Cách Thiết lập Chữ ký Email Toàn Công ty trong Office 365 Exchange Online.

Office 365 Business với Exchange Online, cung cấp cho bạn khả năng (chẳng hạn như Exchange 2016 &2019), thiết lập chữ ký email công ty, áp dụng cho bất kỳ email nào được gửi bởi bất kỳ người dùng hoặc thiết bị nào của công ty. Chữ ký email toàn công ty được định cấu hình ở phía máy chủ và do đó đảm bảo rằng tất cả các thư điện tử gửi đi của công ty bạn sẽ có cùng định dạng chữ ký và chi tiết cho tổ chức của bạn, đồng thời loại bỏ khả năng thêm các chi tiết khác vào chữ ký bạn không muốn.

Mặc dù việc thêm chữ ký email trong toàn tổ chức có nhiều lợi ích, mặt khác, nó có một số hạn chế, như được đề cập bên dưới. *

* Lưu ý: Để bỏ qua những giới hạn này, bạn có thể sử dụng ứng dụng của bên thứ ba từ CodeTwo hoặc Exclaimer.

Hạn chế của chữ ký toàn công ty trên Office 365 hoặc Exchange:

• Người dùng không nhìn thấy chữ ký khi soạn email.
• Chữ ký luôn được thêm vào cuối cuộc trò chuyện qua email.
• Bạn không thể nhúng hình ảnh trực tiếp vào chữ ký. Nếu muốn sử dụng hình ảnh, bạn cần sử dụng URL công khai cho hình ảnh đó.
• Người dùng không có khả năng chọn một chữ ký khác, nếu họ muốn.
• Chữ ký e-mail định dạng HTML không được hiển thị chính xác khi được gửi bởi các thiết bị không sử dụng Outlook làm ứng dụng e-mail.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước về cách tạo và tùy chỉnh chữ ký email cho công ty của bạn ở phía máy chủ bằng cách sử dụng các quy tắc vận chuyển Exchange (Exchange 2019 &2016).

Cách tạo chữ ký email trong toàn tổ chức trong Exchange Online (Office 365 Business).

1. Đăng nhập vào cổng quản trị Office 365 và nhấp vào Exchange.

2. Trong trung tâm quản trị Exchange, chọn Luồng thư từ ngăn bên trái.
3. Theo quy tắc nhấp vào tab dấu cộng + ký và chọn Áp dụng tuyên bố từ chối trách nhiệm.

4. Trên trang Quy tắc mới, hãy nhập tên cho quy tắc (ví dụ:"Chữ ký của Công ty").

5a. Từ Áp dụng quy tắc này nếu danh sách thả xuống, chọn Người gửi đang ở…

5b. Chọn Bên trong tổ chức và nhấp vào OK.

6. Trong Thực hiện những điều sau danh sách thả xuống, chọn Nối tuyên bố từ chối trách nhiệm … (Sau đó, bạn sẽ thấy nút Nhập văn bản & Chọn một các tùy chọn ở bên phải.)

6a. Nhấp vào nút Nhập văn bản liên kết để tùy chỉnh chữ ký của bạn.

6a1. Tại chỉ định văn bản tuyên bố từ chối trách nhiệm , bạn có thể nhập thông tin chi tiết về công ty của mình ở định dạng văn bản thuần túy hoặc HTML và bạn có thể sử dụng một số thuộc tính đặc biệt để tự động lấy thông tin cho từng người dùng từ danh sách các thuộc tính Active Directory được xác định trước. (Tên hiển thị, Tiêu đề, Số điện thoại, Tên công ty, v.v.).

Ví dụ:nếu bạn muốn tạo một chữ ký đơn giản ở định dạng HTML, như bên dưới…

..copy và dán mã HTML sau (không có dấu ngoặc kép) vào văn bản tuyên bố từ chối trách nhiệm chỉ định và sau đó sửa đổi các câu có các chữ cái màu đỏ theo thông tin của riêng bạn. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK :*

"

Trân trọng!

%% DisplayName %%
%% title %%


> %% Company %%
Nhập Địa chỉ Công ty của bạn tại đây
Điện thoại: %% PhoneNumber %%
Fax: 203 202 2011
email: %% Email %%