Microsoft Teams là ứng dụng cộng tác phổ biến bạn có thể dùng khi làm việc với đồng nghiệp từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của mình.
Bạn có thể lưu trữ file chia sẻ tại một nơi để mọi thành viên truy cập, hoặc dùng tính năng họp, gọi, chat, bình chọn để tương tác và kết nối với đồng đội ở bất cứ đâu.
Tốt hơn nữa, bạn có thể dùng Teams như một web app hoặc ứng dụng độc lập trên máy tính và thiết bị di động mà không cần đăng ký Microsoft 365.
Nếu bạn được giao điều phối đồng đội, hãy dùng hướng dẫn này để học cách tạo team trong Microsoft Teams.
Cách tạo Team trong Microsoft Teams
Trước khi tạo team trong ứng dụng Teams, bạn nên biết tính năng này chỉ dành cho người đăng ký Microsoft 365 Business nên bạn sẽ không tìm thấy nó trên gói Microsoft 365 Family hoặc cá nhân.
Nếu bạn dùng Microsoft 365 Business nhưng không có quyền tạo team, hãy nhờ quản trị viên IT cấp quyền tạo team.
Ngoài ra, số lượng license bạn mua quyết định số người dùng có thể truy cập đầy đủ tính năng của ứng dụng. Nếu ngân sách không đủ cho thêm license, bạn có thể mời thêm người dùng Microsoft 365 không có quyền truy cập Teams làm khách (guest users) nhưng họ sẽ không có đầy đủ quyền như người dùng có license.
Khi tạo xong team, bạn có thể chia sẻ file với đồng đội, tổ chức cuộc họp và trò chuyện tức thì.
Bạn cũng có thể gọi cho bất kỳ ai từ Teams nếu tổ chức đã thiết lập tính năng gọi, cập nhật tất cả tin nhắn chưa đọc, reply, mention, lên lịch họp, và nhiều hơn nữa.
Lưu ý: Bạn có thể có tối đa 2.500 thành viên trong một team, bao gồm cả người dùng có license và khách.
Cách tạo Team trong Microsoft Teams trên máy tính
Microsoft Teams dễ thiết lập và sử dụng trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Bạn có thể xây dựng team:
- Từ đầu (From scratch)
- Từ mẫu (From a template)
- Từ nhóm hiện có (From an existing group)
Tạo Team từ đầu
- Tải Microsoft Teams trên máy tính hoặc thiết bị di động. Bạn cũng có thể dùng Teams trực tuyến, sau đó tạo tài khoản hoặc đăng nhập với thông tin đăng nhập Teams do tổ chức cung cấp. Sau khi đăng nhập, chọn biểu tượng Teams để bắt đầu.
- Để bắt đầu team mới, chọn liên kết Join or Create a Team (Tham gia hoặc Tạo team) ở góc dưới bên trái.
- Chọn tùy chọn Create a team (Tạo team).
- Tiếp theo, chọn From scratch (Từ đầu).
- Trong cửa sổ popup What kind of team will this be (Team này sẽ thuộc loại nào), chọn Public (Công khai), Private (Riêng tư), hoặc Org-wide (Toàn tổ chức):
- Public: Mọi người trong tổ chức có thể truy cập team, file chia sẻ, chat trước đó và các kênh khác trong team.
- Private: Chủ sở hữu team có thể mời thành viên trong tổ chức, và chỉ thành viên team mới thấy hoạt động của team.
- Org-wide: Mọi người trong tổ chức có thể tham gia tự động.
- Đặt tên cho team và thêm mô tả nếu muốn.
- Chọn Create (Tạo).
- Thêm thành viên vào team của bạn.
Tạo Team từ mẫu
Microsoft Teams cung cấp các mẫu sẵn có để bạn nhanh chóng tạo team.
- Quay lại menu tùy chọn Create a team và chọn một template dưới phần Select a template.
- Các mẫu team đi kèm với các kênh và ứng dụng tích hợp sẵn. Nếu muốn thay đổi mẫu để phù hợp hơn, quay lại màn hình trước và chọn mẫu khác.
- Chọn Next (Tiếp theo).
- Chọn Private hoặc Public trong cửa sổ What kind of team will this be.
- Đặt tên và mô tả cho team rồi chọn Create.
- Tiếp theo, chọn kênh. Nếu chúng bị ẩn, chọn liên kết hidden channel (kênh ẩn) để xem các kênh có sẵn.
Tạo Team từ nhóm/team hiện có
Bạn cũng có thể xây dựng team từ một nhóm hoặc team đã tồn tại. Nếu một nhóm được giao hai nhiệm vụ khác nhau, hoặc nếu một team có cùng mẫu bạn định dùng, đây là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian khi xây dựng team.
Lưu ý: Admin có thể tạo mẫu từ các team hiện có.
- Chọn From a group or team (Từ nhóm hoặc team) trong menu Create a team.
- Tiếp theo, chọn Team.
- Chọn team bạn muốn dùng để tạo team mới.
- Mặc định, tên team sẽ là tên hiện tại của team hiện có và hiển thị dưới dạng Team Name (copy). Bạn có thể đặt tên mới cho team và thêm mô tả.
- Chọn những gì để import vào team như thành viên, ứng dụng, cài đặt team, tab và kênh từ team hiện có.
- Chọn cài đặt quyền riêng tư cho team: Private hoặc Public.
