Trong Microsoft Teams, một nhóm là trung tâm của trải nghiệm của bạn. Mọi người trò chuyện, chia sẻ tệp và cộng tác trong một. Tuy nhiên, theo thời gian, một nhóm có thể trở nên thừa và có lẽ không còn hữu ích cho tổ chức của bạn. Hoặc, bạn có thể thấy rằng bạn có thể đã vô tình tạo sai một nhóm.
Đó là khi bạn có thể muốn lưu trữ hoặc xóa một nhóm trong Microsoft Teams. Nếu bạn là quản trị viên, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể làm điều đó.
Lưu trữ so với xóa
Trước khi bắt đầu, chúng tôi sẽ giải thích sự khác biệt giữa lưu trữ nhóm và xóa nhóm. Hãy nhớ rằng khi bạn lưu trữ một nhóm, tất cả hoạt động của nhóm đó sẽ dừng lại. Nó đặt tất cả dữ liệu và tệp ở chế độ chỉ đọc và các thành viên vẫn có thể tìm kiếm và tìm thấy các cuộc trò chuyện cũ mà họ cần. Tuy nhiên, không ai có thể bắt đầu cuộc trò chuyện mới hoặc trả lời bài đăng trong kênh, thêm hoặc xóa kênh, chỉnh sửa cài đặt nhóm hoặc thêm ứng dụng.
Tuy nhiên, với tư cách là quản trị viên, bạn vẫn có thể thêm hoặc xóa thành viên và cập nhật vai trò, đồng thời bạn vẫn có thể xem tất cả hoạt động của nhóm trong các kênh, tệp và cuộc trò chuyện chuẩn và riêng tư. Lưu trữ là một quá trình ít gây tổn hại hơn nhiều.
Trong khi đó, việc xóa một nhóm sẽ lâu dài hơn một chút. Khi bạn xóa một nhóm, hoạt động của nhóm trong các kênh tiêu chuẩn và riêng tư (và tuyển tập trang được liên kết), các tệp và cuộc trò chuyện cũng bị xóa. Bạn không thể trực tiếp khôi phục một nhóm đã bị xóa, vì vậy hãy cân nhắc việc lưu trữ một nhóm thay vì xóa nhóm đó.
Cách lưu trữ nhóm
Lưu trữ nhóm trong Microsoft Teams là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng. Trong Trung tâm quản trị Microsoft 365, bạn sẽ muốn nhấp vào Nhóm trong thanh bên. Thao tác này sẽ chuyển hướng bạn đến trung tâm quản trị của Nhóm. Từ đó, bạn có thể nhấp vào Nhóm trong thanh bên, tiếp theo là Quản lý nhóm . Sau đó, bạn có thể lưu trữ nhóm bằng cách nhấp vào nhóm trong danh sách và chọn Lưu trữ ở trên cùng. Một hộp thoại sẽ xuất hiện và bạn sẽ muốn xác nhận bằng cách nhấp vào Lưu trữ một lần nữa.
Sau khi đã lưu trữ, bạn có thể đưa Nhóm trở lại sau đó bằng cách quay lại trung tâm quản trị Nhóm. Từ đó, bạn có thể chọn một nhóm bằng cách nhấp vào tên, sau đó chọn Hủy lưu trữ.
Cách xóa một nhóm (hoặc khôi phục một nhóm)
Xóa một nhóm tương tự như việc lưu trữ một nhóm. Trong Trung tâm quản trị Microsoft 365, nhấp vào Nhóm trong thanh bên một lần nữa. Thao tác này sẽ chuyển hướng bạn đến trung tâm quản trị của Nhóm. Từ đó, bạn có thể nhấp vào Nhóm một lần nữa trong thanh bên, tiếp theo là Quản lý nhóm . Chỉ cần chọn tên nhóm, sau đó chọn Xóa . Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể chọn lại Xóa để xóa vĩnh viễn nhóm.
Nếu bạn muốn khôi phục một nhóm đã xóa, bạn sẽ có tối đa 30 ngày để làm như vậy. Là một phần của quy trình, bạn sẽ thực sự phải khôi phục nhóm Office 365 được liên kết với nhóm. Khôi phục nhóm Office 365 cho một nhóm sẽ khôi phục nội dung của nhóm như tab, kênh, kênh riêng tư và tuyển tập trang được liên kết của chúng. Để khôi phục nhóm Office 365, bạn sẽ phải cài đặt mô-đun AzureADPreview trên Windows và sau đó chạy một vài lời nhắc. Chúng tôi sẽ không xem xét những vấn đề đó do tính kỹ thuật, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về nó tại đây.
Các mẹo và thủ thuật khác
Trong vài tháng qua, chúng tôi đã bao phủ rộng rãi các Nhóm. Xóa hoặc lưu trữ một nhóm chỉ là chủ đề mới nhất của chúng tôi. Chúng tôi đã đề cập đến những thứ như xóa ai đó khỏi nhóm, sử dụng tính năng Thay đổi, tạo các cuộc họp đã lên lịch, v.v. Trung tâm tin tức Teams của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn, vì vậy hãy kiểm tra và cho chúng tôi biết Teams đang hoạt động như thế nào đối với bạn bằng cách gửi cho chúng tôi một nhận xét bên dưới.