Cho dù bạn đang làm việc tại nhà hay chỉ sử dụng Microsoft Teams để làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp, thì có một điều quan trọng:sự hiện diện trực tuyến.
Biết khi nào những người bạn giao tiếp trực tuyến có thể là chìa khóa cho hoạt động kinh doanh. Bạn không muốn gửi cho ai đó một tin nhắn khi bạn biết rằng họ không thể (hoặc sẽ không) nhìn thấy nó. Trong Nhóm, có các chỉ báo xuyên suốt ứng dụng trên máy tính để bàn, web, iOS và Android có thể cảnh báo bạn về sự hiện diện của những người bạn đang làm việc cùng.
Dưới đây là cách bạn có thể kiểm tra sự hiện diện trực tuyến trong Nhóm.
Một số lưu ý
Trước khi đi vào bất cứ điều gì, có một số điều quan trọng cần hiểu. Có nhiều chỉ báo hiện diện trực tuyến trong Microsoft Teams. Chúng được đặt bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ và sau đó chọn một trong các chỉ báo trạng thái. Có một dấu kiểm màu xanh lá cây cho "khả dụng", hai vòng tròn màu đỏ cho "bận" hoặc "không làm phiền" và sau đó là một đồng hồ màu vàng cho "quay lại ngay" hoặc "xuất hiện ngay". Đây là những chỉ số bạn sẽ phải tìm kiếm.
Cũng cần lưu ý rằng trong hầu hết các trường hợp, trạng thái do Nhóm tự động đặt. Khi người dùng trực tuyến, họ sẽ nhận được trạng thái trực tuyến của màn hình. Sau đó, khi người dùng hoạt động hoặc không hoạt động trong vài phút, họ sẽ nhận được trạng thái vắng mặt. Ngoài ra, nếu người dùng tham gia cuộc gọi, họ sẽ nhận được trạng thái không hoạt động hoặc bận để cho mọi người biết rằng họ không có mặt để trò chuyện.
Kiểm tra trạng thái trực tuyến cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn
Trong hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi sẽ nói về các cách khác nhau để kiểm tra sự hiện diện trực tuyến của một người dùng cụ thể. Tuy nhiên, có một cách phổ biến khá dễ dàng:kiểm tra sự hiện diện trực tuyến của tất cả người dùng cùng một lúc. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tên nhóm, nhấp vào Tùy chọn khác (ba dấu chấm), sau đó nhấp vào Quản lý thành viên nhóm. Mọi người hiện đang trực tuyến đều có vòng tròn màu xanh lục với dấu kiểm bên cạnh tên của họ. Bạn cũng sẽ thấy những người dùng khác đang vắng mặt hoặc ngoại tuyến hoàn toàn.
Trên máy tính để bàn và các ứng dụng Web trên MacOS hoặc Windows hoặc Linux
Bây giờ bạn đã biết ý nghĩa của các chỉ số, bạn có thể tìm kiếm chúng. Trong Nhóm trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web, có hai nơi bạn có thể tìm kiếm các chỉ số này. Điều đó bao gồm từ kênh hoặc trong cuộc trò chuyện.
Trước hết, bạn có thể tìm kiếm các chỉ số trong kênh mà các cuộc trò chuyện hàng ngày tự diễn ra. Trong kênh, bạn sẽ thấy biểu tượng hồ sơ của người đó và tin nhắn họ để lại lần cuối. Biểu tượng sẽ có một chỉ báo nhỏ bên cạnh để cho biết họ đang rảnh, bận hay đi vắng. Đây là cách nhanh nhất để kiểm tra sự hiện diện trực tuyến và bạn có thể di chuột qua tên của họ để xem các chi tiết bổ sung, chẳng hạn như email của họ.
Tiếp theo, có phần trò chuyện. Nếu người mà bạn đang cố gắng kiểm tra sự hiện diện trực tuyến không có trong kênh chính, bạn cũng có thể thử kiểm tra sự hiện diện của họ qua một cuộc trò chuyện. Để thực hiện việc này, bạn cần phải đi tới Tìm kiếm hoặc nhập lệnh thanh trên cùng trong Nhóm và nhập tên người dùng của họ. Chọn nó từ danh sách, và bạn sẽ được đưa vào không gian để nhắn tin cho họ. Tại đây, bạn sẽ thấy trạng thái trực tuyến ở giữa màn hình, nơi tên của họ xuất hiện.
Trên iOS và Android
Cuối cùng là iOS và Android. Nếu bạn đang muốn kiểm tra sự hiện diện trực tuyến khi sử dụng ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động, thì quy trình này tương tự như trên máy tính để bàn. Bạn sẽ muốn đăng ký một kênh hoặc qua một cuộc trò chuyện. Trò chuyện trên iOS và Android có một lợi ích vì nó hiển thị chính xác lần cuối cùng người dùng hoạt động --- điều không thể xảy ra trên phiên bản máy tính để bàn hoặc web của ứng dụng.
Để kiểm tra sự hiện diện trực tuyến của người dùng trên một kênh, bạn sẽ muốn truy cập kênh đó và tìm tin nhắn được gửi gần đây nhất của họ. Sau đó, bạn sẽ có thể thấy một biểu tượng hiển thị một trong bốn chỉ số mà chúng tôi đã liệt kê trong phần đầu tiên. Bạn cũng có thể nhấn vào hồ sơ của họ để biết thêm thông tin.
Sau đó, có cuộc trò chuyện. Nếu trước đây bạn đã trò chuyện với người dùng, bạn sẽ có thể tìm thấy họ trong danh sách. Nếu không, chỉ cần bắt đầu một cuộc trò chuyện mới. Bạn sẽ thấy tất cả những người bạn có thể trò chuyện trong danh sách, cùng với các chỉ số hiện diện của họ. Sau khi bạn tìm thấy người đó, hãy nhấn vào tên của họ, sau đó bạn sẽ thấy trạng thái của họ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái. Nếu họ vắng mặt hoặc không hoạt động, nó sẽ thông báo Lần nhìn thấy cuối cùng .
Xem các hướng dẫn khác của chúng tôi để biết thêm
Nếu bạn thấy hướng dẫn của chúng tôi hữu ích, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới. Và, vui lòng xem trung tâm tin tức Microsoft Teams của chúng tôi tại đây để biết thêm về Nhóm, thông tin, mẹo và thủ thuật cũng như hướng dẫn.