Một chữ ký ở cuối tin nhắn Outlook hoặc Gmail của bạn có thể thêm sự chuyên nghiệp cho email của bạn. Chữ ký email là công cụ mạng lưới và quảng bá. Ngay cả một chữ ký đơn giản bao gồm tên, thông tin liên hệ, và tùy chọn, trang web và địa chỉ doanh nghiệp của bạn nói lên rất nhiều điều.
Nếu bạn dùng Outlook cho email của mình, thì tạo chữ ký siêu dễ dàng. Nó không tốn nhiều thời gian, cung cấp sự linh hoạt, và có thể cung cấp cho bạn nhiều chữ ký cho giao tiếp kinh doanh và cá nhân.
Cách Thêm Chữ Ký Trong Outlook
Nếu bạn không chắc làm sao để tạo chữ ký trong Outlook, bạn trước tiên phải truy cập màn hình thiết lập. Bạn có thể mở khu vực này theo hai cách khác nhau trong ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn.
- Cách đầu tiên là nhấp File > Tùy Chọn > Thư. Bạn nên thấy tùy chọn Chữ Ký và chỉ cần nhấn nút đó.
- Cách thứ hai để truy cập cửa sổ thiết lập là trên màn hình soạn thảo email. Chọn tab Chèn, hộp thả xuống Chữ Ký, và chọn Chữ Ký.
Cả hai phương pháp này sẽ đưa bạn đến màn hình Chữ Ký và Giấy Trang Trí. Đây là nơi bạn sẽ tạo chữ ký của mình và cấu hình cài đặt của nó.
Cách Tạo Chữ Ký Trong Outlook
Để bắt đầu tạo chữ ký đầu tiên của bạn, hãy chắc chắn rằng bạn đang ở tab Chữ Ký Email trong cửa sổ thiết lập. Sau đó, làm theo các bước này.
- Chọn tài khoản email bạn muốn dùng ở bên phải nếu bạn có nhiều địa chỉ được thiết lập. Nhớ rằng, bạn có thể tạo nhiều chữ ký cho nhiều tài khoản.
- Nhấp Mới (New), đây nên là nút duy nhất có thể truy cập nếu chưa có chữ ký nào khác.
- Đặt tên cho chữ ký của bạn. Điều này quan trọng không kém là thuận tiện nếu bạn định thiết lập nhiều hơn một chữ ký. Ví dụ, bạn có thể chọn có chữ ký khác nhau cho tin nhắn mới và trả lời/chuyển tiếp hoặc cho tin nhắn trong văn phòng và ngoài văn phòng. Vì vậy, hãy cố gắng dùng một tên có ý nghĩa mà bạn sẽ nhận ra ngay lập tức.
- Nhấp OK khi bạn xong.
Cách Định Dạng Chữ Ký
Bây giờ đến phần thú vị, tạo một chữ ký email nổi bật trong trình soạn thảo văn bản. Tất nhiên, bạn có thể giữ nó đơn giản bằng cách chỉ chèn tên và thông tin liên hệ của bạn. Nhưng bạn có thể dùng các công cụ có sẵn để thay đổi kiểu font và cỡ, định dạng văn bản, thay đổi màu sắc, và căn chỉnh nó sang trái, phải, hoặc giữa.
Nếu bạn muốn làm những điều chỉnh đó, bạn có thể dùng các công cụ trước khi gõ chữ ký hoặc sau. Tuy nhiên, dễ dàng nhất là bắt đầu bằng cách gõ chữ ký của bạn trong hộp văn bản Chữ Ký Email trước và làm các thay đổi sau đó.
Làm Đẹp Văn Bản
Để thay đổi văn bản trong chữ ký sau khi bạn gõ nó, chỉ cần chọn văn bản và thực hiện thay đổi kiểu font, cỡ, định dạng, hoặc màu sắc. Ví dụ, có thể bạn muốn tên của mình xuất hiện to hơn và với font thanh lịch. Hoặc có lẽ bạn muốn tên doanh nghiệp và số điện thoại hiển thị với màu sắc của công ty.
Thêm Liên Kết
Một tính năng hay của việc tạo chữ ký trong Outlook trên máy tính để bàn là nếu bạn muốn thêm liên kết đến trang web, ứng dụng sẽ làm nó tự động cho bạn. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu gõ "www." và sau đó phần còn lại của URL, khi bạn nhấn phím Enter, văn bản sẽ được liên kết đến trang web cho bạn.
