Nếu bạn ký tất cả hoặc hầu hết email của mình theo cùng một cách, bạn có thể tạo chữ ký email. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh và đóng vai trò như một danh thiếp số. Một chữ ký email được thiết kế tốt cũng có thể đóng vai trò công cụ quảng bá cho gần như bất cứ thứ gì, như doanh nghiệp, trang web, blog, hoặc một cuốn sách.
Chúng tôi đã thảo luận về cách thêm chữ ký email trong Outlook cho máy tính để bàn. Nhưng nếu bạn dùng Ứng dụng Web Microsoft Outlook trong Office 365 thì sao? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm, chèn và thay đổi chữ ký của bạn trong Ứng dụng Web Outlook trong Office 365.
Bước 1: Đăng Nhập Vào Microsoft Office 365
Để truy cập Microsoft Outlook trực tuyến, vào trang web Office của Microsoft và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân của bạn. Hoặc bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft doanh nghiệp hoặc trường học.
Sau đó, nhấp Outlook dưới Ứng dụng.
Bước 2: Mở Cài Đặt Microsoft Outlook
Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải của cửa sổ.
Sau đó, nhấp Xem tất cả cài đặt Outlook ở dưới cùng của khung Cài đặt.
Bước 3: Truy Cập Chữ Ký Email Trong Cài Đặt
Trên màn hình Cài đặt, nhấp Thư (Mail) ở khung bên trái. Sau đó, nhấp Soạn thảo và trả lời (Compose and reply) ở khung giữa.
Bước 4: Định Dạng Chữ Ký Email Của Bạn
Hộp Chữ ký email có thanh công cụ ở trên cùng cho phép bạn định dạng chữ ký. Bạn có thể làm cho văn bản in đậm, in nghiêng, hoặc gạch dưới, và cũng thay đổi kích thước và căn chỉnh của văn bản.
Khi chúng tôi kiểm tra thanh công cụ định dạng, nó áp dụng định dạng chúng tôi chọn ở đầu chữ ký, bất kể con trỏ ở đâu. Vì vậy bạn có thể phải đặt văn bản đã định dạng ở đầu chữ ký của bạn rồi sao chép dán nó đến nơi bạn muốn.
Bước 5: Thêm Chữ Ký Email Office 365
Nhập văn bản bạn muốn trong chữ ký vào hộp Chữ ký email. Nếu bạn không chắc nên để gì, có trình tạo chữ ký email trực tuyến tuyệt vời có thể giúp.
Ứng dụng Web Outlook không cho phép bạn chèn file hình ảnh vào chữ ký. Nhưng bạn có thể sao chép hình ảnh từ chương trình khác và dán nó vào chữ ký. Bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh bạn dán sẽ được chèn tại vị trí con trỏ, không phải ở đầu chữ ký, như với định dạng chúng tôi thảo luận ở bước trước.
Thay vào đó, bạn có thể dùng ứng dụng tạo chữ ký miễn phí để thiết kế một và dán nó vào đây.
Có hai tùy chọn để tự động bao gồm chữ ký của bạn trong email:
- Để bao gồm chữ ký tự động trên tất cả tin nhắn mới, tích hộp Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên tin nhắn mới tôi soạn thảo.
- Để tự động bao gồm chữ ký khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn, tích hộp Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên tin nhắn tôi chuyển tiếp hoặc trả lời.
Vì chỉ có một chữ ký được phép trong Ứng dụng Web Outlook, chữ ký giống nhau cho email mới và cho trả lời/chuyển tiếp. Ứng dụng Outlook máy tính để bàn cho phép bạn có chữ ký khác nhau cho trả lời và email mới.
Nhấp Lưu và nhấp X ở góc trên bên phải để đóng hộp thoại Soạn thảo và trả lời.
Nếu bạn dùng cả Ứng dụng Web Outlook và ứng dụng Outlook máy tính để bàn, chữ ký tạo trong cái này sẽ không có sẵn trong cái kia. Bạn phải tạo chữ ký riêng biệt trong mỗi ứng dụng. Ứng dụng web chỉ cho phép tạo một chữ ký. Nhưng bạn có thể tạo một chữ ký mặc định và nhiều chữ ký thay thế trong ứng dụng Outlook máy tính để bàn.
Bước 6: Tự Động Chèn Chữ Ký Email Của Bạn
Nếu bạn chọn tự động chèn chữ ký vào tất cả email mới, bạn sẽ thấy chữ ký của mình trong thân tin nhắn khi nhấp Tin nhắn mới.
Bước 7: Thủ Công Chèn Chữ Ký Email Của Bạn
Nếu bạn chọn không tự động thêm chữ ký vào tất cả email của mình trong Ứng dụng Web Outlook, bạn có thể thêm thủ công bằng cách nhấp nút menu ở đầu email và chọn Chèn Chữ Ký (Insert Signature).
Chữ ký được chèn vào tin nhắn email và con trỏ được đặt ở đầu thân tin nhắn. Chỉ đừng quên thêm người nhận và dòng chủ đề.
Bước 8: Thay Đổi Chữ Ký Email Outlook Trong Office 365
Để thay đổi chữ ký của bạn trong Ứng dụng Web Outlook trong Office 365, chỉ cần quay lại màn hình Soạn thảo và trả lời trong Cài đặt và thay đổi nội dung trong hộp Chữ ký email.
Chữ ký đã sửa đổi sẽ được chèn vào tất cả email mới, trả lời, và chuyển tiếp từ thời điểm này.
Giao Tiếp Chuyên Nghiệp Với Chữ Ký Email
Chữ ký email cho phép bạn dễ dàng và nhanh chóng tạo ấn tượng tốt cá nhân hoặc chuyên nghiệp. Chỉ hãy chắc chắn bạn không tạo ấn tượng sai với chữ ký email của mình.