Bài viết nói về cách tạo Bảng Kanban (Kanban Board) trong Microsoft Teams. Bảng Kanban dùng chủ yếu trong quản lý dự án. Công cụ hữu ích trực quan hóa, theo dõi, quản lý nhiều tác vụ trong dự án. Tạo nhiều thẻ chỉ mục (index cards) hiển thị tác vụ theo danh mục: Đang tiến hành, Chưa bắt đầu, Hoàn thành, Chờ xử lý, Nhiệm vụ ưu tiên cao, v.v. Cơ bản dùng để trực quan hóa tác vụ và quy trình làm việc.
Muốn thêm bảng Kanban vào Teams, có tính năng gốc nhưng vẫn cần app bổ sung. Dùng app Virto Kanban Board miễn phí. Lấy từ mục Teams Apps thêm vào tài khoản Teams. Các bước cơ bản:
- Mở Teams, vào mục Apps.
- Tìm Virto Kanban Board và cài đặt.
- Vào SharePoint store thêm Virto Kanban Board.
- Cấu hình Virto Kanban Board trên SharePoint.
- Mở Teams, thêm tab mới cho Virto Kanban Board.
- Tùy chỉnh bảng Kanban theo yêu cầu.
Chi tiết các bước:
Mở Microsoft Teams, đăng nhập. Màn hình chính, click nút Apps. Mở cửa sổ Apps khám phá các app bổ sung. Gõ Virto kanban ô tìm kiếm, thấy Virto Kanban Board, chọn app này.
Đọc thông tin app, thêm vào Teams bằng nút Thêm vào nhóm (Add to a team). Muốn thêm vào trò chuyện cụ thể, click nút thả xuống.
Chỉ định team/kênh muốn thêm bảng Kanban, click Thiết lập tab (Set up a tab).
Click nút Thêm ứng dụng Kanban vào trang Teams của bạn (Add Kanban App to your Teams Site) trên lời nhắc tiếp theo. Chuyển hướng đến SharePoint store trên trình duyệt mặc định.
Trên SharePoint Store, tìm Virto Kanban Board.
Thêm app bằng nút ADD IT. Đăng nhập tài khoản Microsoft để thêm.
Trên trang SharePoint online, tạo site, click thư mục Nội dung trang web (Site Contents). Bên phải thấy tùy chọn Ứng dụng Bảng Kanban cho Office 365 (Kanban Board for Office 365 app); click vào.
Tab trình duyệt mới mở tổng quan Virto Kanban Board; click nút Bắt đầu (Let's Begin).
Click Tạo bảng mới > Bảng nhanh (Create a new board > Quick Board), đặt tên bảng Kanban để tạo. Sẽ thêm bảng Kanban có thể tùy chỉnh sau.
Quay lại Teams, vào team vừa thêm Virto Kanban Board. Click nút cộng (plus) đầu cửa sổ, từ lời nhắc chọn Virot Kanban Board.
Cửa sổ tiếp theo, chọn bảng Kanban vừa tạo trên SharePoint, click Lưu (Save).
Tab Kanban Board chuyên biệt mới thêm vào team. Click tab này, bảng Kanban mặc định hiển thị. Bắt đầu tùy chỉnh. Thêm tác vụ mới vào các thẻ trên bảng. Click nút Thêm tác vụ (Add task), nhập chi tiết: tên, trạng thái, người phụ trách, hạn chót, ưu tiên, mô tả, dự án.
Tùy theo trạng thái tác vụ, dễ dàng di chuyển giữa các thẻ bằng kéo thả.
Cũng lọc tác vụ theo hạn chót, thành viên... Cung cấp tùy chọn: ẩn/hiện làn đào trống, copy link bảng, xem lịch sử... Tải PDF bảng Kanban đã tạo, lưu thư mục Downloads.
Đây là cách tạo bảng Kanban trong Microsoft Teams dùng app Virto Kanban Board. Đọc hoặc tải app tại đây.
Đọc ngay: Cách chia sẻ file được bảo vệ trong Microsoft Teams.