Chữ ký ở cuối thư Outlook hoặc Gmail của bạn có thể tạo thêm độ bóng cho email của bạn. Chữ ký email là một công cụ kết nối và quảng cáo. Ngay cả một chữ ký đơn giản bao gồm tên, thông tin liên hệ của bạn và tùy chọn, trang web và địa chỉ doanh nghiệp của bạn cũng nói lên rất nhiều điều.
Nếu bạn sử dụng Outlook cho email của mình, thì việc tạo chữ ký rất dễ dàng. Không mất nhiều thời gian, mang lại sự linh hoạt và có thể cung cấp cho bạn nhiều chữ ký để liên lạc công việc và cá nhân.
Cách thêm chữ ký trong Outlook
Nếu bạn không chắc chắn về cách tạo chữ ký trong Outlook, trước tiên bạn phải truy cập vào màn hình thiết lập. Bạn có thể mở khu vực này theo hai cách khác nhau trong ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Phương pháp đầu tiên là nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Thư . Bạn sẽ thấy tùy chọn cho Chữ ký và chỉ cần nhấn vào nút đó.
- Cách thứ hai để truy cập cửa sổ thiết lập là trên màn hình tổng hợp email. Chọn Chèn tab Chữ ký hộp thả xuống và chọn Chữ ký .
Cả hai phương pháp này sẽ đưa bạn đến Chữ ký và Văn phòng phẩm màn hình. Đây là nơi bạn sẽ tạo chữ ký của mình và định cấu hình cài đặt của nó.
Cách tạo chữ ký trong Outlook
Để bắt đầu, tạo chữ ký đầu tiên của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng Chữ ký email trong cửa sổ thiết lập. Sau đó, hãy làm theo các bước sau.
- Chọn tài khoản email bạn muốn sử dụng ở bên phải nếu bạn đã thiết lập nhiều địa chỉ. Hãy nhớ rằng, bạn có thể tạo nhiều chữ ký cho nhiều tài khoản.
- Nhấp vào Mới , đây sẽ là nút duy nhất có thể truy cập nếu chưa có chữ ký nào khác.
- Đặt cho chữ ký của bạn một tên . Điều này cũng quan trọng vì nó rất tiện lợi nếu bạn định thiết lập nhiều hơn một chữ ký. Ví dụ:bạn có thể chọn các chữ ký khác nhau cho các tin nhắn và thư trả lời mới hoặc cho các tin nhắn tại văn phòng và ngoài văn phòng. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng một cái tên có ý nghĩa mà bạn sẽ nhận ra ngay trong nháy mắt.
- Nhấp vào OK khi bạn hoàn thành.
Cách Định dạng Chữ ký
Bây giờ đến phần thú vị, tạo một chữ ký email nổi bật trong trình soạn thảo văn bản. Tất nhiên, bạn có thể giữ cho nó đơn giản bằng cách chỉ cần chèn tên và thông tin liên hệ của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các công cụ có sẵn để thay đổi kiểu và kích thước phông chữ, định dạng văn bản, thay đổi màu sắc và căn chỉnh nó sang trái, phải hoặc chính giữa.
Nếu bạn muốn thực hiện những điều chỉnh đó, bạn có thể sử dụng các công cụ trước khi nhập hoặc sau khi nhập chữ ký của mình. Tuy nhiên, bắt đầu dễ dàng nhất bằng cách nhập chữ ký của bạn vào Chữ ký email hộp văn bản đầu tiên và thực hiện các thay đổi sau đó.
Tăng cường văn bản
Để thay đổi văn bản trong chữ ký sau khi bạn nhập, chỉ cần chọn văn bản và thực hiện các thay đổi đối với kiểu phông chữ, kích thước, định dạng hoặc màu sắc. Ví dụ:có thể bạn muốn tên của mình xuất hiện lớn hơn và có phông chữ trang nhã. Hoặc có lẽ bạn muốn tên doanh nghiệp và số điện thoại của mình hiển thị bằng màu sắc của công ty bạn.
Thêm liên kết
Một tính năng thú vị khi tạo chữ ký của bạn trong máy tính Outlook là nếu bạn muốn thêm một liên kết đến một trang web, ứng dụng sẽ tự động thực hiện việc đó cho bạn. Ví dụ:nếu bạn bắt đầu nhập "www." rồi đến phần còn lại của URL, khi bạn nhấn Enter chính, văn bản được liên kết với trang web cho bạn.
