Microsoft Teams tiếp tục gia tăng dấu ấn của mình trong không gian họp trực tuyến. Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams, bạn có thể biết có một số cách để tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lên lịch một cuộc họp mới trong MS Teams hoặc Outlook và gửi liên kết cuộc họp tới những người được mời, cả nội bộ và bên ngoài. Bạn sẽ tìm hiểu cách lên lịch cuộc họp Nhóm mới, mời mọi người và điều chỉnh các tùy chọn cuộc họp. Chúng tôi cũng sẽ xem xét cách tạo liên kết Meet Now cho các cuộc họp một cách nhanh chóng.
Tạo liên kết cuộc họp đã lên lịch của nhóm qua Lịch nhóm
Để tạo và gửi lời mời họp đã lên lịch mới qua lịch Nhóm, hãy mở Microsoft Teams, điều hướng đến chế độ xem Lịch và chọn Cuộc họp mới khuy ao.
Từ đó, bạn có thể thêm chi tiết cuộc họp. Ví dụ:đặt tên cho cuộc họp hoặc sự kiện của bạn. Tiếp theo, thêm người tham gia. Để thêm những người bên trong tổ chức của bạn, chỉ cần nhập tên của họ. Để thêm người dùng bên ngoài, hãy nhập địa chỉ email của họ. Nếu muốn, bạn cũng có thể chỉ định ai là người tham dự bắt buộc và ai là tùy chọn.
Nếu bạn muốn chia sẻ cuộc họp với kênh Nhóm, hãy chọn Chia sẻ với kênh và sau đó chọn một kênh. Hãy nhớ rằng chỉ các thành viên của kênh mới có thể tham gia cuộc họp kênh.
Chọn ngày và thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp của bạn – hoặc chọn Cả ngày nút bật tắt.
Để tạo một cuộc họp đã lên lịch định kỳ, hãy chọn Lặp lại và chỉ định tần suất cuộc họp sẽ lặp lại.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn nút Lưu để gửi lời mời với liên kết tham gia đến tất cả những người được mời tham dự cuộc họp. Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, nút Lưu trông giống như một dấu kiểm.
Những người tham dự cuộc họp sẽ nhận được email có liên kết để tham gia cuộc họp Microsoft Teams. Cuộc họp sẽ xuất hiện trong tab Lịch của ứng dụng Nhóm và nếu họ sử dụng Outlook, cuộc họp sẽ xuất hiện trên lịch Outlook của họ.
Cách tạo liên kết họp nhóm Meet Now của Microsoft Teams
Các liên kết cuộc họp của Microsoft Teams có thể được sử dụng bất kỳ lúc nào. Ngay cả khi cuộc họp đã được lên lịch vào một ngày và giờ cụ thể, người dùng có thể chọn liên kết cuộc họp và khởi chạy cuộc họp bất cứ khi nào họ muốn.
Phải nói rằng, nếu bạn muốn tạo liên kết cuộc họp một cách nhanh chóng, Microsoft Teams sẽ tạo điều kiện dễ dàng và bạn có thể tạo liên kết cuộc họp từ các tab khác nhau của ứng dụng Microsoft Teams.
Gặp gỡ ngay từ Lịch Microsoft Teams
Trong tab Lịch của Nhóm, hãy chọn mục Gặp gỡ ngay bây giờ khuy ao. Đặt tên cho cuộc họp của bạn và sau đó chọn Nhận liên kết để chia sẻ hoặc nút Bắt đầu cuộc họp khuy ao.
Nếu bạn chọn Nhận liên kết để chia sẻ , từ đó, bạn có thể sao chép liên kết cuộc họp vào khay nhớ tạm, chia sẻ liên kết qua email hoặc bắt đầu cuộc họp. Bạn cũng sẽ thấy liên kết đến Định cấu hình tùy chọn cuộc họp .
