Views (Giao diện) trong Microsoft Outlook cung cấp các bố cục khác nhau về cách các mục trong thư trông. Trong bài này, chúng ta xem cách tạo và thay đổi Views của thư mục Inbox (Hộp thư đến) trong Microsoft Outlook.
Thay đổi Inbox View trong Outlook
Mỗi thư mục cho phép bạn thay đổi và tùy chỉnh loại phông chữ, cỡ chữ, khung đọc (reading pane) và các mục khác trong nó. Bạn có thể thay đổi Inbox View để tổ chức các mục trong thư mục theo yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh giao diện hiện tại bằng cài đặt xem nâng cao (Advanced View Settings). Advanced View Settings bao gồm xóa và thêm trường, nhóm, sắp xếp, lọc, định dạng cột và các cài đặt khác.
Bạn có thể thay đổi giao diện hiện tại của thư mục Inbox hoặc bất kỳ thư mục nào sang giao diện khác theo nhu cầu.
Để làm vậy, mở Microsoft Outlook, đi đến tab View (Xem); và trong Current View (Giao diện hiện tại), nhấp vào menu thả xuống Change View (Thay đổi giao diện). Bạn sẽ thấy ba loại Views:
- Compact (Gọn gàng),
- Single (Đơn), và
- Preview (Xem trước).
Compact view là giao diện mặc định. Nhấp Manage Views (Quản lý giao diện) để tạo, sửa đổi và áp dụng giao diện cho thư mục Inbox. Bạn có thể tạo giao diện mới, sửa đổi và sao chép giao diện, và đặt lại. Cửa sổ này hiển thị tất cả các giao diện có sẵn của thư mục hiện tại và cài đặt liên quan.
Trong cửa sổ Create a New View (Tạo giao diện mới), nhập tên giao diện mới, chọn loại giao diện bạn muốn, và khả năng thấy của thư mục. Nhấp OK để tiếp tục.
Trong các loại giao diện, bạn có nhiều tùy chọn như 'Table' (Bảng), hiển thị mục theo cột và hàng; 'People' (Người), hiển thị danh sách người; 'Timeline' (Dòng thời gian), hiển thị mục được truy cập theo khoảng thời gian; 'Card' (Thẻ), trình bày mục theo dạng thẻ; 'Business Card' (Thẻ danh nhân), hiển thị mục bằng giao diện thay thế; 'Day/Week/Month' (Ngày/Tuần/Tháng), hiển thị mục theo phong cách ngày/tuần/tháng; 'Icon' (Biểu tượng), hiển thị biểu tượng cho các mục.
Cài đặt xem nâng cao (Advanced View Settings)
Để tùy chỉnh giao diện hiện tại bằng Advanced View Settings, nhấp vào tùy chọn View Settings (Cài đặt xem) trong nhóm Current View. Hộp thoại Advanced View Settings sẽ mở. Nhấp vào Other Settings (Cài đặt khác). Ở đây bạn có thể điều chỉnh hiển thị phông chữ của các mục trong giao diện của bạn. Để thay đổi cỡ chữ của xem trước tin nhắn, tên người gửi và chủ đề trong Inbox view mặc định, chọn Row Font (Phông chữ hàng). Chọn phông chữ, kiểu phông chữ, cỡ chữ theo sở thích, sau đó nhấp OK để lưu cài đặt và áp dụng thay đổi.
Nếu bạn muốn thay đổi phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ cho xem trước tin nhắn (dòng văn bản tin nhắn bạn thấy dưới chủ đề và người gửi), chọn Font trong Message Preview (Xem trước tin nhắn).
Trong hộp thoại advanced view settings, có nhiều cài đặt khác liên quan đến sắp xếp, lọc, định dạng cột, v.v. Bạn có thể thêm hoặc xóa cột, chọn thứ tự cột, sắp xếp và lọc mục, thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện, cũng như đặt lại cài đặt giao diện hiện tại về cài đặt mặc định ban đầu của thư mục. Nếu bạn muốn thay đổi Inbox view trong Outlook bằng cách thay đổi giao diện của các mục trong view dựa trên việc các mục có khớp với tiêu chí cho trước hay không, thì nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).
Hộp thoại sẽ mở nơi bạn tạo quy tắc áp dụng định dạng có điều kiện cho các mục khớp với tiêu chí cho trước. Để thêm quy tắc mới vào danh sách, nhấp nút Add (Thêm) ở bên phải hộp thoại.
Thay đổi cỡ chữ cho tin nhắn khi soạn, trả lời, chuyển tiếp
Để làm vậy, nhấp vào File > Options > Mail > Stationery and Fonts (Văn phòng và Phông chữ).
Bạn có thể dùng Stationery để thay đổi phông chữ mặc định, kiểu, màu và nền. Dưới tab Personal Stationery (Văn phòng cá nhân), nhấp vào Font cho New Mail Messages (Tin thư mới) hoặc Replying or Forwarding Messages (Trả lời hoặc Chuyển tiếp tin nhắn) để thay đổi phông chữ mặc định, cỡ chữ và màu. Làm các thay đổi cần thiết rồi chọn OK.
Cách Zoom In hoặc Zoom Out khi đọc
Bạn không thể thay đổi phông chữ hoặc cỡ chữ trong Reading Pane (Khung đọc) nhưng bạn có thể zoom in hoặc zoom out dễ dàng. Để làm vậy, ở góc dưới bên phải khung đọc, bạn sẽ thấy thanh trượt zoom.
Nhấp vào Percentage (thường 100%) để mở hộp thoại Zoom While Reading (Zoom khi đọc). Bạn có thể chọn mức phần trăm bạn thích rồi nhấp OK. Chọn hộp kiểm Remember my preference (Ghi nhớ tùy chọn của tôi) để đặt cùng mức zoom cho tất cả tin nhắn.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn học cách tạo, thay đổi và quản lý Views trong Outlook bằng cách tùy chỉnh phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ chữ của thư mục bằng cách sử dụng cài đặt xem nâng cao.
Chúc thành công!