Microsoft Teams có nhiều công cụ khác nhau để tăng năng suất và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên với trò chuyện văn bản, cuộc gọi thoại và video, chức năng chia sẻ tệp, hồ sơ ca trực tuyến và lịch dùng chung của nó.
Chức năng lịch được chia sẻ của Microsoft Teams cho phép các thành viên nhóm tạo cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng Teams, chỉ định chi tiết và thêm các thành viên khác để họ không chỉ được thông báo về sự kiện mà còn được thêm vào lịch Microsoft Teams đã đồng bộ hóa của họ.
Bài viết này áp dụng cho các ứng dụng Microsoft Teams trên các thiết bị Windows 10, iOS và Android ngoài phiên bản web.
Cách hoạt động của Lịch Microsoft Teams
Microsoft Teams là một công cụ cộng tác được thiết kế cho các tổ chức hoặc nhóm và do đó được cấu trúc tập trung vào nhóm hoặc nhóm. Bạn có thể đăng nhập vào nhóm Microsoft Teams bằng email thông thường của mình, nhưng thường xuyên hơn không, bạn được chỉ định một email công ty mà bạn sử dụng để truy cập Teams cũng như các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 có liên quan khác.
Ứng dụng Microsoft Teams có một lịch chính được chỉ định cho toàn bộ nhóm hoặc tổ chức của bạn. Các thành viên trong nhóm có thể thêm các cuộc họp hoặc sự kiện vào lịch này. Lịch này sẽ tự động hiển thị trong lịch cho các thành viên khác. Các cá nhân cũng có thể được thêm vào các sự kiện hoặc cuộc họp lịch nếu họ được yêu cầu tham dự.
Về mặt kỹ thuật, lịch tích hợp (hoặc mặc định) được gọi là lịch Nhóm trong khi các lịch bên ngoài được chia sẻ trong Microsoft Teams là Lịch dùng chung. Tuy nhiên, những thuật ngữ này thường bị lẫn lộn và sự phân biệt giữa chúng đã bị mờ đi.
Bạn nên tham khảo lịch trong Microsoft Teams bằng các tên riêng thay vì sử dụng các điều khoản Chia sẻ hoặc Nhóm để tránh nhầm lẫn.
Lịch cũng có thể được chia sẻ trong Microsoft Teams từ Outlook hoặc các dịch vụ lập lịch khác như Lịch Google.
Cách tạo sự kiện lịch được chia sẻ trong Microsoft Teams
Đây là quy trình tạo sự kiện, được gọi là cuộc họp trong Microsoft Teams, có thể được chia sẻ với các thành viên nhóm khác và tự động được thêm vào lịch nhóm.
Ví dụ này sử dụng ứng dụng Microsoft Teams của Windows 10, nhưng các hướng dẫn này và các menu được sử dụng giống hệt nhau trên tất cả các phiên bản khác.
-
Mở ứng dụng Microsoft Teams.
-
Chọn Lịch .
-
Nhấp vào Cuộc họp mới .
-
Chọn múi giờ thích hợp từ trình đơn thả xuống ở đầu màn hình.
Bạn không cần phải lo lắng về múi giờ mà các thành viên trong nhóm của bạn đang ở vì thời gian cuộc họp của bạn sẽ tự động điều chỉnh cho họ.
-
Nhập tên cho cuộc họp của bạn trong Thêm trường tiêu đề .
-
Trong phần Thêm người tham dự bắt buộc , nhập tên của những người mà bạn muốn được thông báo về sự kiện. Khi bạn bắt đầu nhập, các tên sẽ tự động xuất hiện để bạn chọn.
Nếu bạn muốn chia sẻ sự kiện lịch này với những người không nằm trong nhóm Microsoft Teams của bạn hoặc thậm chí không sử dụng Microsoft Teams, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhập địa chỉ email đầy đủ thay vì tên của họ.
Nhấp vào Tùy chọn để thêm các thành viên nhóm mà bạn muốn biết về cuộc họp nhưng không cần phải tham dự.
Khi cuộc họp đã được tạo, tất cả các bên được mời sẽ được gửi lời mời đến địa chỉ email được liên kết của họ.
-
Tiếp theo, chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp của bạn.
-
Nhấp vào Không lặp lại để mở menu và biến cuộc họp trở thành một sự kiện thường xuyên nếu nó cần được lặp lại. Ví dụ:bạn có thể muốn có cuộc họp giống nhau này vào mỗi ngày trong tuần, hàng tuần hoặc mỗi tháng một lần.