Trang Tùy chọn cuộc họp là nơi bạn có thể đặt vai trò cho những người tham gia cuộc họp và các cài đặt khác như liệu mọi người có thể bỏ qua sảnh hoặc chia sẻ màn hình của họ hay không.
Bạn luôn có thể truy cập Tùy chọn cuộc họp trong cuộc họp bằng cách chọn Tác vụ khác ở đầu cửa sổ cuộc họp rồi đến Tùy chọn cuộc họp .
Gặp gỡ ngay từ tab Nhóm
Để Gặp gỡ ngay bây giờ với các thành viên của Kênh nhóm, hãy chọn tab Nhóm. Sau đó chọn một kênh. Cuối cùng, chọn Gặp gỡ để khởi động cuộc họp ngay lập tức. Tùy thuộc vào độ rộng của cửa sổ Nhóm của bạn, nút Gặp gỡ có thể trông giống như một biểu tượng video.
Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Gặp gỡ và chọn Lên lịch cuộc họp .
Khi cuộc họp bắt đầu, bạn sẽ được nhắc sao chép liên kết cuộc họp hoặc thêm người tham gia vào cuộc họp.
Nếu bạn sao chép liên kết cuộc họp, bạn có thể gửi liên kết đó cho bất kỳ ai bạn muốn mời tham gia cuộc họp qua email, trò chuyện hoặc bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào.
Gặp gỡ ngay từ Microsoft Teams Chat
Trong tab Trò chuyện của Nhóm, chọn nhóm trò chuyện bạn muốn gặp, sau đó chọn Cuộc gọi điện video khuy ao.
Trong trường hợp này, không có liên kết cuộc họp nào được tạo vì bạn đã gọi trực tiếp cho người đó. Tuy nhiên, bạn có thể thêm mọi người vào cuộc họp. Để thêm ai đó, hãy chọn bảng người tham gia và nhập tên hoặc số điện thoại vào mục Mời ai đó hoặc quay số trường.
Lưu ý rằng bạn chỉ có thể mời ai đó bằng tên nếu họ ở trong tổ chức của bạn. Đối với những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy nhập số điện thoại của họ.
Cách tạo liên kết cuộc họp đã lên lịch của nhóm với Microsoft Outlook
Microsoft Teams và Microsoft Outlook được tích hợp đầy đủ. Thực hiện theo các bước sau để tạo liên kết họp theo lịch của Nhóm bên trong phiên bản trực tuyến của Outlook.
- Chọn tab lịch trong Outlook.
- Chọn Sự kiện mới nút.
- Điền vào biểu mẫu sự kiện mới như bạn thường làm.
- Chọn Cuộc họp nhóm nút chuyển đổi.
- Chọn nút Lưu khi bạn sẵn sàng gửi lời mời.
Khi mở sự kiện trên lịch của mình, bạn sẽ thấy liên kết Cuộc họp nhóm trong mô tả của sự kiện.
Việc thêm liên kết Nhóm trong khi lên lịch họp trong ứng dụng di động của Outlook cũng hoạt động tương tự. Chọn Cuộc họp trực tuyến nút chuyển đổi khi điền vào chi tiết sự kiện và lưu sự kiện để gửi lời mời cho người tham dự.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, hãy sử dụng bổ trợ Microsoft Teams khi lên lịch họp. Nó sẽ tự động thêm liên kết họp Nhóm vào một sự kiện khi bạn chọn nó.
Phần bổ trợ này được cài đặt tự động nếu bạn đã cài đặt Microsoft Teams và Office 2013, Office 2016 hoặc Office 2019 trên PC chạy Windows của mình. Không cần phải tự cài đặt bổ trợ.
Tìm hiểu thêm về Microsoft Teams
Bây giờ bạn đã học được một số cách để tạo liên kết cuộc họp trong Microsoft Teams, hãy dành vài phút để xem lại một số mẹo và thủ thuật hoặc tìm hiểu cách thực hiện những việc nâng cao hơn như tạo phòng đột xuất hoặc tạo nhóm mới từ đầu.