Microsoft Teams là một ứng dụng cộng tác phổ biến mà bạn có thể sử dụng khi làm việc với đồng nghiệp từ bên trong hoặc bên ngoài hoặc tổ chức của bạn.
Bạn có thể giữ các tệp được chia sẻ của mình ở một nơi để mọi thành viên có thể truy cập hoặc sử dụng các tính năng họp, gọi, trò chuyện hoặc thăm dò ý kiến để tương tác và duy trì kết nối với đồng đội của bạn dù họ ở đâu.
Vẫn tốt hơn, bạn có thể sử dụng Teams dưới dạng ứng dụng web hoặc ứng dụng độc lập trên máy tính và thiết bị di động của mình mà không cần đăng ký Microsoft 365.
Nếu bạn được giao nhiệm vụ điều phối các đồng đội của mình, hãy sử dụng hướng dẫn này để tìm hiểu cách tạo một nhóm trong Microsoft Teams.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams
Trước khi tạo nhóm trong ứng dụng Teams, bạn nên biết rằng tính năng này chỉ khả dụng cho người đăng ký Microsoft 365 Business, vì vậy bạn sẽ không tìm thấy tính năng này trên Microsoft 365 Family hoặc các gói cá nhân.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 Business nhưng bạn không có quyền tạo nhóm, hãy tham khảo ý kiến quản trị viên CNTT của bạn để cấp cho bạn quyền truy cập để tạo nhóm.
Ngoài ra, số lượng giấy phép bạn mua xác định số lượng người dùng có thể truy cập các tính năng đầy đủ của ứng dụng. Nếu thiếu ngân sách để có thêm giấy phép, bạn có thể mời thêm người dùng Microsoft 365 không có quyền truy cập vào Nhóm với tư cách là người dùng khách nhưng họ sẽ không có toàn quyền truy cập với tư cách là người dùng được cấp phép.
Sau khi tạo nhóm, bạn có thể chia sẻ tệp với các thành viên trong nhóm hoặc tổ chức các cuộc họp và cuộc trò chuyện tại chỗ.
Bạn cũng có thể gọi cho bất kỳ ai từ Teams nếu tổ chức của bạn đã thiết lập tính năng gọi điện, cập nhật tất cả tin nhắn, câu trả lời và đề cập chưa đọc, lên lịch cuộc họp, v.v.
Lưu ý :Bạn có thể có tối đa 2.500 thành viên trong một nhóm, bao gồm người dùng được cấp phép và khách.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams trên máy tính
Microsoft Teams dễ dàng thiết lập và sử dụng trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể xây dựng một nhóm:
- Từ đầu
- Từ một mẫu
- Từ một nhóm hiện có
Tạo nhóm từ Scratch
- Tải xuống Microsoft Teams trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Nhóm trực tuyến, sau đó tạo tài khoản người dùng hoặc đăng nhập bằng thông tin xác thực đăng nhập Nhóm do tổ chức của bạn cung cấp. Sau khi bạn đăng nhập, hãy chọn Nhóm để bắt đầu.
- Để bắt đầu một nhóm mới, hãy chọn Tham gia hoặc Tạo một nhóm ở góc dưới bên trái.
- Chọn nút Tạo nhóm tùy chọn.
- Tiếp theo, chọn Từ đầu .
- Trong Loại nhóm này sẽ là bật lên, chọn Công khai, Riêng tư hoặc Toàn tổ chức:
- Công khai :Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập nhóm, tệp được chia sẻ, cuộc trò chuyện trước đó và các kênh khác trong nhóm.
- Riêng tư :Chủ sở hữu nhóm có thể gửi lời mời tới các thành viên trong tổ chức và chỉ các thành viên trong nhóm mới có thể xem hoạt động của nhóm.
- Toàn tổ chức :Mọi người trong tổ chức có thể tham gia tự động.
- Đặt cho nhóm một tên và sau đó thêm mô tả nếu bạn muốn.
- Chọn Tạo .
- Thêm thành viên cho nhóm của bạn.