-
Nhấp vào Thêm kênh nếu cuộc họp của bạn dành riêng cho một danh mục nhất định trong thiết lập Microsoft Teams của công ty bạn. Ví dụ:bạn có thể muốn đặt nó trong kênh Người quản lý để chỉ những thành viên trong nhóm sử dụng kênh đó biết rằng một cuộc họp đang diễn ra.
Bạn có thể để trống nhiều trường này nếu muốn.
-
Tiếp theo là Thêm vị trí đồng ruộng. Bất chấp tên gọi của nó, điều này thực sự không phải để chỉ định một vị trí thực tế. Thay vào đó, đây là cách chọn hệ thống Phòng có hỗ trợ Microsoft Teams được kết nối hoặc thiết bị điện thoại hội nghị.
Nếu công ty của bạn không sử dụng các thiết bị như vậy, bạn không cần phải lo lắng về việc hoàn thành trường này.
-
Trong trường lớn ở cuối màn hình, hãy nhập thông tin chi tiết cho trường họp, nhập mô tả cuộc họp của bạn, chương trình họp hoặc thông báo cho những người tham dự.
-
Cuối cùng, nhấp vào Gửi . Thao tác này sẽ thêm sự kiện vào lịch Microsoft Teams của bạn và sẽ mời những người bạn đã thêm. Sau khi họ trả lời, sự kiện cũng sẽ tự động được thêm vào lịch của họ.
Nếu bạn chưa thêm bất kỳ ai vào sự kiện, bạn sẽ được hiển thị nút Lưu thay vào đó. Thao tác này sẽ chỉ lưu sự kiện vào lịch Microsoft Teams cá nhân của bạn.
Trợ lý lập lịch biểu của Microsoft Teams làm được gì?
Tùy chọn Hỗ trợ lập lịch biểu được hiển thị khi tạo cuộc họp trong Microsoft Teams trên máy tính là một cách thay thế để tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện. Nó sử dụng giao diện người dùng trực quan hơn, hiển thị các tùy chọn ở bên trái màn hình và cho phép bạn chọn khoảng thời gian bằng chuột để tự động thực hiện các thay đổi theo lịch trình.
Lợi ích thực sự của Trợ lý lập lịch biểu là cách nó hiển thị tất cả lịch trình của các thành viên trong nhóm. Điều này giúp bạn dễ dàng xem giờ và ngày nào của mọi người và loại bỏ sự phiền phức khi phải hỏi các thành viên nhóm xem giờ nào phù hợp nhất với họ.
Lịch biểu sẽ chỉ xuất hiện trong Hỗ trợ lập lịch nếu chúng đã được quản trị viên hoặc người dùng khác nhập vào Microsoft Teams. Nếu tổ chức của bạn không sử dụng Microsoft Teams để quản lý lịch biểu, thì tính năng này sẽ không hữu ích.
Hỗ trợ lập lịch biểu của Microsoft Teams là một công cụ hoàn toàn tùy chọn, mặc dù một số người có thể thích nó hơn tùy chọn tạo cuộc họp mặc định.
Cách chấp nhận lời mời trên lịch Microsoft Teams
Sau khi bạn đã được thêm vào cuộc họp trong lịch Microsoft Teams, bạn sẽ gần như ngay lập tức nhận được lời mời qua email.
Khi bạn nhận được email này, hãy nhấp vào liên kết Tham gia Cuộc họp Nhóm Microsoft để chấp nhận lời mời. Ứng dụng Microsoft Teams sẽ mở ra và thêm bạn vào sự kiện. Nếu bạn chưa cài đặt Microsoft Teams, bạn sẽ được nhắc cài đặt nó.
Nếu bạn chưa nhận được lời mời, hãy kiểm tra với người tạo sự kiện để đảm bảo rằng họ đã sử dụng địa chỉ email chính xác. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra thư mục thư rác hoặc thư rác của mình.
Một số dịch vụ email có thể nhắc bạn thêm các sự kiện Microsoft Teams này vào hệ thống lịch của riêng họ. Bạn có thể làm điều này nếu muốn nhưng bạn vẫn cần nhấp vào liên kết văn bản trong email để chấp nhận lời mời.
Cách sử dụng Tạo và Chia sẻ Sự kiện Nhóm Outlook
Microsoft Teams yêu cầu phải có tài khoản Microsoft để sử dụng. Thông thường, công ty hoặc tổ chức của bạn sẽ cung cấp cho bạn tài khoản Microsoft mới có thể được sử dụng để truy cập Microsoft Teams và nhiều dịch vụ Microsoft Office khác.
