Microsoft Teams là một phần mềm cộng tác nhóm có thể được sử dụng để giúp các nhóm làm việc cùng nhau từ xa. Bạn có thể tìm thấy trò chuyện, cuộc gọi điện video và các công cụ cộng tác khác trong ứng dụng. Chúng tôi sẽ giải thích tất cả các tính năng lớn nhất để bạn có thể quyết định xem nó có đáng sử dụng hay không.
Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams miễn phí, mặc dù các nhóm lớn hơn có thể trả tiền cho mỗi người dùng với Microsoft 365 Business để có quyền truy cập vào Teams cùng với tất cả các ứng dụng Office 365.
Microsoft Teams là gì và nó có những tính năng gì?
Trọng tâm của nó, Microsoft Teams cho phép bạn làm việc trực tuyến hiệu quả với những người khác cùng với Microsoft Office hoặc bất kỳ ứng dụng tích hợp nào khác. Bạn cũng có thể tận dụng các tính năng khác nhau như họp nhóm, cuộc gọi riêng, v.v. mà chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn bên dưới.
Cuộc họp &Gọi điện
Với Microsoft Teams Meetings, bạn có thể dễ dàng tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp trực tuyến và đặt tốc độ cho cách trình bày cuộc họp. Điều này có nghĩa là cho dù bạn muốn trò chuyện trực tiếp hay muốn tổ chức hội nghị với tối đa 10.000 người tham gia, bạn hoàn toàn có thể thực hiện được điều đó từ trong tính năng Cuộc họp của nhóm Microsoft.
Bạn bắt đầu bằng cách thiết lập một cuộc họp và lên lịch ngày giờ. Sau đó, bạn có thể gửi lời mời đến những người bạn muốn tham dự trước. Khi đã đến giờ họp, bạn có thể nhấp ngay để bắt đầu cuộc họp và mọi người được mời đều có thể tham gia.
Bạn thậm chí có thể gửi lời mời tham gia cuộc họp cho những người không thuộc nhóm của bạn. Những người trong cuộc họp có thể trò chuyện qua thoại, video hoặc văn bản và gửi tệp cho nhau. Chia sẻ màn hình cũng có sẵn.
Sau khi Cuộc họp kết thúc, bạn có thể chia sẻ các bản ghi và ghi chú cuộc họp với nhau và bạn có thể theo dõi trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp để biết thêm thông tin.
Trò chuyện, Cộng tác trong Công việc và Chia sẻ Tệp
Trong khi các cuộc họp có thể là một nơi tuyệt vời để lập kế hoạch cho tương lai hoặc giúp mọi người bắt kịp tốc độ, phần lớn quy trình làm việc cộng tác của bạn sẽ diễn ra trong các kênh Trò chuyện nhóm của bạn. Chủ sở hữu Nhóm có thể dễ dàng tạo các kênh trò chuyện riêng biệt, giúp người dùng giữ các cuộc trò chuyện ở các khu vực liên quan dễ dàng hơn.
Trong mỗi kênh trò chuyện, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng @mention lệnh để đề cập đến người dùng khác, chia sẻ liên kết đến tài liệu Microsoft Office để làm việc cộng tác hoặc chia sẻ nội dung khác như hình ảnh, video hoặc tệp đính kèm. Tất cả các tin nhắn trò chuyện được lưu trữ trực tuyến và bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm lại các cuộc trò chuyện trước đây hoặc đánh dấu các tin nhắn quan trọng.
Trên hết, mỗi thành viên Nhóm Microsoft có thể có các cuộc trò chuyện và cuộc gọi riêng tư với các thành viên khác trong Nhóm Microsoft. Bằng cách này, bạn có thể cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ trong các kênh trò chuyện chính cho nhóm của mình và liên hệ với những người khác một cách riêng lẻ cho các mục đích cụ thể hơn.
