Dù bạn làm việc từ nhà, hay chỉ dùng Microsoft Teams để làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp, có một điều quan trọng: hiện diện trực tuyến.
Biết khi nào người bạn giao tiếp đang trực tuyến có thể là chìa khóa cho hoạt động kinh doanh. Bạn không muốn gửi tin nhắn cho ai đó khi biết họ không thể (hoặc không muốn) thấy nó. Trong Teams, có các chỉ báo khắp ứng dụng trên máy tính để bàn, web, iOS và Android có thể cảnh báo bạn về sự hiện diện của những người bạn làm việc cùng.
Đây là cách bạn có thể kiểm tra hiện diện trực tuyến trong Teams.
Một số lưu ý
Trước khi đi vào chi tiết, có những điều quan trọng cần hiểu. Có nhiều chỉ báo hiện diện trực tuyến trong Microsoft Teams. Chúng được thiết lập bằng cách nhấp biểu tượng hồ sơ rồi chọn một trong các chỉ báo trạng thái. Có dấu tích xanh cho "available" (có sẵn), hai vòng tròn đỏ cho "busy" (bận) hoặc "do not disturb" (không làm phiền), và đồng hồ vàng cho "be right back" (quay lại ngay) hoặc "appear away" (hiện là vắng). Đây là các chỉ báo bạn phải tìm.
Cũng đáng lưu ý rằng trong hầu hết các trường hợp, trạng thái được tự động thiết lập bởi Teams. Khi người dùng online, họ nhận trạng thái màn hình online. Sau đó, khi người dùng hoạt động hoặc nhàn rỗi vài phút, họ nhận trạng thái away (vắng). Ngoài ra, nếu người dùng vào cuộc gọi, họ nhận trạng thái inactive (không hoạt động) hoặc busy (bận) để cho mọi người biết họ không khả dụng cho trò chuyện.
Kiểm tra trạng thái trực tuyến cho tất cả thành viên team
Trong hướng dẫn, chúng tôi sẽ nói về các cách kiểm tra hiện diện trực tuyến của người dùng cụ thể. Tuy nhiên, có một cách phổ biến khá dễ dàng: kiểm tra hiện diện trực tuyến của tất cả người dùng cùng lúc. Bạn làm được bằng cách nhấp tên team, nhấp More options (ba chấm), rồi Manage team Members (Quản lý thành viên team). Mọi người trực tuyến ngay bây giờ sẽ có vòng tròn xanh với dấu tích bên cạnh tên. Bạn cũng sẽ thấy những người khác vắng hoặc ngoại tuyến hoàn toàn.
Trên ứng dụng máy tính để bàn và Web trên MacOS, Windows hoặc Linux
Bây giờ bạn biết ý nghĩa các chỉ báo, bạn có thể tìm chúng. Trong Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web, có hai nơi bạn có thể tìm các chỉ báo đó. Bao gồm từ kênh (channel), hoặc trong trò chuyện (chat).
Trước hết, bạn có thể tìm chỉ báo trong kênh nơi trò chuyện hàng ngày diễn ra. Trong kênh, bạn sẽ thấy biểu tượng hồ sơ của người, và tin nhắn cuối họ để lại. Biểu tượng sẽ có chỉ báo nhỏ bên cạnh, cho thấy họ có sẵn, bận, hay vắng. Đây là cách nhanh nhất kiểm tra hiện diện trực tuyến, và bạn có thể di chuột qua tên để xem chi tiết bổ sung như email.
Tiếp theo là trò chuyện. Nếu người bạn muốn kiểm tra hiện diện trực tuyến không ở kênh chính, bạn cũng có thể thử kiểm tra qua trò chuyện. Để làm vậy, bạn vào thanh Search or type a command (Tìm kiếm hoặc nhập lệnh) thanh trên cùng trong Teams và gõ tên người dùng. Chọn từ danh sách, bạn sẽ được đưa đến không gian nhắn tin. Ở đây bạn sẽ thấy trạng thái trực tuyến ở giữa màn hình, nơi tên họ xuất hiện.
Trên iOS và Android
Cuối cùng là iOS và Android. Nếu bạn muốn kiểm tra hiện diện trực tuyến trên ứng dụng Teams di động, quy trình giống máy tính để bàn. Bạn muốn kiểm tra trong kênh hoặc qua trò chuyện. Trò chuyện trên iOS và Android có lợi thế là hiển thị chính xác lần cuối người dùng hoạt động — điều không thể trên phiên bản máy tính để bàn hoặc web.
Để kiểm tra hiện diện trực tuyến trên kênh, bạn vào kênh và tìm tin nhắn cuối họ gửi. Bạn sẽ thấy biểu tượng hiển thị một trong bốn chỉ báo liệt kê ở phần đầu. Bạn cũng có thể nhấp hồ sơ của họ để biết thêm thông tin.
Sau đó là trò chuyện. Nếu bạn đã trò chuyện với người dùng trước đây, bạn sẽ tìm thấy họ trong danh sách. Nếu chưa, chỉ cần bắt đầu trò chuyện mới. Bạn sẽ thấy tất cả người bạn có thể trò chuyện trong danh sách, cùng chỉ báo hiện diện. Khi tìm thấy người, nhấp tên, sau đó bạn sẽ thấy trạng thái xuất hiện ở góc trên bên trái. Nếu họ vắng hoặc không hoạt động, sẽ hiển thị Last Seen (Lần cuối thấy).
Xem thêm hướng dẫn khác
Nếu bạn thấy hướng dẫn hữu ích, hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới. Và, tự do xem trung tâm tin tức Microsoft Teams tại đây để biết thêm thông tin, mẹo, thủ thuật và hướng dẫn.