Ngoài ra, bạn có thể tự liên kết văn bản và sử dụng ngôn ngữ khác với Siêu kết nối cái nút. Điều này cho phép bạn soạn bất kỳ văn bản nào bạn thích và liên kết nó. Ví dụ:bạn có thể muốn tên công ty của mình xuất hiện như vậy nhưng hãy liên kết nó với trang web của công ty.
Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn văn bản và nhấp vào Siêu kết nối ở đầu trình chỉnh sửa.
- Trong Liên kết tới đảm bảo rằng Tệp hoặc Trang Web Hiện có đã được chọn.
- Xác nhận văn bản để hiển thị ở trên cùng, sau đó nhập URL vào Địa chỉ đồng ruộng.
- Nhấp vào OK và bạn đã sẵn sàng.
Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn cũng có thể liên kết đến một email trong cùng hộp đó, đây là một cách hữu ích khác để định dạng địa chỉ email của bạn. Bạn thậm chí có thể bao gồm một dòng chủ đề để bạn biết thư là từ một người dùng đã nhấp vào địa chỉ của bạn trong email. Chỉ cần lưu ý, người dùng có thể điều chỉnh dòng chủ đề đó bằng ứng dụng của riêng họ.
Chèn hình ảnh
Một cách tuyệt vời khác để làm cho chữ ký của bạn nổi bật là chèn một hình ảnh. Việc sử dụng phổ biến nhất cho điều này là cho logo công ty của bạn. Và nhiều doanh nghiệp thực sự yêu cầu logo của họ phải có trong chữ ký của bạn. Dù bằng cách nào, việc thêm liên kết này cũng dễ dàng như thêm một liên kết.
Di chuyển con trỏ của bạn đến vị trí trong chữ ký của bạn, nơi bạn muốn có hình ảnh và nhấp vào Hình ảnh cái nút. Duyệt qua tệp của bạn trong cửa sổ bật lên, chọn tệp đó và nhấn Chèn . Vậy là xong, Outlook sẽ chèn hình ảnh của bạn vào chữ ký của bạn.
Nếu bạn nhận ra sau khi chèn hình ảnh rằng nó có thể sử dụng một số định dạng, bạn cũng có thể làm điều này. Chỉ cần nhấp đúp vào hình ảnh để mở cửa sổ định dạng. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh kích thước, màu sắc và đường nét cũng như nhập văn bản thay thế và cắt hình ảnh.
Một cách tuyệt vời khác để định dạng hình ảnh trong chữ ký của bạn là liên kết nó. Bằng cách này, người nhận của bạn có thể chỉ cần nhấp vào biểu trưng và truy cập ngay vào trang web của công ty bạn. Để thực hiện việc này, hãy thêm hình ảnh và chèn liên kết theo các bước trên.
Bao gồm danh thiếp
Mặc dù có thể không phổ biến như các công cụ định dạng khác, nhưng tùy chọn thêm danh thiếp vẫn có sẵn. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn, nhấp vào Danh thiếp , chọn vị trí trong nút Xem trong hộp thả xuống và nhấp vào OK .
Nếu bạn đã lưu danh thiếp bao gồm tên, chức danh công việc và tên công ty của bạn, thì đây là một cách thuận tiện để thêm các chi tiết đó một cách nhanh chóng.
Cách Định cấu hình Chữ ký
Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là quyết định khi nào nó nên được sử dụng. Bạn đã chọn địa chỉ email để đính kèm, nhưng còn nhiều địa chỉ khác. Bạn có thể sử dụng chữ ký cho các thư mới, thư trả lời và chuyển tiếp hoặc cả hai. Và, bạn có thể tạo những cái khác nhau cho mỗi cái.
Ví dụ:nếu bạn có một chữ ký bao gồm nhiều chi tiết cùng với tên của mình, bạn có thể không muốn tất cả những gì có trong đó khi bạn chỉ trả lời hoặc chuyển tiếp email cho ai đó. Vào thời điểm đó, bạn có thể chỉ muốn một lời "cảm ơn" đơn giản cùng với tên của mình.
Vì vậy, bạn sẽ giữ tên chữ ký email mới của mình trong Thư mới rồi tạo một chữ ký mới khác và chọn tên của chữ ký đó trong Câu trả lời / chuyển tiếp hộp. Outlook sẽ chèn những thứ này vào email của bạn theo mặc định nhưng bạn có thể thay đổi chúng trước khi gửi.
Cách Sử dụng Chữ ký Khác trong Outlook
Bây giờ bạn đã thiết lập chữ ký mặc định của mình, bạn không phải lo lắng về việc chèn chúng khi bạn soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng một chữ ký khác trong email đó thì sao?