Ứng dụng được tích hợp và chức năng của bên thứ ba
Microsoft Teams cũng cho phép người dùng thêm bot hoặc tích hợp ứng dụng vào nhóm của họ. Ví dụ:ứng dụng Microsoft Team Trello sẽ thêm một tab mới trong nhóm của bạn mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến trình đạt được trong Trello.
Microsoft Teams có thể tự xử lý cuộc gọi điện video, nhưng nếu bạn cần liên hệ với ai đó thông qua Zoom, bạn sẽ rất vui khi biết rằng tích hợp Zoom giúp bạn thực hiện điều này rất dễ dàng mà không cần rời khỏi Microsoft Teams.
Hoặc những gì về Freehand? Với điều này, người dùng trong nhóm của bạn có thể truy cập bảng trắng ảo trong khi trò chuyện hoặc Cuộc họp có thể được viết nguệch ngoạc trên đó. Nó hoàn hảo để chú thích hình ảnh hoặc giải thích chi tiết cho các hội nghị lớn hơn.
Có vô số tích hợp Microsoft Teams và chúng có thể hoàn hảo để làm cho cuộc sống cộng tác của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo các ứng dụng tùy chỉnh của riêng mình dành riêng cho Microsoft Teams. Bằng cách này, nếu bạn có một nhóm lớn nhưng cần một chức năng cụ thể, bạn có thể thuê một nhà phát triển để tạo tính năng cho bạn.
Làm cách nào để bạn bắt đầu với Microsoft Teams?
Bắt đầu với Microsoft Teams rất dễ dàng. Hãy xem cách tạo nhóm của riêng bạn. Sau đó, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể tham gia một nhóm.
- Trước tiên, bạn phải truy cập trang web đăng ký Microsoft Teams và đăng ký miễn phí. Nếu bạn đã có tài khoản Microsoft, bạn có thể đăng nhập.
- Thực hiện các bước để thiết lập nhóm của bạn.
- Tiếp theo, nhấp vào Tải xuống ứng dụng Windows khi được nhắc. Ngoài ra, hãy truy cập trang tải xuống.
- Chạy trình cài đặt cho Microsoft Teams và sau đó khi nó mở ra, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft đã tạo trước đó của bạn. Nhấp vào Tiếp tục khi được thông báo Chào mừng đến với Nhóm nhắc nhở.
- Bạn sẽ được cung cấp một liên kết mà bạn có thể chia sẻ với những người khác để mời họ vào nhóm của bạn. Điều này cũng sẽ được gửi qua email cho bạn để bạn có thể sử dụng sau này bất kỳ lúc nào.
- Nhấp vào OK và sau đó thực hiện quá trình giới thiệu. Bạn sẽ có một số chú giải công cụ bật lên giải thích cách hoạt động của các kênh, cuộc trò chuyện và cuộc họp. Ghi chú lại tab ở phía bên trái - tab này được sử dụng để chuyển đổi nhanh chóng giữa nhóm của bạn, thông báo, tệp và các cuộc trò chuyện riêng tư.
- Nếu bạn cần tham gia một nhóm, hãy yêu cầu thành viên trong nhóm của bạn lời mời và truy cập liên kết trong trình duyệt của bạn. Nhập thông tin chi tiết của bạn nếu cần, sau đó nhấp vào Gửi yêu cầu . Sau khi yêu cầu được chấp thuận, bạn có thể đăng nhập vào Microsoft Teams và có thể nhấp vào hộp thả xuống để chọn nhóm mà bạn đã được mời.
Microsoft Teams có phải là Phần mềm cộng tác nhóm tốt duy nhất không?
Có vô số ứng dụng cộng tác nhóm trên mạng, nhưng chỉ một số ít được chọn thường được coi là đối thủ cạnh tranh của Microsoft Teams.
Đối với hầu hết người dùng, Microsoft Teams là quá đủ để cộng tác hiệu quả, nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu về các giải pháp thay thế tiềm năng, một trong những đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Microsoft Teams là Slack. Ngoài ra còn có một số ứng dụng cộng tác nhóm tuyệt vời khác nếu cả hai ứng dụng này đều không thành công.