Microsoft Teams là phần mềm cộng tác nhóm cho phép giúp các nhóm làm việc cùng nhau từ xa. Bạn có thể tìm thấy trò chuyện (chat), cuộc gọi video, và các công cụ cộng tác khác trong ứng dụng. Chúng tôi sẽ giải thích tất cả các tính năng lớn nhất để bạn quyết định xem có đáng sử dụng không.
Bạn có thể dùng Microsoft Teams miễn phí, mặc dù các nhóm lớn hơn có thể trả phí trên mỗi người dùng với Microsoft 365 Business để truy cập Teams cùng tất cả ứng dụng Office 365.
Microsoft Teams Là Gì & Có Những Tính Năng Gì?
Cốt lõi của nó, Microsoft Teams cho phép bạn làm việc hiệu quả trực tuyến với người khác cùng Microsoft Office hoặc bất kỳ ứng dụng tích hợp nào. Bạn cũng có thể tận dụng các tính năng như họp nhóm (team meetings), cuộc gọi riêng tư (private calls), và nhiều hơn nữa chúng tôi sẽ giải thích chi tiết dưới.
Họp & Gọi (Meetings & Calling)
Với Microsoft Teams Meetings, bạn dễ dàng tổ chức hoặc tham gia họp trực tuyến, và đặt tiến độ cho cách họp được trình bày. Điều này có nghĩa là चाहे您想要一对一聊天，还是想要与多达10,000名参与者举行会议，都可以完全从Microsoft Teams的会议功能中实现。
Bạn bắt đầu bằng cách thiết lập cuộc họp và lên lịch thời gian, ngày. Sau đó gửi lời mời cho những người bạn muốn tham dự trước. Khi đến giờ họp, bạn có thể nhấp ngay để bắt đầu và tất cả người có lời mời sẽ tham gia.
Bạn thậm chí có thể gửi lời mời họp cho những người không thuộc nhóm của bạn. Những người trong cuộc họp có thể trò chuyện qua giọng nói, video, hoặc văn bản và gửi file cho nhau. Chia sẻ màn hình (Screen sharing) cũng có sẵn.
Khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể chia sẻ bản ghi âm và ghi chú họp với nhau và tiếp tục theo dõi trong trò chuyện họp để thông tin bổ sung.
Trò Chuyện, Cộng Tác Làm Việc, & Chia Sẻ File
Trong khi cuộc họp là nơi tuyệt vời để lập kế hoạch cho tương lai hoặc cập nhật thông tin cho mọi người, phần lớn quy trình cộng tác của bạn sẽ xảy ra trong các kênh trò chuyện nhóm (Team chat channels). Chủ sở hữu Team (Team owner) dễ dàng tạo các kênh trò chuyện riêng biệt, giúp người dùng dễ dàng giữ cuộc hội thoại trong các khu vực liên quan.
Trong mỗi kênh trò chuyện, thành viên nhóm có thể dùng lệnh @mention để nhắc người dùng khác, chia sẻ liên kết đến tài liệu Microsoft Office để làm việc cộng tác, hoặc chia sẻ nội dung khác như hình ảnh, video, hoặc tệp đính kèm. Tất cả tin nhắn trò chuyện được lưu trực tuyến và bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm qua các cuộc hội thoại quá khứ hoặc đặt dấu trang (bookmark) tin nhắn quan trọng.
Ngoài ra, mỗi thành viên Microsoft Teams có thể có trò chuyện và cuộc gọi riêng tư (private chats and calls) với thành viên khác trên Microsoft Teams. Bằng cách này, bạn có thể làm việc cùng nhau trên nhiệm vụ trong các kênh trò chuyện chính cho nhóm và liên lạc riêng với người khác cho mục đích cụ thể hơn.
Ứng Dụng Tích Hợp & Chức Năng Bên Thứ Ba
Microsoft Teams cũng cho phép người dùng thêm bot hoặc tích hợp ứng dụng (app integrations) vào nhóm. Ví dụ, ứng dụng Microsoft Team Trello sẽ thêm thẻ mới trong nhóm bạn dùng để theo dõi tiến độ trong Trello.
Microsoft Teams tự xử lý cuộc gọi video, nhưng nếu cần liên hệ ai đó qua Zoom, bạn sẽ vui biết tích hợp Zoom làm cho việc này rất dễ dàng mà không cần rời khỏi Microsoft Teams.
Còn Freehand? Với này, người dùng trong nhóm truy cập bảng trắng ảo (virtual whiteboard) trong trò chuyện hoặc Cuộc họp có thể vẽ lên. Hoàn hảo để chú thích hình ảnh hoặc giải thích chi tiết cho hội nghị lớn.
Có vô số tích hợp Microsoft Teams có sẵn và chúng hoàn hảo để làm cho cuộc sống cộng tác dễ dàng hơn. Có thể xây dựng ứng dụng tùy chỉnh (custom apps) đặc biệt cho Microsoft Teams. Bằng cách này, nếu bạn có nhóm lớn nhưng cần chức năng cụ thể, bạn có thể thuê nhà phát triển tạo tính năng cho bạn.
Cách Bắt Đầu Với Microsoft Teams?
Bắt đầu với Microsoft Teams rất dễ dàng. Hãy xem cách tạo nhóm của bạn. Sau đó, chúng tôi sẽ giải thích cách tham gia nhóm.
- Trước hết, truy cập trang web đăng ký Microsoft Teams và đăng ký miễn phí. Nếu đã có tài khoản Microsoft, bạn có thể đăng nhập.
- Trải qua các bước thiết lập nhóm.
- Tiếp theo, nhấp nút Download the Windows app (Tải ứng dụng Windows) khi được nhắc. Hoặc truy cập trang tải xuống.
- Chạy trình cài đặt Microsoft Teams và sau khi mở, đăng nhập tài khoản Microsoft đã tạo trước. Nhấp Continue (Tiếp tục) khi được nhắc bởi thông báo Welcome To Teams.
- Bạn sẽ nhận đường link chia sẻ để mời người khác vào nhóm. Link này cũng được gửi email cho bạn để dùng sau bất kỳ lúc nào.
- Nhấp Got It (Đã hiểu) và trải qua quy trình onboarding (hướng dẫn). Bạn sẽ có nhiều tooltip (mẹo công cụ) xuất hiện giải thích cách kênh, trò chuyện, và cuộc họp hoạt động. Chú ý tab bên trái – dùng để chuyển nhanh giữa nhóm, thông báo, file, và trò chuyện riêng tư.
- Nếu cần tham gia nhóm, nhờ thành viên gửi lời mời và truy cập link trong trình duyệt. Nhập chi tiết nếu cần, rồi nhấp Send request (Gửi yêu cầu). Khi yêu cầu được duyệt, bạn đăng nhập Microsoft Teams và nhấp hộp thả xuống chọn nhóm được mời.
Microsoft Teams Có Phải Phần Mềm Cộng Tác Nhóm Tốt Nhất?
Có vô số ứng dụng cộng tác nhóm, nhưng chỉ một vài thường được coi là đối thủ cạnh tranh của Microsoft Teams.
Đối với hầu hết người dùng, Microsoft Teams sẽ đủ cho cộng tác hiệu quả, nhưng nếu bạn quan tâm tìm hiểu các lựa chọn thay thế, một trong những đối thủ lớn nhất của Microsoft Teams là Slack. Cũng có một số ứng dụng cộng tác nhóm tuyệt vời khác nếu cả hai không phù hợp.