Tạo Nhóm từ Mẫu
Microsoft Teams cung cấp các mẫu tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng tạo một nhóm trong Microsoft Teams.
- Quay lại Tạo nhóm trình đơn tùy chọn và chọn một mẫu trong Chọn mẫu phần.
- Các mẫu nhóm đi kèm với các kênh khác nhau và các ứng dụng cài sẵn. Nếu bạn muốn thay đổi mẫu và chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của mình, hãy quay lại màn hình trước đó và chọn một mẫu khác.
- Chọn Tiếp theo .
- Chọn Riêng tư hoặc Công khai trong Loại nhóm này sẽ là cửa sổ.
- Đặt cho nhóm của bạn một tên và mô tả rồi chọn Tạo .
- Tiếp theo, chọn kênh. Nếu chúng bị ẩn, hãy chọn kênh ẩn liên kết để xem các kênh hiện có.
Tạo nhóm từ một nhóm / nhóm hiện có
Bạn cũng có thể xây dựng đội từ một nhóm hoặc nhóm hiện có. Nếu một nhóm được giao hai nhiệm vụ khác nhau hoặc nếu một nhóm có cùng một mẫu mà bạn định sử dụng, thì đây là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian khi xây dựng nhóm.
Lưu ý :Quản trị viên có thể tạo mẫu từ các nhóm hiện có.
- Chọn Từ một nhóm hoặc nhóm trong Tạo nhóm menu.
- Tiếp theo, chọn Nhóm .
- Chọn nhóm bạn muốn sử dụng để tạo nhóm mới.
- Theo mặc định, tên nhóm sẽ là tên hiện tại cho nhóm hiện có và sẽ xuất hiện dưới dạng Tên nhóm (bản sao) . Bạn có thể đặt tên mới cho nhóm, sau đó thêm mô tả .
- Chọn những gì để nhập cho nhóm như thành viên, ứng dụng, cài đặt nhóm, tab và kênh từ nhóm hiện có.
- Chọn cài đặt bảo mật cho nhóm:Riêng tư hoặc Công khai.
- Riêng tư :Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể thêm thành viên.
- Công khai :Mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia.
- Cuối cùng, chọn Tạo để tạo nhóm trong Microsoft Teams.
Lưu ý :Bạn không bị giới hạn trong cài đặt từ nhóm ban đầu hoặc các thành viên. Vì vậy, bạn có thể thêm bất kỳ số lượng kênh, nhóm nào, chọn lại thành viên của mình và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể tạo một nhóm trong Microsoft Teams từ một nhóm Office 365 hiện có nếu bạn sở hữu một nhóm như vậy với ít hơn 5.000 người. Các bước để thực hiện việc này tương tự như tạo nhóm từ một nhóm hiện có, ngoại trừ việc bạn sẽ chọn tạo từ Microsoft 365 nhóm trong phần Tạo nhóm mới từ thứ bạn đã sở hữu phần.
Khi nhóm của bạn đã sẵn sàng, nhóm sẽ được đặt tên từ tên nhóm 365 và tất cả các thành viên sẽ tự động được thêm vào nhóm đó.
Cách tạo Nhóm trong toàn tổ chức trong Microsoft Teams
Nếu là quản trị viên, bạn có thể tạo một nhóm trong toàn tổ chức cho công ty của mình, miễn là công ty có ít hơn 10.000 thành viên.
Lưu ý :Bạn không thể thêm người dùng khách vào một nhóm trong toàn tổ chức và bạn chỉ có thể tạo năm nhóm trong toàn tổ chức trong một tổ chức.
- Chọn Tham gia hoặc Tạo nhóm > Tạo nhóm .
- Tiếp theo, chọn Từ đầu .
- Trong Loại nhóm này sẽ là , chọn Toàn tổ chức .
- Đặt cho nhóm một tên thêm mô tả rồi chọn Tạo .
Nhóm của bạn đã sẵn sàng để sử dụng và mọi người trong tổ chức có toàn quyền truy cập vào nó.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams trên thiết bị di động
Bạn cũng có thể tạo một nhóm trong Microsoft Teams thông qua ứng dụng di động trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.