Thay vào đó, bạn có thể liên kết văn bản mình và dùng ngôn ngữ khác với nút Siêu Liên Kết (Hyperlink). Điều này cho phép bạn soạn thảo bất kỳ văn bản nào bạn muốn và liên kết nó. Ví dụ, bạn có thể muốn tên công ty của bạn xuất hiện như bình thường nhưng liên kết nó đến trang web của công ty.
Để làm điều này, làm theo các bước sau:
- Chọn văn bản và nhấp nút Siêu Liên Kết ở đầu trình soạn thảo.
- Dưới Liên Kết Đến (Link To) hãy chắc chắn rằng Tệp Hoặc Trang Web Tồn Tại (Existing File or Web Page) được chọn.
- Xác nhận văn bản hiển thị ở trên cùng và sau đó nhập URL vào trường Địa Chỉ (Address).
- Nhấp OK và bạn đã xong.
Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn cũng có thể liên kết đến một email trong cùng hộp đó, đây là một cách tiện lợi khác để định dạng địa chỉ email của bạn. Bạn thậm chí có thể bao gồm dòng chủ đề để bạn biết tin nhắn là từ người dùng đã nhấp vào địa chỉ của bạn trong email. Chỉ cần lưu ý, người dùng có thể điều chỉnh dòng chủ đề đó với ứng dụng của họ.
Chèn Hình Ảnh
Một cách tuyệt vời khác để làm cho chữ ký của bạn nổi bật là chèn hình ảnh. Cách sử dụng phổ biến nhất cho việc này là logo công ty của bạn. Và nhiều doanh nghiệp thực sự yêu cầu logo của họ phải có trong chữ ký của bạn. Dù cách nào, thêm điều này cũng dễ dàng như thêm liên kết.
Di chuyển con trỏ đến vị trí trong chữ ký nơi bạn muốn hình ảnh và nhấp nút Hình Ảnh (Image). Duyệt tìm tệp của bạn trong cửa sổ bật lên, chọn nó, và nhấn Chèn (Insert). Đó là nó, Outlook chèn hình ảnh của bạn vào chữ ký.
Nếu bạn nhận ra sau khi chèn hình ảnh rằng nó có thể cần một chút định dạng, bạn cũng có thể làm điều đó. Chỉ cần nhấp đúp vào hình ảnh để mở cửa sổ định dạng. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh cỡ hoặc màu sắc và đường viền, cũng như nhập văn bản thay thế và cắt xén hình ảnh.
Một cách tuyệt vời khác để định dạng hình ảnh trong chữ ký của bạn là liên kết nó. Cách này, người nhận của bạn chỉ cần nhấp vào logo và đi thẳng đến trang web công ty của bạn. Để làm điều này, thêm hình ảnh và chèn liên kết với các bước trên.
Bao Gồm Thẻ Danh Tính (Business Card)
Mặc dù có thể không phổ biến như các công cụ định dạng khác, tùy chọn thêm thẻ danh tính là có sẵn. Chỉ cần đặt con trỏ nơi bạn muốn, nhấp nút Thẻ Danh Tính (Business Card), chọn vị trí trong hộp thả xuống Tìm Trong (Look in), và nhấp OK.
Nếu bạn có một thẻ danh tính đã lưu bao gồm tên, chức danh, và tên công ty của bạn, đây là một cách thuận tiện để thêm những chi tiết đó nhanh chóng.
Cách Cấu Hình Chữ Ký
Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là quyết định khi nào nó nên được dùng. Bạn đã chọn địa chỉ email để gắn nó, nhưng còn nhiều hơn thế. Bạn có thể dùng chữ ký cho tin nhắn mới, trả lời và chuyển tiếp, hoặc cả hai. Và, bạn có thể tạo những khác nhau cho mỗi loại.
Ví dụ, nếu bạn có chữ ký bao gồm nhiều chi tiết cùng với tên của bạn, bạn có thể không muốn tất cả những đó được bao gồm khi bạn chỉ đơn giản trả lời hoặc chuyển tiếp email cho ai đó. Lúc đó, bạn có thể chỉ muốn một "cảm ơn" đơn giản cùng với tên của bạn.
Vì vậy, bạn sẽ giữ tên chữ ký email mới của bạn trong khu vực Tin Nhắn Mới (New messages) và sau đó tạo một chữ ký mới khác và chọn tên của nó trong hộp Trả Lời/Chuyển Tiếp (Replies/forwards). Outlook sẽ chèn những cái này vào email của bạn theo mặc định nhưng bạn có thể thay đổi chúng trước khi gửi.
Cách Sử Dụng Chữ Ký Khác Trong Outlook
Bây giờ bạn đã thiết lập chữ ký mặc định, bạn không phải lo lắng về việc chèn chúng khi soạn thảo, trả lời, hoặc chuyển tiếp tin nhắn. Nhưng nếu bạn muốn dùng một chữ ký khác trong email đó thì sao?
