Cách sử dụng Lịch Microsoft Teams

Microsoft Teams cung cấp nhiều công cụ tăng năng suất và cải thiện giao tiếp giữa nhân viên: trò chuyện văn bản, gọi thoại/video, chia sẻ tệp, bản ghi ca trực tuyến và lịch chung.

Chức năng lịch chung của Microsoft Teams cho phép thành viên nhóm tạo cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng, chỉ định chi tiết và thêm thành viên khác để họ không chỉ được thông báo mà còn tự động thêm vào lịch Teams đã đồng bộ của họ.

Cách hoạt động của Lịch Microsoft Teams

Microsoft Teams là công cụ cộng tác cho tổ chức/nhóm, do đó được thiết kế với tư duy tập trung vào nhóm. Bạn có thể đăng nhập nhóm Teams với email thông thường, nhưng thường được cấp email công ty để truy cập Teams và các dịch vụ Microsoft 365 liên quan.

Ứng dụng Teams có một lịch chính gán cho toàn bộ nhóm/tổ chức. Thành viên có thể thêm cuộc họp/sự kiện vào lịch này, tự động hiển thị trong lịch của các thành viên khác. Cá nhân cũng có thể được thêm vào sự kiện/cuộc họp nếu bắt buộc tham dự.

Lịch cũng có thể được chia sẻ trong Microsoft Teams từ Outlook hoặc các dịch vụ lịch khác như Google Calendar.

Cách tạo sự kiện Lịch chia sẻ Microsoft Teams

Dưới đây là quy trình tạo sự kiện (được gọi là cuộc họp trong Teams) để chia sẻ với thành viên khác và tự động thêm vào lịch nhóm.

1. Mở ứng dụng Microsoft Teams.
2. Chọn Lịch.
3. Nhấn Cuộc họp mới.
4. Chọn múi giờ phù hợp từ menu thả xuống ở đầu màn hình.

   Không cần lo múi giờ của thành viên nhóm vì thời gian cuộc họp sẽ tự động điều chỉnh cho họ.

5. Nhập tên cuộc họp vào ô Thêm tiêu đề.
6. Trong ô Thêm người tham dự bắt buộc, gõ tên người bạn muốn thông báo. Tên sẽ tự động gợi ý khi bạn gõ.

   Nếu muốn chia sẻ sự kiện với người ngoài nhóm Teams hoặc không dùng Teams, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ thay vì tên.

   Nhấn Tùy chọn để thêm thành viên nhóm cần biết cuộc họp nhưng không bắt buộc tham dự.

   Sau khi tạo cuộc họp, tất cả người được mời sẽ nhận lời mời qua email liên kết.

7. Chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
8. Nhấn Không lặp lại để mở menu và thiết lập cuộc họp định kỳ nếu cần (ví dụ: mỗi ngày trong tuần, hàng tuần, hàng tháng).
9. Nhấn Thêm kênh nếu cuộc họp thuộc một danh mục cụ thể trong thiết lập Teams của công ty (ví dụ: kênh Quản lý để chỉ thành viên kênh đó biết cuộc họp).

   Bạn có thể để trống nhiều trường này.

10. Tiếp theo là ô Thêm địa điểm. Dù tên gọi là địa điểm, thực tế dùng để chọn hệ thống Phòng họp hỗ trợ Teams hoặc thiết bị điện thoại hội nghị.

    Nếu công ty không dùng các thiết bị này, bạn không cần điền trường này.

11. Trong ô lớn ở dưới màn hình, nhập chi tiết cuộc họp, mô tả, chương trình nghị sự hoặc tin nhắn cho người tham dự.
12. Cuối cùng, nhấn Gửi. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch Teams của bạn và mời những người bạn đã thêm. Khi họ phản hồi, sự kiện tự động thêm vào lịch của họ.

    Nếu không thêm ai, nút Lưu sẽ hiện ra thay vì Gửi. Điều này chỉ lưu sự kiện vào lịch Teams cá nhân của bạn.

Trợ lý lập lịch (Scheduling Assistant) trong Microsoft Teams làm gì?

Tùy chọn Trợ lý lập lịch hiển thị khi tạo cuộc họp trên máy tính là cách thay thế để tạo/sửa sự kiện. Nó dùng giao diện trực quan hơn, hiển thị tùy chọn bên trái và cho phép chọn khung giờ bằng chuột để tự động cập nhật lịch.