- Tải xuống ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị của bạn và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Microsoft 365 Business của bạn.
- Mở ứng dụng Nhóm và nhấn vào Nhóm biểu tượng.
- Nhấn vào Trình đơn (ba dấu chấm).
- Tiếp theo, nhấn vào Tạo nhóm mới .
- Đặt cho nhóm một tên và mô tả rồi chọn Quyền riêng tư cài đặt cho nhóm của bạn (Riêng tư hoặc Công khai).
- Nhấn vào dấu kiểm ở góc trên cùng bên phải để tạo nhóm.
- Thêm thành viên vào nhóm của bạn bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ rồi nhấn vào dấu kiểm ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Cách thêm thành viên vào nhóm của bạn
Giờ đây, bạn đã có một nhóm trong Microsoft Teams, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm đó tùy thuộc vào tính bảo mật của nhóm. Nếu đó là một nhóm công khai, mọi người đều có thể tham gia và có toàn quyền truy cập vào nhóm đó.
Đối với một nhóm riêng, bạn có thể thêm thành viên theo hai cách:thủ công hoặc sử dụng liên kết mời.
Thêm thành viên vào nhóm riêng tư trong Microsoft Teams theo cách thủ công
- Chọn Tùy chọn trong trang nhóm bên cạnh tên nhóm.
- Tiếp theo, chọn Thêm thành viên .
- Nhập tên hoặc tên của thành viên và chọn Thêm .
- Chọn Đóng .
Thêm thành viên vào nhóm riêng bằng liên kết mời
Nếu bạn có liên kết nhóm, bạn có thể chia sẻ nó với thành viên / thành viên mà bạn muốn tham gia nhóm.
- Chọn Tùy chọn (ba dấu chấm) bên cạnh tên đội.
- Tiếp theo, chọn Nhận liên kết đến nhóm .
- Sao chép liên kết mời và dán vào hộp trò chuyện trực tiếp trong Nhóm hoặc gửi liên kết qua email hoặc bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào khác.
Lưu ý :Để thêm các thành viên không thuộc tổ chức của bạn vào nhóm bạn vừa tạo, hãy chọn Thêm thành viên trong các tùy chọn của nhóm và nhập địa chỉ email của họ. Làm điều này sẽ thêm họ làm khách, có nghĩa là họ sẽ bị giới hạn trong nhóm đó - không phải nhóm trong toàn tổ chức.
Cách xóa nhóm trong Microsoft Teams
Nếu nhóm đã chạy hết khóa học và bạn không cần nữa, bạn có thể loại bỏ nhóm đó để có số lượng nhóm ít hơn trong tổ chức của mình.
Máy tính
- Đi tới nhóm Tùy chọn .
- Chọn Xóa nhóm .
- Tiếp theo, chọn hộp Tôi hiểu rằng mọi thứ sẽ bị xóa hộp. Tất cả các kênh, cuộc hội thoại, tệp của bạn và nhóm Microsoft 365 dành cho nhóm này sẽ bị xóa. Chọn Xóa nhóm để xác nhận việc hủy.
Điện thoại / Máy tính bảng
Nếu nhóm đã phục vụ đúng mục đích của mình, bạn có thể xóa nó trong một vài lần nhấn nhanh.
- Để xóa nhóm, hãy nhấn vào Tùy chọn (ba dấu chấm) bên cạnh tên đội.
- Nhấn vào Xóa nhóm .
- Tiếp theo, nhấn vào Xóa để xác nhận việc hủy.
Cộng tác và Hoàn thành Công việc
Làm việc theo nhóm trong một tổ chức là một cách tuyệt vời để ủy quyền hoặc chia sẻ các nhiệm vụ và hoàn thành chúng.
Nếu bạn có một nhóm từ xa và cần nhiều công cụ hơn để làm việc cùng nhau ngoài Microsoft Teams, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về các công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa.
Hãy để lại nhận xét và cho chúng tôi biết nếu hướng dẫn này giúp bạn tạo nhóm của mình trong Microsoft Teams.