Trong cửa sổ tin nhắn mới, nhấp tab Chèn (Insert). Sau đó, chọn hộp thả xuống Chữ Ký (Signatures) và chọn chữ ký bạn muốn dùng. Bạn sẽ thấy lựa chọn của bạn bật ngay vào email của bạn thay thế mặc định.
Cách Thay Đổi Chữ Ký Trong Outlook
Bạn có thể đã thiết lập tất cả chữ ký của mình, nhưng nhận ra bạn cần làm một thay đổi. Làm sao để chỉnh sửa chữ ký hiện có? Điều này đơn giản như tạo một cái mới.
Một lần nữa, truy cập cửa sổ thiết lập chữ ký bằng cách nhấp File > Tùy Chọn > Thư. Hoặc trên màn hình soạn thảo email, chọn tab Chèn, hộp thả xuống Chữ Ký, và chọn Chữ Ký.
Sau đó, chọn tên chữ ký trong hộp Chọn Chữ Ký Để Chỉnh Sửa. Thực hiện thay đổi của bạn trong trình soạn thảo và sau đó nhấp Lưu.
Bạn cũng có thể đổi tên chữ ký của bạn từ khu vực này nếu cần. Nhấp Đổi Tên (Rename), đặt tên mới, và nhấp Lưu.
Chữ Ký Không Chỉ Dành Cho Email Kinh Doanh
Bạn có thể ở trong tình huống mà công ty của bạn có quy tắc nghiêm ngặt về chữ ký và định dạng email. Hoặc bạn chỉ thích giữ chữ ký đơn giản vì lý do chuyên nghiệp. Nhưng chữ ký email không chỉ dành cho kinh doanh và với các công cụ Outlook cung cấp, bạn có thể làm cho email cá nhân của mình trở nên vui vẻ và sáng tạo.
Dưới đây chỉ là một vài gợi ý.
Thêm không khí ngày lễ vào email bạn gửi cho bạn bè và gia đình. Bạn có thể chèn một hình ảnh ngày lễ dễ thương, thêm một lời kết vui vẻ, và làm đẹp chữ ký của bạn với màu sắc lễ hội.
Bao gồm động lực, cảm hứng, hoặc hài hước tốt cũ với một trích dẫn. Bạn có thể làm cho bất kỳ từ nào trông sang trọng hoặc hài hước với các công cụ định dạng trong Outlook.
Thể hiện tinh thần đội nhóm cho mùa bóng đá, bóng rổ, hoặc bóng chày. Bạn có thể chèn ảnh đội yêu thích, liên kết nó đến trang web chính thức của họ, và dùng màu đội cho hiệu ứng tuyệt vời.
Và để có thêm lựa chọn, hãy xem các trình tạo chữ ký email này để làm cho email của bạn nổi bật.
Chữ Ký Outlook Trên Web Của Bạn
Nếu bạn thỉnh thoảng truy cập tài khoản Outlook của bạn trên web, bạn cũng có thể thêm chữ ký mặc định ở đó. Vâng, Outlook trên web không hoàn toàn giống Outlook trên máy tính để bàn, nhưng đây là một điều họ chia sẻ. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa Outlook, Hotmail, và các dịch vụ email của Microsoft.
- Nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để mở cài đặt của bạn.
- Chọn Xem Tất Cả Cài Đặt Outlook ở dưới cùng.
- Chọn Thư bên trái và sau đó Soạn Thảo Và Trả Lời.
Mặc dù bạn hiện chỉ có thể tạo và dùng một chữ ký trên trang web Outlook, bạn vẫn có thể định dạng nó, thêm hình ảnh và liên kết, và cấu hình nó cho loại tin nhắn.
Hãy Dành Thời Gian Tạo Chữ Ký Email Outlook Của Bạn
Đối với email kinh doanh, chữ ký có thể đơn giản, hấp dẫn, và hữu ích cùng một lúc. Chúng cho người nhận một cách dễ dàng để xem thông tin liên hệ của bạn và truy cập trang web công ty. Đối với email cá nhân, chữ ký có thể độc đáo, vui vẻ, và giải trí. Chúng có thể thể hiện cá tính và tinh thần.
Vì vậy, dành thời gian tạo chữ ký email Outlook của bạn luôn đáng giá.
Nếu bạn cần thêm chút giúp đỡ với chữ ký kinh doanh của bạn, hãy xem các mẹo của chúng tôi để tạo chữ ký email chuyên nghiệp hoàn hảo.