Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Xử Lý Sự Cố >> Bảo Trì Máy Tính

Thiết lập chữ ký email toàn công ty trong Office 365 Exchange Online – Hướng dẫn từng bước

Giới thiệu

Office 365 Business với Exchange Online cho phép thiết lập chữ ký email toàn công ty (organization-wide signature), áp dụng cho mọi email gửi đi từ bất kỳ người dùng hoặc thiết bị nào của công ty. Chữ ký được cấu hình phía máy chủ (server-side), đảm bảo tất cả email đi đều có cùng định dạng, chi tiết tổ chức, và loại bỏ khả năng người dùng thêm nội dung không mong muốn.

Tuy nhiên, chữ ký toàn công ty có một số hạn chế:

  • Không hiển thị cho người dùng khi soạn thảo email.
  • Luôn được thêm ở cuối chuỗi hội thoại email.
  • Không thể nhúng hình ảnh trực tiếp (cần URL công khai cho hình ảnh).
  • Người dùng không thể chọn chữ ký khác.
  • Chữ ký HTML không hiển thị đúng trên thiết bị không dùng Outlook.

* Để vượt qua hạn chế, có thể dùng ứng dụng bên thứ ba như CodeTwo hoặc Exclaimer.

Cách tạo chữ ký email toàn tổ chức trong Exchange Online (Office 365 Business)

  1. Đăng nhập vào cổng thông tin quản trị Office 365 và nhấp Exchange.
  2. Trong Exchange admin center, chọn Mail flow (Luồng thư) từ ngăn trái.
  3. Tại tab rules (Quy tắc), nhấp dấu + và chọn Apply disclaimers (Áp dụng tuyên bố).
  4. Đặt tên cho quy tắc (ví dụ: "Company Signature").
  5. 5a. Từ danh sách thả xuống Apply this rule if, chọn The sender is located….
    5b. Chọn Inside the organization (Bên trong tổ chức) và nhấp OK.
  6. Trong danh sách thả xuống Do the following, chọn Append the disclaimer… (Sau đó sẽ thấy tùy chọn Enter text & Select one bên phải).
    6a. Nhấp liên kết Enter text để tùy chỉnh chữ ký.

6a1. Tùy chỉnh nội dung chữ ký

Trong hộp specify disclaimer text, bạn có thể nhập chi tiết công ty dưới dạng văn bản thuần túy hoặc HTML, và sử dụng các thuộc tính đặc biệt để tự động lấy thông tin người dùng từ Active Directory (Display Name, Title, Phone, Company, v.v.).

Ví dụ mã HTML chữ ký đơn giản (sao chép vào hộp specify disclaimer text và sửa thông tin đỏ):

<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Địa chỉ công ty của bạn<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="URL_công_khái_của_logo_công_ty" width="150" height="150" /></p>
<p>Chúng tôi cam kết trả lời mọi email trong vòng 24 giờ.</p>

* Lưu ý thêm:

  • Nếu không biết HTML, dùng công cụ "Word to HTML editor" trực tuyến miễn phí.
  • Để thêm logo/hình ảnh: cần hình ảnh có sẵn trên Internet. Nhấp chuột phải vào hình ảnh trên web → Copy image address → dán URL vào hộp chữ ký.
  • Các thuộc tính Active Directory có thể dùng (bao quanh bằng %%): City, Company, Country, CustomAttribute1-15, Department, DisplayName, Email, FaxNumber, FirstName, HomePhoneNumber, Initials, LastName, Manager, MobileNumber, Notes, Office, OtherFaxNumber, OtherHomePhoneNumber, OtherPhoneNumber, PagerNumber, PhoneNumber, POBox, State, Street, Title, UserLogonName, ZipCode.
  1. 6b1. Nhấp liên kết Select one, chọn hành động dự phòng (failback action) nếu không chèn được tuyên bố:
    • wrap: Chuyển tiếp tin nhắn gốc làm tệp đính kèm và đóng dấu.
    • ignore: Gửi tin nhắn không có chữ ký.
    • reject: Không gửi tin nhắn.
  2. Kéo xuống, chọn Enforce (Thi hành) và Save (Lưu).
    * Nếu muốn kích hoạt/vô hiệu hóa quy tắc theo thời gian, hoặc thêm hành động/ngoại lệ, nhấp More Options.
  3. Chọn Yes để áp dụng quy tắc cho tất cả tin nhắn trong tương lai.
  4. Đợi 15-20 phút để quy tắc có hiệu lực, sau đó kiểm tra chữ ký.
    * Lưu ý: Nếu thấy trường trống, hãy đảm bảo các thuộc tính dùng trong chữ ký đã được điền trong thông tin người dùng trên Active Directory (hoặc Azure AD cho Office 365). Mọi thay đổi thiết kế chữ ký cũng cần đợi 15-20 phút.

Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.