thảo luận, hãy nhờ người quản lý tạo cuộc họp Teams rồi dùng liên kết đó trong lời mời.
Miễn là liên kết cuộc họp do người quản lý phòng thảo luận tạo, không quan trọng ai chia sẻ liên kết.
Tạo Phòng thảo luận trong Teams
Tính đến thời điểm viết bài, phòng thảo luận trong Teams không thể cấu hình trước cuộc họp như Zoom. Khi cuộc họp Teams đang diễn ra, bạn (người tổ chức) bắt đầu bằng cách chọn biểu tượng Phòng thảo luận trên thanh công cụ cuộc họp.
Chọn biểu tượng sẽ mở màn hình cho bạn quyết định số phòng thảo luận muốn tạo, và muốn Teams tự động phân chia người tham gia hay bạn muốn chủ động chọn từng người vào phòng nào.
Sau khi tạo xong phòng, bạn có thể phân công người tham gia qua bảng điều khiển phòng thảo luận.
Chọn Phân công người tham gia, bạn sẽ thấy danh sách tất cả người trong cuộc họp. Tích vào ô bên cạnh người cần phân công, rồi chọn phòng cho họ.
Là người tổ chức, bạn có thể phân công người tham gia vào phòng thảo luận bất kỳ lúc nào trong cuộc họp. Khi sẵn sàng bắt đầu phiên thảo luận, chọn Mở phòng (Start rooms) để mở tất cả phòng cùng lúc và chuyển người vào phòng đã phân công.
Lưu ý: Hiện tại, Teams chưa hỗ trợ đặt hẹn giờ tự động đóng phòng thảo luận. Đây là tính năng mong đợi sẽ được thêm trong cập nhật sau.
Tùy chọn cho Người tổ chức Cuộc họp
Giống như Zoom, người tổ chức có thể tham gia bất kỳ phòng thảo luận nào bất kỳ lúc nào. Người tổ chức cũng có thể đổi tên phòng, và sau khi tất cả phòng đã mở, có thể phát thông báo đến tất cả phòng. Thông báo sẽ xuất hiện trong khung chat của phòng thảo luận.
Trong Cài đặt phòng (Room settings), người tổ chức có thể chọn: Teams tự động di chuyển người tham gia vào phòng thảo luận hay bắt họ tự vào; cho phép hoặc ngăn người tham gia quay lại phòng chính trong phiên thảo luận.
Bên trong Phòng thảo luận Teams
Trải nghiệm của người tham gia trong phòng thảo luận tương tự như ở phòng chính. Họ có toàn bộ điều khiển cuộc họp: bật/tắt webcam, mute/unmute, chia sẻ màn hình, giơ tay, bật/tắt khung chat và danh sách người tham gia.
Quay lại Cuộc họp Chính Teams
Nếu người tổ chức cho phép (xem trên), người tham gia trong phòng thảo luận có thể quay lại phòng chính bất kỳ lúc nào bằng nút Quay lại (Return). Cảnh báo: Chọn nút Rời khỏi (Leave) sẽ khiến bạn thoát hoàn toàn khỏi cuộc họp.
Các Ứng dụng Hội nghị Video Khác
Người dùng Teams chắc chắn vui mừng về việc thêm phòng thảo luận, nhưng Teams vẫn thiếu một số tính năng mà ứng dụng hội nghị video khác cung cấp. Nếu bạn không kiên quyết dùng Teams, bạn có thể quan tâm bài so sánh 4 ứng dụng hội nghị video khác. Đọc thêm: Google Meet vs Zoom và Zoom vs Skype.