Email được liên kết với tài khoản Microsoft này có thể được sử dụng để đăng nhập vào Outlook và vì tài khoản này cũng được sử dụng để truy cập Nhóm, các cuộc họp lịch có thể được tạo trong Outlook và được đồng bộ hóa tự động với Microsoft Teams.
Để điều này hoạt động, bạn cần phải sử dụng cùng một tài khoản Microsoft cho Outlook và Microsoft Teams. Ví dụ:bạn không thể sử dụng tài khoản email Outlook cá nhân của mình để tạo sự kiện cho lịch Microsoft Teams làm việc.
Điều này có thể được thực hiện cả với các ứng dụng Outlook và thông qua trải nghiệm web và toàn bộ quá trình này gần giống với cách bạn thực hiện một cuộc họp trong Microsoft Teams như được hiển thị ở trên.
Để truy cập lịch trong Outlook, chỉ cần nhấp vào Lịch biểu tượng ở cuối menu bên trái. Khi lịch được mở, hãy nhấp vào một ngày để bắt đầu quá trình tạo sự kiện.
Nếu bạn muốn một sự kiện được thực hiện trong Outlook để đăng ký trong Nhóm, bạn cần kích hoạt nút chuyển bên cạnh Cuộc họp nhóm, có thể được tìm thấy cùng với Tìm kiếm phòng hoặc vị trí bản văn. Nếu bạn không làm như vậy, chức năng lịch được chia sẻ trong Microsoft Teams sẽ không kích hoạt và sự kiện sẽ chỉ là một sự kiện cơ bản trong lịch biểu Outlook của bạn.
Cách chia sẻ lịch khác trong Microsoft Teams
Mặc dù Microsoft Teams có tính năng lịch tích hợp riêng, nhưng bạn cũng có thể nhập lịch bổ sung từ Outlook, Google hoặc bất kỳ dịch vụ lập lịch nào khác cung cấp địa chỉ web có thể chia sẻ cho lịch của mình.
Điều này có thể hữu ích nếu nhóm của bạn đang sử dụng một ứng dụng hoặc dịch vụ khác để quản lý các sự kiện bên ngoài hệ sinh thái Microsoft Office.
Ví dụ này sử dụng Lịch Google, nhưng quy trình này giống hệt nhau đối với các dịch vụ khác.
-
Mở Lịch Google trong trình duyệt web như bình thường.
-
Di con trỏ chuột qua tên lịch để ba dấu chấm xuất hiện ở bên phải tên lịch. Nhấp vào ba dấu chấm để mở menu.
-
Nhấp vào Cài đặt .
-
Nhấp vào địa chỉ web trong URL công khai của lịch này và nhấn Ctrl + V để sao chép nó vào khay nhớ tạm của bạn.
-
Mở Microsoft Teams và chuyển đến một nhóm hoặc cuộc trò chuyện mà bạn muốn thêm lịch vào.
-
Nhấp vào + ở đầu màn hình.
-
Nhấp vào Trang web .
-
Dán địa chỉ lịch của bạn vào URL trường.
Bạn cũng có thể thêm tên tùy chỉnh cho nó bằng cách nhập vào Tên tab và chọn xem bạn có muốn thông báo cho nhóm về việc bổ sung lịch hay không bằng cách chọn hộp bên cạnh Đăng lên kênh về tab này .
-
Nhấp vào Lưu .
Giờ đây, lịch của bạn sẽ được chia sẻ trong Microsoft Teams và mọi người có thể xem được trong tab tùy chỉnh mới này.
Cách chỉnh sửa cuộc họp nhóm Microsoft
Để chỉnh sửa cuộc họp Microsoft Teams mà bạn đã tạo hoặc có quyền truy cập, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào cuộc họp đó từ lịch của bạn trong ứng dụng Microsoft Teams và thực hiện các thay đổi đối với các trường thích hợp.
Bạn có thể thêm hoặc xóa người tham dự, thay đổi thời gian hoặc địa điểm, đồng thời cũng có thể chỉnh sửa tên và mô tả sự kiện. Chỉ cần đảm bảo nhấp vào Gửi cập nhật khi bạn hoàn tất việc lưu các thay đổi.
Nếu các thay đổi không hiển thị cho bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn, hãy thử đóng ứng dụng hoàn toàn rồi mở lại.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa sự kiện Nhóm trong Outlook bằng cách mở sự kiện trên lịch, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa .
Microsoft Teams ngừng hoạt động ... Hay là bạn?