- Private: Chỉ chủ sở hữu team mới có thể thêm thành viên.
- Public: Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tham gia.
- Cuối cùng, chọn Create để tạo team trong Microsoft Teams.
Lưu ý: Bạn không bị giới hạn bởi cài đặt từ team gốc hay thành viên. Vì vậy, bạn có thể thêm bất kỳ số lượng kênh, team, chọn lại thành viên, và nhiều hơn nữa.
Bạn cũng có thể tạo team trong Microsoft Teams từ nhóm Office 365 hiện có nếu bạn sở hữu nhóm đó với ít hơn 5.000 người. Các bước tương tự như tạo team từ team hiện có, trừ việc bạn sẽ chọn tạo từ Microsoft 365 group trong phần Create a new team from something you already own.
Khi team đã sẵn sàng, nó sẽ được đặt tên theo tên nhóm 365, và tất cả thành viên sẽ tự động được thêm vào.
Cách tạo Team toàn tổ chức trong Microsoft Teams
Nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể tạo team toàn tổ chức cho công ty, miễn là tổ chức có ít hơn 10.000 thành viên.
Lưu ý: Bạn không thể thêm khách vào team toàn tổ chức, và chỉ có thể tạo tối đa năm team toàn tổ chức trong một tổ chức.
- Chọn Join or Create a team > Create a Team.
- Tiếp theo chọn From scratch.
- Trong phần What kind of team will this be, chọn Org-wide.
- Đặt tên, thêm mô tả rồi chọn Create.
Team của bạn đã sẵn sàng sử dụng, và mọi người trong tổ chức có đầy đủ quyền truy cập.
Cách tạo Team trong Microsoft Teams trên thiết bị di động
Bạn cũng có thể tạo team trong Microsoft Teams qua ứng dụng di động trên smartphone hoặc máy tính bảng.
- Tải ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Microsoft 365 Business.
- Mở ứng dụng Teams và nhấp biểu tượng Teams .
- Nhấp Menu (ba chấm).
- Tiếp theo, nhấp Create new team (Tạo team mới).
- Đặt tên và mô tả cho team rồi chọn cài đặt Privacy (Quyền riêng tư) cho team (Private hoặc Public).
- Nhấp dấu check mark ở góc trên bên phải để tạo team.
- Thêm thành viên vào team bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email rồi nhấp dấu check mark ở góc trên bên phải màn hình.
Cách thêm thành viên vào Team
Bây giờ bạn đã có team trong Microsoft Teams, bạn có thể thêm thành viên tùy thuộc vào độ bảo mật của team. Nếu là team công khai, mọi người đều có thể tham gia và có đầy đủ quyền truy cập.
Đối với team riêng tư, bạn có thể thêm thành viên theo hai cách: thủ công hoặc dùng link mời.
Thêm thành viên vào Team riêng tư thủ công
- Chọn Options (Tùy chọn) ở trang team bên cạnh tên team.
- Tiếp theo, chọn Add Member (Thêm thành viên).
- Nhập tên thành viên và chọn Add (Thêm).
- Chọn Close (Đóng).
Thêm thành viên vào Team riêng tư dùng link mời
Nếu bạn có link team, bạn có thể chia sẻ với thành viên bạn muốn tham gia team.
- Chọn Options (ba chấm) bên cạnh tên team.
- Tiếp theo, chọn Get a link to team (Lấy link team).
- Sao chép link mời và dán vào hộp chat trực tiếp trong Teams hoặc gửi link qua email hoặc ứng dụng nhắn tin khác.
Lưu ý: Để thêm thành viên không thuộc tổ chức của bạn vào team vừa tạo, chọn Add a Member trong tùy chọn team và nhập địa chỉ email của họ. Điều này sẽ thêm họ làm khách (guests), nghĩa là họ bị giới hạn ở team đó – không phải team toàn tổ chức.
Cách xóa Team trong Microsoft Teams
Nếu team đã hoàn thành sứ mệnh và bạn không cần nữa, bạn có thể loại bỏ nó để số lượng team trong tổ chức gọn gàng hơn.
Máy tính
- Vào Options của team.
- Chọn Delete the team (Xóa team).
- Tiếp theo, tích vào ô I understand that everything will be deleted (Tôi hiểu mọi thứ sẽ bị xóa). Tất cả kênh, cuộc trò chuyện, file và nhóm Microsoft 365 cho team này sẽ bị xóa. Chọn Delete team để xác nhận hủy bỏ.
Điện thoại/Máy tính bảng
Nếu team đã phục vụ xong mục đích, bạn có thể xóa nó trong vài thao tác chạm.
- Để xóa team, nhấp Options (ba chấm) bên cạnh tên team.
- Nhấp Delete team (Xóa team).
- Tiếp theo, nhấp Delete để xác nhận hủy bỏ.
Cộng tác và hoàn thành nhiệm vụ
Làm việc theo team trong tổ chức là cách tuyệt vời để phân chia hoặc chia sẻ nhiệm vụ và hoàn thành chúng.
Nếu bạn có team từ xa và cần nhiều công cụ cộng tác hơn chỉ Microsoft Teams, hãy tham khảo hướng dẫn về các công cụ cộng tác tốt nhất cho team từ xa.
Để lại bình luận cho chúng tôi biết xem hướng dẫn này có giúp bạn tạo team trong Microsoft Teams không.