Nếu có thông tin nhạy cảm không thể chia sẻ với tất cả người trong tổ chức, bạn có thể tạo Nhóm riêng tư (Private Team) trong Microsoft Teams. Giúp chia sẻ dữ liệu mật chỉ với người bạn muốn. Không cần cài ứng dụng hay dịch vụ thứ ba, làm được trong phiên bản miễn phí của Teams.
Các loại Nhóm trong Microsoft Teams
Có 3 loại quyền riêng tư trong Microsoft Teams:
- Riêng tư (Private): Chỉ chủ sở hữu nhóm thêm thành viên mới. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, bạn thêm thành viên. Người khác không có tùy chọn mời ai. Người trong tổ chức không được thêm tự động.
- Công khai (Public): Tất cả thành viên thêm thành viên mới, bất kỳ ai trong tổ chức đều tham gia nhóm. Gần như không hạn chế cho thành viên nhóm "Công khai". Tuy nhiên, phải thêm thủ công từng người.
- Toàn tổ chức (Org-wide): Dành cho người muốn thêm tự động tất cả người trong tổ chức. Ví dụ: tạo 5 nhóm cho mục đích khác nhau, muốn thêm tất cả nhân viên vào tất cả nhóm. Lúc đó tạo nhóm "Toàn tổ chức" để thêm tất cả cùng lúc.
Mặc định Teams tạo nhóm Toàn tổ chức trừ khi bạn thay đổi cài đặt quyền riêng tư thủ công. Giả sử bạn có dữ liệu nhạy cảm không chia sẻ với tất cả, nhưng cần gửi cho tất cả quản trị viên. Cũng không muốn người khác biết về nhóm. Lúc đó làm theo các bước sau.
Cách tạo Nhóm riêng tư trong Microsoft Teams
Để tạo nhóm riêng tư:
- Mở trang web hoặc ứng dụng Microsoft Teams
- Nhấp nút Tham gia hoặc tạo nhóm (Join or create a team)
- Nhấp tùy chọn Tạo nhóm (Create team)
- Chọn nguồn nhóm
- Chọn Riêng tư (Private) từ danh sách
- Đặt tên nhóm và viết mô tả
- Nhấp nút Tạo (Create).
Chi tiết:
Như đã nói, tạo nhóm riêng tư từ web hoặc app Teams. Mở Teams, đảm bảo đã đăng nhập. Tìm tùy chọn Tham gia hoặc tạo nhóm (Join or create a team) góc dưới bên trái. Nhấp để bắt đầu.
Nhấp nút Tạo nhóm (Create team) trên màn hình. Hiện 2 tùy chọn:
- Xây dựng nhóm từ đầu (Build a team from scratch)
- Tạo từ nhóm/nhóm Office 365 hiện có (Create from an existing Office 365 group or team)
Về mặt bảo mật, chọn tùy chọn đầu: Xây dựng nhóm từ đầu.
Sau đó thấy loại quyền riêng tư nhóm. Chọn Riêng tư (Private).
Đặt tên nhóm, viết mô tả ngắn để thành viên biết mục đích. Nhấp Tạo (Create).
Nhóm đã tạo, bắt đầu mời thành viên.
Cách thay đổi Quyền riêng tư Nhóm trong Microsoft Teams
Giả sử đã có nhóm, không muốn tạo nhóm mới cho cùng mục đích, chỉ cần đổi cài đặt quyền riêng tư. Làm theo:
- Nhấp nút ba chấm bên cạnh tên nhóm
- Chọn Chỉnh sửa nhóm (Edit team)
- Mở rộng danh sách thả xuống Quyền riêng tư (Privacy) và thay đổi
Mở trang web/app Teams, chọn nhóm. Nhấp nút ba chấm liên kết nhóm, chọn Chỉnh sửa nhóm (Edit team).
Cửa sổ bật lên, mở rộng menu thả xuống Quyền riêng tư (Privacy), chọn loại khác.
Đừng quên lưu thay đổi.
Xong! Đơn giản như vậy.