Giới thiệu
Hướng dẫn chi tiết tạo và thiết lập Shared Mailbox (Hộp thư chia sẻ) trong Office 365 và cấp quyền truy cập cho người dùng. Trong Office 365, shared mailbox không cần license và không thể thêm vào Outlook desktop hoặc Outlook Web như một hộp thư độc lập.
Shared mailbox cho phép đội nhóm (ví dụ: team 'Sales') có địa chỉ email trung tâm (ví dụ: sales@company.com), nơi thành viên nhận và trả lời thư từ nhân viên/khách hàng khác. Khi thành viên gửi/trả lời từ shared mailbox, thư sẽ dùng địa chỉ công khai (alias) sales@company.com thay vì email cá nhân.
Cách thêm Shared Mailbox trong Office 365
- Đăng nhập Office 365 Admin center → Groups → Shared mailboxes.
- Nhấp Add a shared mailbox.
- Nhập Name cho shared mailbox (ví dụ: 'Sales'), sau đó nhập địa chỉ email (
sales@company.com). - Nhấp Add members to this mailbox (Thêm thành viên vào hộp thư này).
- Chọn người dùng muốn cấp quyền truy cập Shared mailbox → nhấp Save.
* Hỗ trợ thêm: Để thành viên shared mailbox thấy thư người khác đã gửi thay mặt hộp thư này, nhấp Edit trên cài đặt Sent Items của shared mailbox và bật ON hai tùy chọn:
- Copy items sent as this mailbox (Sao chép thư gửi dưới dạng hộp thư này)
- Copy items sent on behalf of this mailbox (Sao chép thư gửi thay mặt hộp thư này)
6. Hoàn tất. Thông thường, khi khởi động lại Outlook của người dùng có quyền trên shared mailbox, hộp thư chia sẻ sẽ xuất hiện ở ngăn thư mục Outlook. Nếu không, hãy thêm thủ công theo hướng dẫn: Cách thiết lập Shared Mailbox trong Outlook Desktop và Web App.
Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.