Trong cửa sổ thư mới, nhấp vào nút Chèn chuyển hướng. Sau đó, chọn Chữ ký hộp thả xuống và chọn chữ ký bạn muốn sử dụng. Sau đó, bạn sẽ thấy lựa chọn của mình xuất hiện ngay trong email thay thế lựa chọn mặc định.
Cách thay đổi chữ ký trong Outlook
Bạn có thể đã thiết lập tất cả các chữ ký của mình ngay bây giờ, nhưng nhận ra rằng bạn cần phải thay đổi. Làm thế nào để bạn chỉnh sửa một chữ ký hiện có? Điều này cũng đơn giản như tạo một cái.
Một lần nữa, hãy truy cập cửa sổ thiết lập chữ ký bằng cách nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Thư . Hoặc trên màn hình soạn email, hãy chọn nút Chèn tab Chữ ký hộp thả xuống và chọn Chữ ký .
Sau đó, chọn tên của chữ ký trong phần Chọn chữ ký để chỉnh sửa hộp. Thực hiện các thay đổi của bạn trong trình chỉnh sửa, sau đó nhấp vào Lưu .
Bạn cũng có thể đổi tên chữ ký của mình từ khu vực này nếu cần. Nhấp vào Đổi tên , đặt tên mới cho nó và nhấp vào Lưu .
Chữ ký dành cho nhiều hơn cả email công việc
Bạn có thể rơi vào tình huống mà công ty của bạn có các quy tắc nghiêm ngặt về chữ ký và định dạng email. Hoặc bạn chỉ muốn giữ cho chữ ký của bạn đơn giản vì lý do chuyên môn. Nhưng chữ ký email không chỉ dành cho doanh nghiệp và với các công cụ mà Outlook cung cấp, bạn có thể làm cho email cá nhân của mình trở nên thú vị và sáng tạo.
Đây chỉ là một số gợi ý.
Thêm chút cổ vũ cho kỳ nghỉ vào email bạn gửi cho bạn bè và gia đình. Bạn có thể đưa vào một hình ảnh kỳ nghỉ dễ thương, thêm một kết thúc vui vẻ và tô điểm cho chữ ký của bạn với màu sắc lễ hội.
Bao gồm động lực, nguồn cảm hứng hoặc sự hài hước cũ hay bằng một câu trích dẫn. Bạn có thể làm cho bất kỳ từ nào trông lạ mắt hoặc hài hước bằng các công cụ định dạng trong Outlook.
Thể hiện tinh thần đồng đội của bạn trong mùa bóng đá, bóng rổ hoặc bóng chày. Bạn có thể chèn ảnh của đội yêu thích của mình, liên kết nó với trang web chính thức của họ và sử dụng màu sắc của đội để tạo hiệu ứng tuyệt vời.
Và để có thêm tùy chọn, hãy xem các trình tạo chữ ký email này để làm cho email của bạn nổi bật.
Chữ ký Outlook Trực tuyến của bạn
Nếu thỉnh thoảng bạn truy cập tài khoản Outlook của mình trên web, bạn cũng có thể thêm chữ ký mặc định vào đó. Đúng, Outlook trên web không hoàn toàn giống với Outlook trên máy tính để bàn, nhưng đây là một thứ mà cả hai đều chia sẻ. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa Outlook, Hotmail và các dịch vụ email của Microsoft.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải để mở cài đặt của bạn.
- Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook ở dưới cùng.
- Chọn Thư ở bên trái rồi đến Soạn và trả lời .
Mặc dù hiện tại bạn chỉ có thể tạo và sử dụng một chữ ký trên trang Outlook, nhưng bạn vẫn có thể định dạng nó, thêm hình ảnh và liên kết, cũng như định cấu hình nó theo kiểu thông báo.
Dành thời gian để tạo chữ ký email Outlook của bạn
Đối với email doanh nghiệp, chữ ký có thể đơn giản, hấp dẫn và hữu ích cùng một lúc. Chúng cung cấp cho người nhận một cách dễ dàng để xem thông tin liên hệ của bạn và truy cập trang web công ty của bạn. Đối với email cá nhân, chữ ký có thể là duy nhất, vui nhộn và thú vị. Họ có thể thể hiện cá tính và tinh thần.
Vì vậy, dành thời gian để tạo chữ ký email Outlook của bạn luôn đáng giá.
Nếu bạn cần thêm một chút trợ giúp về chữ ký doanh nghiệp của mình, hãy xem các mẹo của chúng tôi để tạo chữ ký email chuyên nghiệp hoàn hảo.