Microsoft Teams ngày càng mở rộng vị thế trong không gian họp trực tuyến. Nếu bạn dùng Teams, có thể biết có vài cách tạo liên kết cuộc họp (meeting link).
Bài viết chỉ cách lên lịch họp mới trong MS Teams hoặc Outlook và gửi liên kết cho người được mời, cả nội bộ và ngoài tổ chức. Bạn sẽ học: lên lịch họp Teams, mời người, điều chỉnh tùy chọn họp. Cách tạo liên kết Meet Now cho họp tức thì.
Tạo liên kết họp đã lên lịch (Scheduled) qua Lịch Teams
Để tạo và gửi mời họp đã lên lịch qua Lịch Teams, mở Microsoft Teams, chuyển sang chế độ xem Calendar, chọn nút New Meeting.
Tại đây, thêm chi tiết họp: đặt tên sự kiện/họp. Thêm người tham dự. Người trong tổ chức: gõ tên. Người ngoài: nhập email. Có thể chỉ định Required (bắt buộc) và Optional (tùy chọn).
Nếu muốn chia sẻ họp đến kênh Teams, chọn Share to channel rồi chọn kênh. Nhớ: chỉ thành viên kênh mới tham dự được họp kênh.
Chọn ngày, giờ bắt đầu/kết thúc – hoặc bật nút All day.
Để tạo họp định kỳ, chọn Repeat và chỉ định tần suất lặp lại.
Khi sẵn sàng, bấm Save gửi lời mời kèm liên kết tham gia đến tất cả người được mời. Trên app mobile, nút Save giống dấu tích.
Người tham dự nhận email với liên kết tham gia họp Teams. Họp xuất hiện tab Calendar của Teams, và nếu dùng Outlook, cũng hiện trên lịch Outlook.
Cách tạo liên kết họp Meet Now (Họp ngay)
Liên kết họp Teams có thể dùng bất cứ lúc nào. Dù đã lên lịch cho ngày/giờ cụ thể, người dùng vẫn chọn liên kết và bắt đầu họp khi muốn.
Tuy nhiên, nếu muốn tạo liên kết họp "trên giờ", Teams làm rất dễ, tạo liên kết từ nhiều tab khác nhau của app.
Meet Now từ Lịch Teams
Tab Calendar của Teams, chọn nút Meet now. Đặt tên họp, chọn Get a Link to Share (Lấy liên kết chia sẻ) hoặc Start Meeting (Bắt đầu họp).
Nếu chọn Get a Link to Share, bạn copy liên kết họp vào clipboard, chia sẻ qua email, hoặc bắt đầu họp. Cũng thấy liên kết Configure Meeting options (Cấu hình tùy chọn họp).
Trang Meeting Options là nơi phân vai trò người tham dự và cài đặt khác: cho phép bỏ qua lobby, chia sẻ màn hình...
Luôn truy cập Meeting Options trong lúc họp bằng cách chọn More actions trên cửa sổ họp → Meeting options.
Meet Now từ tab Teams (Kênh)
Để Meet now với thành viên kênh Teams, chọn tab Teams. Chọn một kênh. Bấm nút Meet để khởi động họp ngay. Tùy chiều rộng cửa sổ Teams, nút Meet có thể hiện dạng biểu tượng video.
Nếu muốn lên lịch họp, chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Meet → Schedule a meeting.
Khi họp khởi động, bạn được nhắc copy liên kết họp hoặc thêm người tham dự.
Nếu copy liên kết, gửi cho bất kỳ ai bạn muốn mời tham gia qua email, chat, app nhắn tin.
Meet now từ Chat Teams
Tab Chat của Teams, chọn nhóm chat muốn họp, bấm nút Video call.
Trường hợp này không tạo liên kết họp vì bạn gọi trực tiếp. Tuy nhiên, có thể thêm người vào cuộc gọi. Để thêm: chọn panel người tham dự, nhập tên/số điện thoại ở ô Invite someone or dial a number.
Lưu ý: chỉ mời bằng tên nếu họ trong tổ chức bạn. Người ngoài tổ chức, nhập số điện thoại.
Cách tạo liên kết họp Teams đã lên lịch với Microsoft Outlook
Microsoft Teams và Outlook tích hợp hoàn toàn. Làm theo bước sau để tạo liên kết họp Teams trong phiên bản Outlook trực tuyến (web).
- Chọn tab Calendar trong Outlook.
- Chọn nút New event.
- Điền form sự kiện mới như bình thường.
- Bật nút Teams meeting.
- Bấm Save khi sẵn sàng gửi lời mời.
Mở sự kiện trên lịch, thấy liên kết họp Teams ở phần mô tả sự kiện.
Thêm liên kết Teams khi lên lịch trong app mobile Outlook tương tự. Chọn nút Online meeting khi điền chi tiết sự kiện, lưu để gửi mời.
Nếu dùng Outlook desktop, dùng add-in Microsoft Teams khi lên lịch họp. Nó tự động thêm liên kết Teams vào sự kiện khi bạn chọn.
Add-in này cài tự động nếu bạn có Microsoft Teams và Office 2013, 2016, hoặc 2019 trên Windows. Không cần cài thủ công.
Tìm hiểu thêm về Microsoft Teams
Bây giờ bạn đã biết vài cách tạo liên kết họp trong Teams, hãy dành vài phút xem mẹo, thủ thuật hoặc cách làm nâng cao như tạo breakout room, tạo team mới từ đầu.