Lợi ích thực sự của Trợ lý lập lịch là hiển thị lịch trình của tất cả thành viên nhóm. Điều này giúp dễ dàng xem ai rảnh vào lúc nào, loại bỏ việc phải hỏi từng người.

Trợ lý lập lịch của Teams là công cụ tùy chọn hoàn toàn, mặc dù một số người có thể thích nó hơn tùy chọn tạo cuộc họp mặc định.

Cách chấp nhận lời mời Lịch Microsoft Teams

Sau khi được thêm vào cuộc họp trong lịch Teams, bạn gần như ngay lập tức nhận được lời mời qua email.

Khi nhận email, nhấn liên kết Tham gia cuộc họp Microsoft Teams để chấp nhận. Ứng dụng Teams mở ra và thêm bạn vào sự kiện. Nếu chưa cài Teams, sẽ được nhắc cài đặt.

Một số dịch vụ email có thể nhắc bạn thêm sự kiện Teams vào lịch của riêng dịch vụ đó. Bạn có thể làm vậy nhưng vẫn phải nhấn liên kết trong email để chấp nhận lời mời.

Cách tạo và chia sẻ sự kiện Teams qua Outlook

Microsoft Teams yêu cầu tài khoản Microsoft. Thường công ty/tổ chức cung cấp tài khoản Microsoft mới để truy cập Teams và các dịch vụ Office khác.

Email liên kết tài khoản này có thể dùng đăng nhập Outlook, và vì tài khoản này cũng dùng cho Teams, cuộc họp tạo trong Outlook sẽ tự động đồng bộ sang Microsoft Teams.

Việc này thực hiện được cả trên ứng dụng Outlook và phiên bản web, quy trình gần như giống hệt tạo cuộc họp trong Teams như hướng dẫn trên.

Để truy cập lịch trong Outlook, nhấn biểu tượng Lịch ở dưới menu bên trái. Khi lịch mở, nhấn vào một ngày để bắt đầu tạo sự kiện.

Cách chia sẻ lịch khác trong Microsoft Teams

Ngoài lịch tích hợp, Teams cũng cho phép nhập lịch bổ sung từ Outlook, Google hoặc bất kỳ dịch vụ lịch nào cung cấp địa chỉ web chia sẻ.

Hữu ích nếu nhóm bạn dùng ứng dụng/dịch vụ khác để quản lý sự kiện bên ngoài hệ sinh thái Microsoft Office.

Ví dụ dưới dùng Google Calendar, nhưng quy trình giống hệt các dịch vụ khác.

1. Mở Google Calendar trên trình duyệt web như bình thường.
2. Di chuột qua tên lịch để xuất hiện ba chấm bên phải. Nhấn ba chấm để mở menu.
3. Chọn Cài đặt.
4. Nhấn vào địa chỉ web dưới URL công khai cho lịch này và nhấn Ctrl + C để copy.
5. Mở Microsoft Teams, vào nhóm hoặc cuộc trò chuyện muốn thêm lịch.
6. Nhấn biểu tượng + ở đầu màn hình.
7. Chọn Trang web.
8. Dán địa chỉ lịch vào ô URL.

   Có thể đặt tên tùy chỉnh trong ô Tên tab và chọn thông báo cho nhóm bằng cách tích ô Đăng vào kênh về tab này.

9. Nhấn Lưu.
10. Lịch của bạn hiện được chia sẻ trong Teams và xem được bởi mọi người trong tab tùy chỉnh mới này.

Cách chỉnh sửa cuộc họp Microsoft Teams

Để chỉnh sửa cuộc họp Teams bạn đã tạo hoặc có quyền truy cập, chỉ cần nhấn vào nó từ lịch trong ứng dụng Teams và thay đổi các trường phù hợp.

Bạn có thể thêm/xóa người tham dự, thay đổi thời gian/địa điểm, sửa tên và mô tả sự kiện. Chắc chắn nhấn Gửi cập nhật khi xong để lưu thay đổi.

Cũng có thể chỉnh sửa sự kiện Teams trong Outlook bằng cách mở sự kiện trên lịch và nhấn Chỉnh sửa.